Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

• gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

• orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
• upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.

Artykuł Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Nowe obowiązki dotyczące informowania pracowników

Informacja o danych adresowych

• w umowie o pracę podaj siedzibę firmy i miejsce wykonywania pracy;
• jeśli miejsc wykonywania pracy jest więcej niż jedno, poinformuj o zasadach przemieszczania się między nimi;
• gdy firma zmienia siedzibę, zawiadom o tym pracowników w terminie 7 dni.

Informacja o czasie pracy

• pracownik powinien otrzymać informację o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy oraz przysługujących mu przerwach;
• poinformuj pracowników o zasadach i warunkach pracy w ramach nadgodzin oraz o porze nocnej;
• poinformuj pracownika o tym, w jaki sposób powinien potwierdzać przybycie i obecność w pracy (jeśli jest to nieustalone w regulaminie – zrób to w ciągu 7 dni od momentu dopuszczenia do pracy);
• poinformuj pracownika o tym, w jaki sposób może usprawiedliwić nieobecność w pracy (jeśli jest to nieustalone w regulaminie – zrób to w ciągu 7 dni od momentu dopuszczenia do pracy);
• ilekroć wystąpi jakaś zmiana w warunkach zatrudnienia, niezwłocznie zawiadom o tym pracownika.

Informacja o wynagrodzeniach

Jesteś zobowiązany poinformować pracownika o tym, w jakim terminie, jak często oraz gdzie będzie mu wypłacane wynagrodzenie. Jeśli jest to nieustalone w regulaminie – przekaż tę informację w ciągu 7 dni od momentu dopuszczenia pracownika do pracy.

Informacja o składkach na ubezpieczenie społeczne

W ciągu 30 dni od momentu dopuszczenia pracownika do pracy poinformuj go:

• do której z instytucji zabezpieczenia społecznego będą spływać jego składki zdrowotne;
• jaką ochronę związaną z ubezpieczeniem społecznym zapewniasz mu jako pracodawca.

Powyższe obowiązki informacyjne dopisano w art. 29 Kodeksu Pracy. Pracodawcy muszą ich dopełnić w dowolnej z trzech form:

• papierowej;
• elektronicznej;
• w wewnątrzfirmowym akcie pracy.

Umowa o pracę – dane wymagane przez znowelizowany Kodeks Pracy

W umowie o pracę określasz:

• datę zawarcia,
• strony umowy,
• rodzaj umowy,
• swoją siedzibę,
• wysokość wynagrodzenia i jego składniki,
• wymiar czasu pracy,
• warunki pracy i płacy,
• dzień rozpoczęcia pracy,
• informację na jaki czas jest zawierana,
• w przypadku umowy na okres próbny – postanowienie o wydłużenie umowy o czas nieobecności.

Przejście do innych form zatrudnienia

Gdy pracownik z minimum 6-miesięcznym stażem wystąpi z wnioskiem o zmianę formy zatrudnienia na bardziej dla niego korzystną (umowa o pracę, umowa na czas nieokreślony, odpowiedz na jego wniosek w terminie 1 miesiąca (w razie odmowy podając jej uzasadnienie).

Umowa o pracę na czas określony

• w razie wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę, zawrzyj w oświadczeniu jego uzasadnienie;
• powiadom o wypowiedzeniu umowy organizację związkową, która reprezentuje pracownika (wskazując przy tym jego uzasadnienie);
• w razie nieuzasadnionego wypowiedzenia umowy, jesteś zobowiązany wypłacić przywróconemu pracownikowi wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, jednak nie więcej niż za 2 miesiące (a w przypadku 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia – nie więcej niż za 1 miesiąc);
• jeśli wypowiedziałeś umowę przed upływem okresu na który została zawarta, przygotuj się na możliwość wypłaty odszkodowania w dwóch przypadkach:
• gdy w dniu w którym sąd wydaje orzeczenie, umowa o pracę już wygasła;
• gdy w dniu, w którym sąd wydaje orzeczenie, przywrócenie pracownika do pracy jest niewskazane bo termin wygaśnięcia umowy jest zbyt bliski.

Wówczas należy wypłacić odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, który pozostał do wygaśnięcia umowy o pracę.

Umowa o pracę na okres próbny

• możesz uzgodnić z pracownikiem w umowie na okres próbny, że okres ten przedłuża się o każdy dzień jego nieobecności;
• czas trwania umowy na okres próbny będzie zależeć od tego, na jaki okres będzie zawierana później umowa na czas określony (jeśli na krócej niż pół roku – okres próbny trwa maksymalnie 1 miesiąc; jeśli dłużej niż pół roku a krócej niż rok – okres próbny trwa maksymalnie 2 miesiące).

Nowelizacja Kodeksu Pracy w sprawie awansów i szkoleń

• informuj ogół pracowników o wolnych stanowiskach pracy i możliwości awansu;
• zapewnij pracownikowi szkolenie niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Szkolenie powinno odbyć się na koszt firmy i najlepiej w godzinach pracy pracownika (a jeśli szkolenie będzie się odbywać poza godzinami pracy, to czas ten będzie się wliczał do czasu pracy).

Dodatkowe przerwy dyktowane przez nowelizację

Pracownikowi, który pracuje w wymiarze:

• dłuższym niż 16 godzin na dobę – udzielasz prawa do trzech minimum 15-minutowych przerw
• dłuższym niż 9 godzin na dobę – udzielasz prawa do dwóch minimum 15-minutowych przerw
• minimum 6 godzin na dobę – udzielasz prawa do jednej minimum 15-minutowej przerwy.

Przerwy te wliczasz do czasu pracy.

O zmianach w Kodeksie Pracy z zakresu urlopów, zwolnień od pracy oraz regulacji dotyczących traktowania pracowników napiszemy w osobnym artykule.

Artykuł Nowelizacja Kodeksu Pracy – zadania pracodawcy pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zatrudnienie studenta – umowa zlecenie

Jeśli zatrudniasz studenta, który nie ukończył 26 roku życia, nie masz obowiązku zgłaszania go do ubezpieczeń ZUS. Studenta nie obejmuje też obowiązek podatkowy. Jakie są więc minimalne koszty, które ponosisz jako pracodawca?

MINIMALNE WYNAGRODZENIE BRUTTO

Do 30 czerwca płacisz za godzinę minimum 22,80 zł, a od 1 lipca już 23,50 zł. To jeden z niewielu przypadków, gdy kwota wynagrodzenia brutto jest jednocześnie kosztem całkowitym pracodawcy. Co więcej, również dla studentów kwota brutto jest kwotą do wypłaty.

Kto nie kwalifikuje się do powyższych wyliczeń?

Według ZUS, powyższe wyliczenia nie obowiązują studentów:

• którzy ukończyli 26 rok życia,
• w przerwie między studiami I a II stopnia (pomimo ważnej do 31 października legitymacji),
• studiów podyplomowych i doktoranckich.
• wykreślonych z listy studentów;
• którzy zdali egzamin dyplomowy.

Twoim obowiązkiem jest więc zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczeń społecznych dzień po:

• ukończeniu 26 roku życia,
• obronie pracy dyplomowej,
• po wykreśleniu z listy studentów.

Zatrudnienie studenta – umowa o pracę

Inaczej w świetle ubezpieczeń jest traktowany student do 26 r.ż. zatrudniony na umowie o pracę. W tym przypadku jego wyliczenia nie różnią się od wyliczeń dla innych pracowników. Jesteś wiec zobowiązany do uiszczania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Świadczeń Pracowniczych.

UMOWA O PRACĘ

Umowa o pracę + umowa zlecenie

Tutaj kwestia oskładkowania studenta jest bardziej złożona.

1). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest już u Ciebie zatrudniony na umowie o pracę – podstawę oskładkowania stanowi SUMA wynagrodzeń z tytułu UoP i UZ.

2). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest zatrudniony na umowie o pracę gdzieś indziej, jesteś zwolniony z opłacania składek ZUS.

Artykuł Ile kosztuje zatrudnienie studenta? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.