Co to jest dostępność cyfrowa?

Dostępność cyfrowa oznacza, że strona internetowa lub aplikacja mobilna powinna być możliwa do obsłużenia przez osoby ze szczególnymi potrzebami – np. niewidome, słabowidzące czy osoby z ograniczoną sprawnością ruchową. Dotyczy to m.in.:

• możliwości przeglądania treści za pomocą czytników ekranu,

• obsługi strony wyłącznie klawiaturą lub głosem,

• wyraźnych kontrastów i prostego języka,

• napisów do materiałów wideo.

Kogo dotyczą nowe obowiązki?

To kluczowe pytanie, bo nie każda firma prowadząca sprzedaż online musi wdrożyć nowe zasady. Przepisy dotyczą tylko określonych podmiotów – i warto to jasno rozróżnić:

Obowiązki dostępności cyfrowej dotyczą:

• firm oferujących towary lub usługi przez internet konsumentom (czyli osobom fizycznym),

• niezależnie od tego, czy usługi są płatne czy bezpłatne (np. samo założenie konta w sklepie online),

• małych, średnich i dużych firm – pod warunkiem, że nie są mikroprzedsiębiorcami (więcej o tym niżej).

Przykłady firm objętych ustawą:

• Sklep internetowy z elektroniką dla klientów indywidualnych.

• Platforma z e-bookami do pobrania.

• Strona, która oferuje darmowe webinary lub newslettery po rejestracji.

• Sklep odzieżowy online z opcją płatności i wyboru dostawy.

• Aplikacja mobilna umożliwiająca zamawianie jedzenia dla osób prywatnych.

Kogo ustawa nie obejmuje?

1. Mikroprzedsiębiorcy

Z obowiązku dostępności cyfrowej zwolnione są mikrofirmy, czyli przedsiębiorcy spełniający jednocześnie dwa warunki:

• zatrudniają mniej niż 10 pracowników oraz

• osiągają roczny obrót lub całkowity bilans roczny poniżej 2 mln euro.

Przykłady mikrofirm zwolnionych z obowiązków:

• Osoba prowadząca sklep z rękodziełem (1-osobowa działalność gospodarcza).

• Firma sprzedająca przez platformę marketplace (np. Allegro) bez własnego e-sklepu.

• Dwuosobowy zespół prowadzący sklep z e-bookami.

Uwaga: Mikroprzedsiębiorcy mogą dobrowolnie wdrożyć dostępność cyfrową, co może zwiększyć zasięg ich usług i pozytywnie wpłynąć na reputację marki.

2. Firmy działające wyłącznie w modelu B2B

Ustawa nie dotyczy firm, które świadczą usługi wyłącznie dla innych przedsiębiorców, np.:

• hurtownia online z ofertą tylko dla firm (po zalogowaniu kontem firmowym),

• dostawca usług IT wyłącznie dla biznesu,

• platforma zamówień wewnętrznych dla stałych kontrahentów.

Co z większymi firmami, dla których dostępność to duży koszt?

Ustawa przewiduje tzw. mechanizm wyłączenia, z którego mogą skorzystać większe firmy, jeśli:

• dostosowanie wymagałoby zmiany podstawowej funkcji usługi, albo

• wprowadzenie dostępności byłoby nieproporcjonalnie kosztowne.

W takich przypadkach firma może złożyć dokumentację z oceną zgodną z kryteriami ustawowymi. Uwaga – nie wystarczy samo stwierdzenie, że to się „nie opłaca”. Trzeba przedstawić konkretne dane i wyliczenia.

Jakie wymagania trzeba będzie spełnić?

Nowe przepisy nie narzucają jednej technologii czy konkretnego rozwiązania, ale określają efekt, który musi zostać osiągnięty. Strona internetowa lub aplikacja mobilna powinna być:

• postrzegalna – możliwa do odczytania więcej niż jednym zmysłem (np. dźwięk i tekst),

• funkcjonalna – możliwa do obsługi różnymi metodami (klawiatura, głos, asystent),

• zrozumiała – posługująca się prostym językiem i logiczną strukturą,

• kompatybilna – z technologiami wspomagającymi (np. programy czytające ekrany).

W praktyce oznacza to, że warto dążyć do zgodności z Wytycznymi dla dostępności treści internetowych (WCAG) – międzynarodowym standardem projektowania stron www.

Jak się przygotować do zmian?

1. Zrób audyt dostępności – sprawdź, czy cały proces zakupowy, treści i komunikacja są dostępne dla osób ze szczególnymi potrzebami.

2. Dostosuj stronę i aplikację – np. dodaj napisy do wideo, zapewnij prosty język i odpowiedni kontrast tekstu.

3. Nie zapomnij o mediach społecznościowych i mailach – jeśli promują usługi, też muszą być dostępne.

4. Dodaj deklarację dostępności – to obowiązkowy dokument, który powinien znaleźć się na stronie i w aplikacji.

5. (Opcjonalnie, ale wskazane): Testuj funkcjonalności z udziałem realnych użytkowników z niepełnosprawnościami.

Co grozi za brak spełnienia wymogów?

Brak dostosowania może skutkować:

• skargami klientów i organizacji społecznych do prezesa zarządu PFRON,

• kontrolą organów nadzoru rynku,

• karą finansową do wysokości 10-krotności przeciętnego wynagrodzenia (czyli ponad 70 tys. zł).

Dostępność cyfrowa to nie tylko obowiązek – to dobra praktyka

Nowe przepisy to szansa, by zwiększyć użyteczność serwisu, otworzyć się na większe grono klientów i wzmocnić pozytywny wizerunek firmy. Nawet jeśli Twojej firmy formalnie nie dotyczą nowe regulacje, warto wdrożyć przynajmniej podstawowe zasady dostępności – bo to po prostu się opłaca.

Nie masz pewności, czy Twoją firmę dotyczą nowe obowiązki?

Sprawdzenie, czy spełniasz kryteria mikroprzedsiębiorcy albo czy Twoja działalność w e-commerce podlega nowym regulacjom, to ważny krok przed 28 czerwca 2025 r.

W naszym biurze rachunkowym pomożemy Ci przeanalizować status firmy, ustalić obowiązki ustawowe i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z Nami TUTAJ.

Artykuł Dostępność cyfrowa sklepów internetowych – nowe obowiązki od czerwca 2025 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Rosnące zadłużenie e-sklepów – dlaczego firmy wpadają w kłopoty?

Głównym problemem wielu e-przedsiębiorców są zatory płatnicze i niewłaściwe zarządzanie finansami. Koszty prowadzenia działalności online – inwestycje w marketing, magazynowanie towarów, logistyka i obsługa zamówień – stale rosną. W efekcie niektóre firmy nie są w stanie regulować swoich zobowiązań na czas, co prowadzi do spirali zadłużenia.

Według KRD, średnie zadłużenie jednego e-sprzedawcy wynosi już ponad 30 tys. zł, a rekordowy przypadek dotyczy firmy z województwa lubuskiego, która ma do oddania aż 2,4 mln zł. Co gorsza, zadłużenie branży rośnie w zastraszającym tempie – w ciągu roku wzrosło o 25%, a w dwa lata niemal o 50%

Kluczowe zagrożenia dla przedsiębiorców e-commerce

• Zatory płatnicze – wiele e-sklepów opiera się na sprzedaży w modelu przedpłaty, ale opóźnienia w płatnościach od klientów czy partnerów biznesowych mogą powodować utratę płynności finansowej.
• Nieprzemyślana ekspansja – dynamiczny rozwój bez odpowiedniego zaplecza finansowego prowadzi do problemów z cash flow.
• Brak kontroli nad kosztami operacyjnymi – niewłaściwe zarządzanie wydatkami może powodować narastające zaległości wobec dostawców, firm logistycznych czy operatorów płatności.
• Problemy podatkowe i kadrowe – błędy w rozliczeniach podatkowych, składkach ZUS czy wynagrodzeniach pracowników mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Jak zabezpieczyć swój biznes przed zadłużeniem?

Jako eksperci w zakresie księgowości i kadr, specjalizujący się w branży e-commerce, w Chandon Waller & Partners oferujemy kompleksowe wsparcie dla firm prowadzących działalność online. W jaki sposób możemy pomóc?

1. Kontrola finansowa i płynność gotówkowa

Zarządzanie finansami to klucz do sukcesu w e-commerce. Nasze usługi obejmują:

• Monitorowanie cash flow – pomagamy analizować przepływy pieniężne i planować budżet w sposób, który pozwoli uniknąć nagłych problemów z płynnością.
• Analizę rentowności – sprawdzamy, które produkty i usługi generują największy zysk i jakie działania można wdrożyć, aby poprawić sytuację finansową firmy.

2. Sprawna obsługa księgowa i podatkowa

Błędy w księgowości mogą prowadzić do problemów z urzędem skarbowym i ZUS-em. W ramach obsługi oferujemy:

• Bieżące prowadzenie księgowości – zapewniamy pełną obsługę rachunkową, dostosowaną do specyfiki e-commerce.
• Zarządzanie fakturami i zobowiązaniami – dbamy o terminowe rozliczenia i eliminowanie ryzyka zaległości podatkowych.
• Obsługę międzynarodowej sprzedaży – jeśli sprzedajesz za granicę, pomożemy w rozliczaniu VAT OSS oraz innych aspektach podatkowych związanych z e-handlem transgranicznym.

3. Kadry i płace – jak uniknąć błędów?

Prawidłowa obsługa kadrowo-płacowa to podstawa sprawnego działania firmy. Oferujemy:

• Obsługę umów i wynagrodzeń – niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników na etat, czy korzystasz z freelancerów.
• Rozliczanie składek ZUS – unikniesz zaległości i problemów wynikających z nieprawidłowych zgłoszeń.
• Doradztwo w zakresie form zatrudnienia – pomożemy dobrać optymalne rozwiązania kadrowe dostosowane do specyfiki Twojej firmy.

Nie czekaj, działaj już teraz!

Sytuacja finansowa branży e-commerce staje się coraz bardziej wymagająca. Nie pozwól, by brak kontroli nad finansami doprowadził do zadłużenia Twojej firmy. W Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom e-commerce prowadzić biznes w sposób stabilny i bezpieczny.

Jeśli chcesz skonsultować swoje finanse, odwiedź naszą stronę: www.chandonwaller.pl/kontakt

Prowadzenie sklepu internetowego nie musi wiązać się z ryzykiem – zadbaj o solidne fundamenty finansowe i prawne już dziś!

Artykuł E-commerce w tarapatach finansowych – jak uniknąć problemów i zabezpieczyć przyszłość biznesu pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Automatyzacja procesów magazynowych

Automatyzacja to jedna z najważniejszych strategii, które mogą zrewolucjonizować zarządzanie magazynem. Wdrożenie systemów automatycznych, takich jak WMS (warehouse management system), pomaga w śledzeniu stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, optymalizacji przestrzeni oraz koordynacji pracy magazynu. Dzięki automatyzacji:

• minimalizujesz błędy, automatyczne systemy redukują ryzyko pomyłek ludzkich przy kompletacji zamówień i przetwarzaniu danych.
• zwiększasz szybkość realizacji zamówień, bo robotyzacja procesów, takich jak pakowanie czy sortowanie produktów, znacząco przyspiesza ich obsługę.
• optymalizujesz przestrzeń magazynową – systemy WMS analizują przepływ produktów, co pozwala lepiej rozplanować strefy magazynowe, minimalizując czas potrzebny na pobieranie towarów.

Zarządzanie zapasami oparte na danych

Wszyscy wiemy, jak szybko w branży e-commerce zmienia się popyt na różne produkty. Aby zarządzać magazynem efektywnie, kluczowe jest korzystanie z analizy danych, które pomagają przewidywać zapotrzebowanie i optymalizować poziom zapasów:

1. Optymalizacja stanów magazynowych
   Analiza danych historycznych oraz bieżących trendów sprzedażowych pozwala na dokładne określenie, ile zapasów potrzebujesz w danym okresie, co minimalizuje ryzyko zarówno nadmiernego magazynowania, jak i braków.
2.  Just-in-time (JIT)
   To strategia polegająca na minimalizacji zapasów i dostarczaniu produktów „na czas”. Dobrze zorganizowany JIT pozwala na redukcję kosztów magazynowania, jednak wymaga precyzyjnego planowania dostaw.
3. Monitorowanie wskaźników KPI
   Regularne śledzenie wskaźników kluczowych dla efektywności magazynu, takich jak wskaźnik rotacji zapasów czy liczba braków magazynowych, pomaga na bieżąco korygować strategie zarządzania.

Efektywna organizacja przestrzeni magazynowej

Efektywne zarządzanie przestrzenią magazynową to nie tylko kwestia ilości dostępnej powierzchni, ale również odpowiedniego rozmieszczenia produktów. Stosując kilka kluczowych zasad, można znacznie poprawić efektywność operacyjną magazynu:

• Strefowanie – czyli umieszczanie produktów o wysokiej rotacji w miejscach łatwo dostępnych, blisko strefy kompletacji. Produkty, które sprzedają się rzadziej, mogą być umieszczone w dalszych częściach magazynu.
• Strategie składowania ABC – podzielenie produktów na kategorie A, B i C (wg ich popularności) pozwala na szybki dostęp do tych najczęściej zamawianych. To minimalizuje czas kompletacji zamówień.
• Dynamiczne składowanie – polega na elastycznym przypisywaniu miejsc składowania w zależności od aktualnych potrzeb i obłożenia magazynu. Jest to szczególnie przydatne w okresach wzmożonej sprzedaży, jak np. Black Friday czy święta.

Integracja magazynu z platformą sprzedażową

W e-commerce kluczowe jest pełne zintegrowanie magazynu z platformą sprzedażową oraz systemami zarządzania zapasami. Dzięki temu zapewnisz bieżącą aktualizację stanów magazynowych, co zminimalizuje ryzyko sprzedaży produktów, które fizycznie nie są dostępne. Oto pomocne rozwiązania:

• real-time inventory, czyli aktualizacja stanów magazynowych, która w czasie rzeczywistym pozwala klientom na sprawdzanie dostępności produktów bez opóźnień.
• łączenie z kanałami sprzedaży – jeżeli prowadzisz sprzedaż wielokanałową (np. sklep internetowy, platformy marketplace, sprzedaż detaliczna), integracja wszystkich kanałów z magazynem pozwala na lepsze zarządzanie zapasami i minimalizuje ryzyko over-sellingu.

Optymalizacja procesów kompletacji i pakowania

Szybkość i precyzja kompletacji oraz pakowania zamówień mają kluczowe znaczenie w zadowoleniu klientów. Wydajna organizacja tych procesów może znacznie obniżyć koszty operacyjne i poprawić czas realizacji zamówień. Warto stosować np.:

• technikę „pick-by-light” lub „pick-by-voice” – nowoczesne technologie wspierające proces kompletacji, takie jak systemy świetlne (pick-by-light) lub głosowe (pick-by-voice), pozwalają na szybsze odnajdywanie produktów i minimalizowanie pomyłek.

• pakowanie z myślą o środowisku – wzrost świadomości ekologicznej klientów sprawia, że ważne jest stosowanie ekologicznych materiałów do pakowania. To nie tylko dbałość o środowisko, ale także element budowania pozytywnego wizerunku marki.

Prognozowanie popytu i zarządzanie sezonowością

Branża e-commerce jest mocno zależna od trendów i sezonowych wzrostów sprzedaży (np. święta, wyprzedaże). Kluczowe jest prognozowanie zapotrzebowania w oparciu o dane historyczne oraz śledzenie bieżących trendów rynkowych. Warto tu wyróżnić zwłaszcza dwie strategie:

• analizę historycznych danych sprzedażowych, która pozwala przewidzieć szczytowe okresy sprzedaży oraz lepiej przygotować magazyn na wzmożoną pracę.
• elastyczność w zatrudnianiu, bo w okresach wzmożonego ruchu warto zatrudniać tymczasowych pracowników magazynowych, aby utrzymać sprawność operacyjną.

Zarządzanie zwrotami i reklamacjami

E-commerce cechuje się większym odsetkiem zwrotów niż tradycyjny handel detaliczny. Skuteczne zarządzanie procesem zwrotów (tzw. reverse logistics) to kluczowy element operacji magazynowych. Świetne wyniki daje:

• automatyzacja systemu zwrotów – pozwala na szybkie przetwarzanie zwróconych towarów i ich ponowne wprowadzenie do magazynu. Przyspiesza to proces zwrotu pieniędzy klientom i zwiększa ich zadowolenie.

• traktowanie reklamacji jako szansy na poprawę – analiza przyczyn reklamacji może pomóc w identyfikacji problemów z magazynowaniem lub wysyłką, co prowadzi do długoterminowej poprawy jakości usług.

Dlaczego w e-commerce warto postawić na nowoczesne strategie zarządzania magazynem

Zarządzanie magazynem w e-commerce to kluczowy element, który wpływa zarówno na efektywność operacyjną, jak i zadowolenie klientów. Automatyzacja procesów, efektywne zarządzanie zapasami, optymalizacja przestrzeni magazynowej oraz pełna integracja z platformą sprzedażową to fundamenty skutecznego magazynu. Wdrażając te strategie, firmy e-commerce mogą nie tylko poprawić swoją wydajność, ale także zyskać przewagę konkurencyjną na dynamicznie rosnącym rynku.

Artykuł Zarządzanie magazynem w e-commerce – 7 skutecznych strategii pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Dyrektywa DAC7 – co to oznacza dla Ciebie?

1. Zbieranie danych – platforma, na której sprzedajesz, będzie zbierała różne dane o Twojej działalności, np. ile sprzedałeś produktów i za jaką kwotę.
2. Raportowanie – jeśli sprzedajesz dużo (więcej niż 30 transakcji rocznie lub za kwotę powyżej 2000 euro), platforma przekaże te informacje do urzędów skarbowych. Chodzi o to, żeby urzędnicy mogli sprawdzić, czy wszystko jest w porządku z Twoimi podatkami.
3. Co jeśli sprzedajesz mało – czyli Twoje transakcje nie przekraczają 30 rocznie lub łącznie są za mniej niż 2000 euro – te przepisy Cię nie dotyczą, a Twoje dane nie będą raportowane.

Jakie informacje będą przekazywane urzędom skarbowym?

1. Dane osobowe sprzedawcy:

• imię i nazwisko (jeśli jesteś osobą fizyczną) lub nazwa firmy (jeśli działasz jako firma).
• adres zamieszkania lub siedziby firmy.
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub inny identyfikator podatkowy (np. PESEL).

2. Informacje o transakcjach:

• liczba transakcji, jakie przeprowadziłeś w danym okresie.
• łączna kwota przychodu uzyskanego ze sprzedaży przez platformę.
• typ sprzedawanych towarów lub świadczonych usług.

3. Informacje o środkach płatniczych:

• numer konta bankowego lub innego rachunku płatniczego, na który otrzymywałeś płatności.

4. Inne dane identyfikacyjne:

• data urodzenia (jeśli sprzedajesz jako osoba fizyczna).
• numer rejestracyjny pojazdu (jeśli np. wynajmujesz środki transportu przez platformę).

Te informacje są gromadzone przez platformę, aby mogły być przekazane do urzędów skarbowych, które będą sprawdzać, czy prawidłowo rozliczasz swoje podatki. Ważne jest, aby dane, które podajesz na platformie, były dokładne i zgodne ze stanem faktycznym.

Jakie platformy są poddawane raportowaniu w związku z DAC7?

Raportowaniu w ramach dyrektywy DAC7 będą podlegały platformy cyfrowe, które umożliwiają użytkownikom sprzedaż towarów, świadczenie usług, udostępnianie środków transportu, oraz wynajem nieruchomości. Obejmuje to zarówno popularne globalne platformy, jak i lokalne serwisy.

Oto kilka przykładów, jakie rodzaje platform mogą być objęte raportowaniem:

1. Platformy e-commerce:
   • Serwisy umożliwiające sprzedaż towarów, np. Allegro, Amazon, eBay, OLX, Vinted, Empik.
2. Platformy usługowe:
   • serwisy pośredniczące w świadczeniu usług, np. Groupon,  Booksy czy Pyszne.pl, Uber Eats (dla dostawców jedzenia).
3. Platformy wynajmu nieruchomości:
   • Strony umożliwiające wynajem mieszkań, domów, czy innych nieruchomości, np. Airbnb, Booking.com.
4. Platformy transportowe:
   • Serwisy do wynajmu środków transportu, np. Uber, Bolt (dla przewozu osób), Traficar (wynajem samochodów), czy Lime (wynajem hulajnóg).
5. Inne platformy cyfrowe:
   • Każda aplikacja lub strona internetowa, która umożliwia zawieranie transakcji między sprzedawcami a użytkownikami, także może być objęta przepisami, jeśli spełnia definicję platformy w ramach dyrektywy.

Kluczowym elementem jest to, że platformy te działają jako pośrednicy między sprzedawcami (którzy oferują towary lub usługi) a kupującymi. Jeśli platforma umożliwia takie transakcje, będzie musiała gromadzić dane i raportować je do urzędów skarbowych, zgodnie z wymogami DAC7.

Dlaczego to jest ważne, żeby wdrożyć DAC7?

Przepisy te powstały, żeby urzędy skarbowe mogły łatwiej sprawdzać, czy wszyscy sprzedawcy płacą należne podatki. Dlatego warto upewnić się, że masz wszystko w porządku z dokumentami i płacisz podatki od tego, co sprzedajesz przez Internet.

Jeśli interesuje Cię temat wyboru księgowości dla e-commerce, poczytasz o tym TUTAJ.

Artykuł 4 najważniejsze fakty o dyrektywie DAC7. Przeczytaj, jeśli sprzedajesz w sieci pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Nowy podmiot rozliczający VAT

Jedną z kluczowych zmian będzie wprowadzenie nowego podmiotu odpowiedzialnego za usługi sprzedaży – Amazon EU S.à r.l (AEU). W związku z tym od sierpnia 2024 roku to właśnie ta jednostka będzie odpowiedzialna za rozliczanie transakcji. Ma to bezpośredni wpływ na sposób, w jaki sprzedawcy rozliczają VAT. Co to dokładnie oznacza? Po pierwsze, w 9 krajach (Polsce, Wielkiej Brytanii, Niemczech, Hiszpanii, Włoszech, Francji,  Holandii, Belgii i Szwecji) od sierpnia wypłata sprzedawców będzie pomniejszona o kwotę podatku VAT (wg stawek odpowiednich dla danego kraju). Polscy sprzedawcy dostaną więc wypłatę pomniejszoną o 23%. Po drugie, dotychczasowe zasady, na których sprzedawcy mogli się opierać, zostaną zaktualizowane, co może wpłynąć na proces wystawiania faktur. W związku ze zmianą podmiotu na – Amazon EU S.à r.l  AEU, zmienią się umowy, a na fakturze zmienią się takie jego dane (nazwa, adres, nr VAT) oraz opcjonalnie lokalna stawka VAT.

Lokalne stawki VAT i nowe wymogi

Nowe regulacje wymagają, aby sprzedawcy rozliczali VAT zgodnie z lokalnymi przepisami i stawkami obowiązującymi w ich kraju. Ta zmiana może prowadzić do konieczności przemyślenia strategii cenowej oraz ewentualnej aktualizacji systemów księgowych, aby dostosować się do nowych wymagań. Warto również zauważyć, że zmiany te mogą wpłynąć na czas realizacji wypłat, co należy wziąć pod uwagę przy planowaniu finansów. Nie zmieni się natomiast ani cykl wypłat środków, ani waluta. Dodatkowo dla polskich firm e-commerce prowadzących sprzedaż transgraniczną oznacza to oczekiwanie nawet do 60 dni na zwrot podatku VAT z miejscowego urzędu skarbowego.

Amazon – aktualizacja umów i dokumentów

Zmiany obejmują również aktualizację umów i dokumentów, które muszą być dostosowane do nowego podmiotu świadczącego usługi. Sprzedawcy powinni dokładnie przejrzeć nowe warunki, aby uniknąć nieporozumień i dostosować swoje operacje do nowych standardów.

Jak się przygotować do zmian w Amazonie?

Dla sprzedawców na Amazonie kluczowe jest teraz dokładne zapoznanie się z nadchodzącymi zmianami i podjęcie odpowiednich kroków, aby dostosować się do nowych wymogów pod względem:

• informacyjnym,
• strategii cenowej,
• księgowym,
• zmian w dokumentacji.

Warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże w prawidłowym zrozumieniu nowych przepisów i przygotowaniu się na nadchodzące zmiany.

Podsumowanie dla polskiego sektora e-commerce

Zmiany, które weszły w życie 1 sierpnia 2024 roku, będą miały znaczący wpływ na sposób prowadzenia działalności na Amazonie. Wprowadzenie nowego podmiotu rozliczającego VAT oraz konieczność dostosowania się do lokalnych stawek VAT to kwestie, które wymagają uwagi. Sprzedawcy powinni być świadomi tych zmian i odpowiednio się do nich przygotować, aby uniknąć problemów i utrzymać płynność finansową swojej działalności.

Jeśli interesuje Cię, jak wybrać księgowość dla branży e-commerce, zajrzyj tutaj:

Księgowość dla e-commerce – sprawdź zanim wybierzesz

Artykuł Zmiany na Amazonie od 1 sierpnia 2024 roku – co warto wiedzieć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czerwone flagi księgowości w e-commerce

E-commerce to branża wymagająca od księgowych nie tylko odpowiednich kompetencji i doświadczenia, ale też specjalistycznych narzędzi. Co może zwiastować późniejsze problemy z księgowaniem Twojej działalności?

1. Brak specjalistycznego oprogramowania, które pozwala sprawnie rozliczać transakcje zbiorcze, realizowane przez bramki płatnicze i portale sprzedaży typu PayU, Amazon, Klarna.
2. Nieznajomość zasad sprzedaży na rzecz osób fizycznych w UE i poza UE.
3. Nieznajomość zasad korzystania z procedury OSS.
4. Nieznajomość zasad w kwestii ustalenia właściwego kursu do sprzedaży.
5. Otrzymywanie dokumentów dopiero na koniec miesiąca sprawia, że jest zbyt mało czasu na księgowanie ich tradycyjnymi metodami.
6. Brak procedur i usprawnień we wprowadzeniu dużej ilości dokumentów – takich jak pomoc księgowa, praktykanci, zaplecze techniczne, tj. konwertery czy programy typu Saldeo.

Jak wybrać księgowość dla biznesu e-commerce?

Szukając księgowej do obsługi sprzedaży w sieci, nie bój się zadawać pytań. Stawką jest dobrze prowadzona księgowość, a w konsekwencji – spokój i bezpieczeństwo Twojej firmy. Pamiętaj też, żeby współpracę z księgowością traktować długofalowo. Nawet, jeśli dziś nie sprzedajesz produktów za granicę, zabezpiecz się na wypadek, gdybyś chciał/a w przyszłości rozwinąć sprzedaż poza terytorium Polski. Wybrana przez Ciebie księgowość powinna być gotowa na skalowanie Twojego biznesu. Zapewni profesjonalną obsługę firmy, gdy rozwiniesz ją zarówno pod względem liczby transakcji, jak ekspansji na inne kraje UE i poza terytorium UE. Jak znaleźć biuro lub specjalistę, który stanie na wysokości zadania?

1. Zapytaj o doświadczenie w rozliczaniu VAT-OSS oraz w obsłudze sklepów internetowych, platform e-sprzedażowych i marketplace.
2. Szukaj specjalistów którzy stosują nowoczesne rozwiązania (automatyzacje, dokumentacja online). Tradycyjnie rozumiana księgowość spowolni Waszą współpracę.
3. Sprawdź opinie w Google i referencje na stronie www.
4. Upewnij się, czy Twoja potencjalna księgowa dysponuje odpowiednimi narzędziami do obsługi Twojego biznesu.
5. Zapewnij sobie kompleks usług w tym samym miejscu (doradztwo, kadry i płace, dyrektor finansowy).

Artykuł Księgowość dla e-commerce – sprawdź zanim wybierzesz pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Regulacje dotyczące zwrotów w sklepie internetowym

Zgodnie z polskim prawem, klient ma prawo do zwrotu towaru kupionego w sklepie internetowym w ciągu 14 dni od otrzymania przesyłki (pisaliśmy już o dyrektywie Omnibus). Jest to tzw. odstąpienie od umowy zawartej na odległość. Należy przy tym pamiętać, że zwrot dotyczy jedynie produktów nieuszkodzonych oraz nieużywanych, z kompletnym opakowaniem oraz wszelkimi akcesoriami. Sklep internetowy jest zobowiązany do przyjęcia zwrotu oraz zwrotu pieniędzy klientowi w ciągu 14 dni od daty otrzymania przesyłki zwrotnej.

Transakcje międzynarodowe a zwroty

Jeśli sklep internetowy prowadzi sprzedaż na rynkach zagranicznych, warto zapoznać się z regulacjami dotyczącymi zwrotów w danym kraju. Przykładowo, w niektórych krajach zwrot towaru nie jest prawnie zagwarantowany lub procedura jest inna niż w Polsce. Konieczne może być także dostosowanie procedur zwrotów do wymogów tamtejszych przepisów.

Księgowanie zwrotów w sklepie internetowym

Księgowanie zwrotów jest szczególnie ważnym aspektem funkcjonowania sklepu internetowego. Warto zapewnić księgowym odpowiednie narzędzia, które umożliwią łatwe rozliczanie zwrotów. Księgowanie zwrotów polega na zaksięgowaniu kosztów związanych z odbiorem zwrotu, odzyskaniem towaru, przetworzeniem go, a także zwróceniem pieniędzy klientowi. Dokładne rozliczenie zwrotów jest istotne nie tylko z punktu widzenia sprawozdawczości finansowej, ale także dla ścisłej kontroli kosztów i zapewnienia wysokiej jakości obsługi klienta.

Jakie korzyści przynosi odpowiednio przeprowadzony proces zwrotów?

Odpowiednio przeprowadzony proces zwrotów to korzyść zarówno dla klienta, jak i dla sprzedawcy. Klient ma pewność, że w przypadku niezadowolenia z produktu może go zwrócić, a sklep internetowy może zyskać zaufanie klienta i budować pozytywny wizerunek marki. Dbałość o płynny proces zwrotów warto rozciągnąć na wszystkie płaszczyzny funkcjonowania sklepu (regulamin, magazynowanie, transport, księgowość). Więcej – kwestię zwrotów dobrze jest mieć na uwadze już na etapie tworzenia interfejsu i badań UX (User Experience) sklepu internetowego. Po co? By każdy z kupujących miał jasność, kiedy, jak, w jakiej sytuacji i na jakich warunkach może skorzystać z opcji zwrotu.

Artykuł Zwroty w sklepie internetowym – co warto wiedzieć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zmiany dotyczące „towaru zgodnego z umową”

Przepisy dotyczące reklamacji i rękojmi umiejscowiono bezpośrednio w ustawie o prawach konsumenta. Stworzono przy tym dokładniejszą niż dotychczas definicję „towaru zgodnego z umową”. Wbrew pozorom, takie rozwiązanie chroni nie tylko konsumenta. Dzięki temu możesz nie tylko bronić się przed nieuzasadnionymi roszczeniami nabywcy. Co więcej, dysponujesz teraz narzędziami, aby tak doprecyzować ofertę, by nie budziła żadnych wątpliwości. Cytując art. 43, za towar jest zgodny z umową, jeśli jego:

1) opis, rodzaj, ilość, jakość, kompletność i funkcjonalność, a w odniesieniu do towarów z elementami cyfrowymi – również kompatybilność, interoperacyjność i dostępność aktualizacji;

2) przydatność do szczególnego celu, do którego jest potrzebny konsumentowi, o którym konsument powiadomił przedsiębiorcę najpóźniej w chwili zawarcia umowy i który przedsiębiorca zaakceptował.

Ponadto towar, aby został uznany za zgodny z umową, musi:

1) nadawać się do celów, do których zazwyczaj używa się towaru tego rodzaju, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, norm technicznych lub dobrych praktyk;

2) występować w takiej ilości i mieć takie cechy, w tym trwałość i bezpieczeństwo, a w odniesieniu do towarów z elementami cyfrowymi – również funkcjonalność i kompatybilność, jakie są typowe dla towaru tego rodzaju i których konsument może rozsądnie oczekiwać, biorąc pod uwagę charakter towaru oraz publiczne zapewnienie złożone przez przedsiębiorcę, jego poprzedników prawnych lub osoby działające w ich imieniu, w szczególności w reklamie lub na etykiecie, chyba że przedsiębiorca wykaże, że:

a) nie wiedział o danym publicznym zapewnieniu i oceniając rozsądnie, nie mógł o nim wiedzieć,

b) przed zawarciem umowy publiczne zapewnienie zostało sprostowane z zachowaniem warunków i formy, w jakich publiczne zapewnienie zostało złożone, lub w porównywalny sposób,

c) publiczne zapewnienie nie miało wpływu na decyzję konsumenta o zawarciu umowy;

3) być dostarczany z opakowaniem, akcesoriami i instrukcjami, których dostarczenia konsument może rozsądnie oczekiwać;

4) być takiej samej jakości jak próbka lub wzór, które przedsiębiorca udostępnił konsumentowi przed zawarciem umowy, i odpowiadać opisowi takiej próbki lub takiego wzoru”.

Nowe obowiązki sprzedawcy w e-commerce

1. Jesteś zobowiązany poinformować kupującego, czy produkt jest sprzedawany przez firmę czy osobę prywatną. Pomoże to wyeliminować ewentualne nieporozumienia związane z interpretacją ustawy o prawach konsumenta.
2. Przed zawarciem umowy podaj klientowi numer telefonu lub inne dane do kontaktu.
3. Masz teraz skrócony czas z 30 dni do 14 dni na ustosunkowanie się do reklamacji. Po upływie 14 dni konsument może uznać reklamację za uwzględnioną.
4. Tworząc promocję cenową, jesteś zobligowany podać najniższą cenę obowiązującą przez ostatnie 30 dni. Nabywca w ten sposób będzie wiedział, jaka jest rzeczywista obniżka ceny.
5. Ponosisz odpowiedzialność za wady towaru ujawnione w ciągu dwóch lat od momentu jego dostarczenia do konsumenta (w przypadku treści i usług cyfrowych domniemanie braku zgodności obowiązuje tylko przez rok od momentu dostarczenia).
6. Umożliwiając konsumentom dostęp do wystawiania opinii o swoich produktach, musisz wykazać, czy i w jaki sposób je weryfikujesz. Ma to na celu sprawdzenie, czy opinie faktycznie pochodzą od osób, które są nabywcami bądź użytkownikami produktu.
7. Jeśli na cenę produktu będzie miało wpływ zautomatyzowane podejmowanie decyzji, informuj o tym nabywcę. Chodzi o przypadki indywidualnego dostosowania ceny do konkretnego użytkownika na podstawie jego dotychczasowych zachowań konsumenckich lub wielkości miejscowości.

Nowe obowiązki dostawcy treści cyfrowych

Ustawodawca rozróżnił dwa pojęcia: usługi cyfrowe oraz treści cyfrowe. Usługami są m.in. wymiana treści audio i video oraz wytwarzanie, przetwarzanie przechowywanie plików i danych w sieci (m.in. w chmurze). Treściami cyfrowymi są dane wytwarzane oraz dostarczane w formie cyfrowej (programy, aplikacje, e-booki, pliki audiowizualne).

W ich przypadku zgodność z umową może być:

• subiektywna – spełnia oczekiwania odbiorców w zakresie możliwości ich wykorzystania do zwyczajowo przyjętych celów, ich funkcjonalności, kompatybilności, dostępności czy bezpieczeństwa;
• obiektywna – ilość, jakość, funkcjonalność i zgodność z bieżącymi aktualizacjami.

Jeśli chodzi o usługi cyfrowe – konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy. Gdy z kolei chodzi o treści cyfrowe – konsument nie ma prawa odstąpienia od umowy pod warunkiem, że został o tym poinformowany i przyjął to do wiadomości.

W związku z powyższym dostawcy treści cyfrowych muszą zautomatyzować proces sprzedaży. Dobrze byłoby, żeby system wysyłał potwierdzenie, że nabywca przyjął do wiadomości informację o braku takiego prawa.

Nowe obowiązki administratorów e-platform

1. Każdorazowo uzyskuj numer identyfikacyjny, który będzie używany do prowadzenia wewnętrznego rejestru.
2. Szczegółowo weryfikuj dane sprzedających (lub zoptymalizuj swój system, by prawidłowo zaciągał dane do rejestru). Wśród danych powinny znaleźć się m.in. imię, nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP, kraj rezydencji podatkowej, łączna liczba transakcji.
3. Działaj zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz RODO.
4. Informuj konsumentów o tym, jakie parametry decydują o kolejności wyświetlania się produktów.
5. Jeśli sprzedawca nie jest przedsiębiorcą, kupujący musi być o tym poinformowany.

Warto dodać, że obowiązek sprawozdawczy nie dotyczy sprzedawców dokonali mniej niż 30 transakcji bądź zarobili mniej niż 2000 euro w danym okresie sprawozdawczym.

Nowe obowiązki dostawców usług e-płatniczych

Ustawodawca, aby wzmocnić kontrolę podatkową nad sprzedawcami (VAT), zobligował banki, agencje kredytowe i platformy typu PayPal do prowadzenia rejestru i przechowywania danych. Od 2023 roku mają one:

1. Obowiązek prowadzenia ewidencji płatności dotyczących handlu transgranicznego.
2. Obowiązek gromadzenia informacji o sprzedawcach zajmujących się handlem międzynarodowym.
3. Obowiązek gromadzenia informacji o użytkownikach, którzy dokonują min. 25 transakcji transgranicznych na kwartał.

Zapraszamy do obserwowania nas na Facebooku, LinkedInie i Instagramie.

Artykuł Zmiany dotyczące sektora e-commerce od 2023 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.