Jakie koszty pracy zdalnej ponosi pracodawca?

1. związane z instalacją, serwisowaniem i eksploatowaniem narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2. koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (Internet, telefon),
3. inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – tutaj ustawodawca nie definiuje czym są „inne koszty” i pozostawia stronom swobodę w wewnątrzfirmowych ustaleniach.

Jak ustalić czym są „inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej?

1. za pomocą porozumienia:
   – o zasadach wykonywania pracy zdalnej – między pracodawcą a organizacjami związkowymi,
   – o wykonywaniu pracy zdalnej – między pracodawcą a pracownikiem,
2. poprzez regulamin pracy zdalnej, wydany przez pracodawcę,
3. poprzez polecenie – na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną.

W jakiej formie pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu narzędzia pracy lub pokryć koszty eksploatacji narzędzi których nie zapewnił (a które są własnością pracownika). W jakiej formie mogą być pokrywane koszty pracodawcy wymienione w pierwszym akapicie?

1. w formie wypłaty ekwiwalentu (wysokość którego ustalają strony) za użytkowanie przez pracownika narzędzi pracy będących jego prywatną własnością,
2. w formie ryczałtu – jego wysokość regulują prognozowane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika.

Przy ustalaniu wysokości kosztów uwzględnia się:

• normy zużycia narzędzi,
• ich udokumentowane ceny rynkowe,
• normy zużycia energii,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Choć brak jeszcze odgórnie narzuconych regulacji dotyczących dopłat do energii elektrycznej, przewiduje się, że przy 21-dniowym miesiącu pracy zużycie prądu wyniesie ok. 50 zł.

Ryczałt i ekwiwalent za zużycie materiałów a opodatkowanie i oskładkowanie

W związku z tym, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie stanowi przychodu (w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) – nie podlega też opodatkowaniu. Jest także zwolnione z obciążeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W razie pytań i wątpliwości, jesteśmy do Waszej dyspozycji.

Artykuł 3 obowiązkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Prześledźmy najczęściej poruszane zagadnienia:

1. Czy pracodawca może nie dopuścić do pracy pracownika, który wraca do pracy z pobytu w kraju/regionie objętym działaniem koronawirusa?

„Pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. Niedopuszczenie pracownika do pracy, ze względu na potencjalne zarażeniem wirusem może narazić pracodawcę na zarzutu o nękanie, czy stosowanie mobbingu.” – odpowiada PIP.

2. Czy pracodawca w ramach profilaktyki i kwarantanny może pracownikowi powracającemu z regionów objętych działaniem koronawirusa zaproponować czasową pracę z domu?

„Jeśli pracodawca uzyskał informacje, że pracownik przebywał w strefie gdzie mógł zostać zarażony koronawirusem, może zaproponować pracownikowi świadczenie pracy zdalnej. Warunki świadczenia pracy w domu powinny zostać uzgodnione w porozumieniu stron stosunku pracy. Nie mogą one naruszać powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy np. norm czasu pracy.” – odpowiada PIP.

3. Czy pracodawca ma prawo wysłać na urlop pracownika wracającego z wypoczynku z regionu objętego koronawirusem?

„Pracodawca nie może zobowiązać pracownika powracającego do pracy z pobytu w strefie zagrożonej koronawirusem do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Nie jest też właściwy do podejmowania działań izolujących pracownika w ramach kwarantanny.” – odpowiada PIP.

4. Czy pracodawca może zlecić dodatkowe badania lekarskie pracownikowi, który  powraca do pracy po wyjeździe do regionu/kraju, w którym był narażony na zakażenie koronawirusem?

„Prawo pracy określa zasady kierowania pracowników na badania lekarskie i przeprowadzania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracownika. Przepisy nie przewidują kierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe. Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy pracownik podlega badaniom profilaktycznym: wstępnym – przy przyjęciu do pracy, a także okresowym i kontrolnym. Zakres i częstotliwość badań okresowych ustala lekarz zgodnie ze wskazówkami metodycznymi w sprawie przeprowadzania badań  profilaktycznych.  Badania kontrolne są wykonywane w przypadku, gdy niezdolność pracownika do pracy trwała dłużej niż 30 dni.

Tryb i zakres badań profilaktycznych pracowników są uregulowane przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r.  w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U z 2016 r. poz. 2067).

Zgodnie z przepisem § 6 wskazanego rozporządzenia przeprowadzenie badań lekarskich poza terminami wynikającymi z częstotliwości wykonywania badań okresowych i orzekanie o możliwości wykonywania dotychczasowej pracy może zachodzić w przypadku: konieczności przeniesienia pracownika do innej pracy ze względu na stwierdzenie szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika (art. 155 § 1 Kodeksu pracy); stwierdzenie u pracownika objawów wskazujących na powstanie choroby zawodowej (art. 230 § 1 Kodeksu pracy); stwierdzenia niezdolności do wykonywania dotychczasowej pracy u pracownika, który uległ wypadkowi przy pracy  lub u którego stwierdzono chorobę zawodową, lecz nie zaliczono do żadnej z grup inwalidów art. 231 Kodeksu pracy). Skierowanie na przeprowadzenie badania  wydaje pracodawca po zgłoszeniu  przez pracownika niemożności wykonywania dotychczasowej pracy.

Przepisy Kodeksu pracy oraz wspomnianego rozporządzenia nie uprawniają natomiast pracodawcy do skierowania pracownika na badania lekarskie w sytuacji, gdy np. pracownik jest przeziębiony i może zagrażać innym pracownikom, bez zgody tego pracownika, jeżeli nie zbiega się to z terminem  kolejnego badania okresowego.” – odpowiada PIP.

Kwarantanna a świadczenia – stanowisko ZUS

W dniu 5 marca 2020 ZUS opublikował informację w sprawie uprawnień do świadczeń z powodu poddania się kwarantannie lub izolacji. Na stronie na stronie www.zus.pl czytamy: “Jeżeli państwowy powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny wyda decyzję o konieczności poddania się kwarantannie lub izolacji, to taka decyzja stanowi podstawę do wypłaty świadczeń z tytułu choroby własnej lub opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny.”

Za okres trwania kwarantanny lub izolacji przysługuje na ogólnych zasadach wynagrodzenie za czas choroby, zasiłek chorobowy lub opiekuńczy, wypłacany przez płatnika składek: pracodawcę lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Ważne!

Decyzję można dostarczyć płatnikowi składek bądź do placówki ZUS po zakończeniu kwarantanny lub izolacji.

Prawo do zasiłku opiekuńczego przysługuje również w sytuacji konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat, w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia placówki, do której uczęszcza dziecko.

Prawa i  obowiązki pracodawcy

W Dzienniku Ustaw 2020 pod poz. 374 opublikowano spec ustawę o koronawirusie: Ustawę o zwalczaniu COVID-19. Co najistotniejszego wynika z niej dla pracodawców?

Praca zdalna

Art. 3. W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Opieka nad dzieckiem

Art. 4.1. W przypadku zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko, z powodu COVID-19, ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 645 i 1590) przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni.

Art. 4.2. Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przyznawany jest w trybie i na zasadach określonych w ustawie, o której mowa w ust. 1, i nie wlicza się do okresu, o którym mowa w art. 33 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Za okres pobierania dodatkowego zasiłku opiekuńczego, zasiłek, o którym mowa w art. 32 ust. 1 ustawy, o której mowa w ust. 1, nie przysługuje.

Artykuł Koronawirus, a stosunek pracy pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.