Jakie koszty pracy zdalnej ponosi pracodawca?

1. związane z instalacją, serwisowaniem i eksploatowaniem narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2. koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (Internet, telefon),
3. inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – tutaj ustawodawca nie definiuje czym są „inne koszty” i pozostawia stronom swobodę w wewnątrzfirmowych ustaleniach.

Jak ustalić czym są „inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej?

1. za pomocą porozumienia:
   – o zasadach wykonywania pracy zdalnej – między pracodawcą a organizacjami związkowymi,
   – o wykonywaniu pracy zdalnej – między pracodawcą a pracownikiem,
2. poprzez regulamin pracy zdalnej, wydany przez pracodawcę,
3. poprzez polecenie – na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną.

W jakiej formie pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu narzędzia pracy lub pokryć koszty eksploatacji narzędzi których nie zapewnił (a które są własnością pracownika). W jakiej formie mogą być pokrywane koszty pracodawcy wymienione w pierwszym akapicie?

1. w formie wypłaty ekwiwalentu (wysokość którego ustalają strony) za użytkowanie przez pracownika narzędzi pracy będących jego prywatną własnością,
2. w formie ryczałtu – jego wysokość regulują prognozowane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika.

Przy ustalaniu wysokości kosztów uwzględnia się:

• normy zużycia narzędzi,
• ich udokumentowane ceny rynkowe,
• normy zużycia energii,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Choć brak jeszcze odgórnie narzuconych regulacji dotyczących dopłat do energii elektrycznej, przewiduje się, że przy 21-dniowym miesiącu pracy zużycie prądu wyniesie ok. 50 zł.

Ryczałt i ekwiwalent za zużycie materiałów a opodatkowanie i oskładkowanie

W związku z tym, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie stanowi przychodu (w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) – nie podlega też opodatkowaniu. Jest także zwolnione z obciążeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W razie pytań i wątpliwości, jesteśmy do Waszej dyspozycji.

Artykuł 3 obowiązkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.