Zatrudnianie obywateli Ukrainy może pomóc rozwiązać problem braków kadrowych w polskich firmach. Dodatkowo specustawa z 2022 (która jest odpowiedzią na nadzwyczajną sytuację międzynarodową) usprawnia cały proces. Jesteś pracodawcą i zastanawiasz się nad zatrudnieniem u siebie osób z Ukrainy? Poniżej zebraliśmy niezbędne informacje w pigułce. Dowiesz się, jak wygląda cała procedura krok po kroku i jakie warunki muszą być spełnione, żeby ich praca w Polsce była legalna.

Procedura zatrudnienia obywatela Ukrainy

1. Poproś obywatela/obywatelkę Ukrainy o dokument, który potwierdza legalność jego/jej pobytu w Polsce. Może to być:

• pieczątka Straży Granicznej w paszporcie– jeśli wjazd na teren Polski nastąpił po 24 lutego 2022 roku (włącznie), pobyt staje się legalny na czas 18 miesięcy;
• zezwolenie na pobyt stały;
• zezwolenie na pobyt czasowy;
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• PESEL;
• karta pobytu/ elektroniczny dokument Diia.pl / Karta Polaka.

2. Zalegalizuj jego/jej pracę, bezpłatnie składając elektroniczne powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Takie powiadomienie złożysz w powiatowym urzędzie pracy (właściwym dla siedziby firmy lub miejsca wykonywania pracy).

Należy to zrobić w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez pracownika z Ukrainy. W powiadomieniu musisz zawrzeć takie informacje jak:

• wymiar czasu pracy lub liczba godzin tygodniowo/miesięcznie;
• miesięczna lub godzinowa stawka wynagrodzenia;
• dane o tym, ile osób zatrudniała Twoja firma (zarówno na umowę o pracę, jak i umowę cywilnoprawną) 23 lutego 2022 r oraz ile zatrudnia teraz.

Powiadomienie złożysz wyłącznie drogą internetową, przez rządową stronę praca.gov.pl. Potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Przygotuj wcześniej skany takich dokumentów jak:

• ważny dokument tożsamości/podróży zatrudnionej osoby;
• wszystkie strony ważnego dokumentu tożsamości lub podróży;

W przypadku obywateli innych krajów obowiązuje opłata za wpis do ewidencji. Jeśli zatrudniasz obywatela/obywatelkę Ukrainy, złożenie powiadomienia jest bezpłatne.

3. Sporządź umowę (o pracę lub umowę zlecenie), która będzie zrozumiała dla obu stron (najlepiej w dwóch językach, w języku polskim i ukraińskim). Weź pod uwagę, że w umowie nie powinny znajdować się rozbieżności z powiadomieniem składanym do urzędu pracy. Jeśli zechcesz zmienić treść umowy, np. stanowisko zatrudnionego lub wymiar jego czasu pracy, to powinieneś złożyć nowe powiadomienie.

4. Pamiętaj o tym, że specustawa nie wyłącza Cię z takich obowiązków pracodawcy jak:

• zgłoszenie pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od podjęcia przez niego pracy;
• skierowanie na badanie lekarskie;
• zapewnienie szkolenia BHP;
• spełnieniu wymogów płacy minimalnej.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy – nowe zmiany

Od marca 2022 roku rząd wprowadził kilka modyfikacji w art. 22 ust. Specustawy. Dzięki nim ułatwiono proces zatrudniania obywateli Ukrainy o niektórych kwalifikacjach:

• nauczycieli akademickich (polski pracodawca może odstąpić od wymagań dotyczących tytułów i stopni naukowych);
• psychologów i osób posiadających wykształcenie psychologiczne (mogą one świadczyć usługi psychologiczne innym obywatelom Ukrainy);
• lekarzy, dentystów, położnych, pielęgniarek (dotyczy to również z innych krajów spoza UE, które chcą – zgodnie z wykształceniem – świadczyć usługi medyczne osobom z Ukrainy na terenie Polski);
• będących wsparciem administracyjnym w urzędach i jednostkach samorządowych (jednak wyłącznie na stanowiskach pomocniczych).

Jaki PIT dla zatrudnionego Ukraińca?

Obywatele Ukrainy nie muszą składać zeznania podatkowego w Polsce. Jako pracodawca, możesz dostarczyć mu jeden z dwóch dokumentów:

• IFT-1/IFT-1R – gdy obywatel Ukrainy nie ma w Polsce adresu zamieszkania;
• PT-11 – gdy obywatel Ukrainy jest w Polsce rezydentem.

Najczęstsze błędy pracodawcy związane z zatrudnianiem osób z Ukrainy

Pracodawcy zatrudniający obywateli z Ukrainy mogą napotkać trudności techniczne przy składaniu powiadomienia online. Okazuje się, że system jest niedoskonały i po upływie 14 dni nowozatrudniona osoba ciągle nie widnieje w rejestrze. Problemem są też niekompletne dokumenty. W takich sytuacjach sprawa nie jest rozpatrywana.

Jeśli minął już termin składania powiadomień (14 dni od zawarcia umowy), niestety trzeba nawiązać nową umowę i na tej podstawie złożyć nowe powiadomienie.

Niestety za rozbieżności między informacjami zawartymi w powiadomieniu a umową przewidziano karę dla pracodawcy. Częstym błędem jest też wcześniejsza data zawarcia umowy niż ta podana w powiadomieniu.

Zespół Chandon Waller posiada doświadczenie w wypełnianiu formalności dotyczących zatrudniania obywateli Ukrainy. Jeśli potrzebujesz pełnomocnika lub chcesz powierzyć sprawy kadrowe w ręce profesjonalistów, skontaktuj się z nami:

• Telefonicznie: 12 307 37 57;
• E-mailowo: biuro@chandonwaller.pl.

Artykuł Jak zatrudnić obywatela Ukrainy – krok po kroku pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.