Artykuł Zmiana księgowości – kiedy jest najlepszy moment? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

1. Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG)

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą formą prawną prowadzenia biznesu. W przypadku zmiany adresu firmy, procedura jest stosunkowo łatwa.

O zmianie informujesz odpowiednie instytucje, takie jak urząd skarbowy i ZUS. Możesz to zrobić poprzez złożenie formularza CEIDG-1 (punkt 10) w ciągu 7 dni od powstania zmiany:

• osobiście (w urzędzie miasta/gminy),
• korespondencyjnie,
• elektronicznie, korzystając ze strony biznes.gov.pl (potrzebny jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany) lub z poziomu aplikacji mObywatel.

Aktualizacja danych w CEIDG nie podlega opłatom. Co więcej, zmieniając dane adresowe w CEIDG-1 nie trzeba już składać dodatkowych powiadomień w urzędzie skarbowym czy ZUS-ie.

2. Spółka Cywilna

Spółka cywilna jest formą prawną, w której dwie lub więcej osób fizycznych lub prawnych wspólnie prowadzi działalność gospodarczą. Zmiana adresu firmy w spółce cywilnej może dotyczyć adresu do doręczeń, miejsca prowadzenia działalności (lub dodanie dodatkowego) oraz miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. W każdym przypadku wymaga działań ze strony wszystkich wspólników.

a. Zmiana adresu – uchwała

Pierwszym krokiem jest uchwała o zmianie adresu spółki. Jest to początek szeregu działań wymagających zaangażowania od wszystkich wspólników.

b. Informowanie organów rejestracyjnych

Po uchwaleniu nowego adresu spółki:

• każdy wspólnik zgłasza zmianę w CEIDG (wniosek CEIDG-1, punkt 10) w ciągu 7 dni od wystąpienia zmiany,
• jeden ze wspólników dokonuje zmiany dla urzędu skarbowego za pomocą formularza NIP-8,
• jeśli zmienia się właściwość urzędu skarbowego, należy wypełnić także formularz VAT-R,
• zgłasza się aktualizację danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zmian w KRS dokonuje się internetowo:
• przez system S24 – jeśli umowa spółki została zawarta na wzorcu umowy z S24,
• ramach Portalu Rejestrów Sądowych – jeśli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza.

Opłata sądowa wynosi łącznie 350 zł (wniosek 250 + 100 zł za publikację z Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Teoretycznie wystarczy zaktualizować dane w KRS, żeby automatycznie pojawiły się w innych instytucjach. Gdyby zmiany długo nie były widoczne w ZUS, można uzupełnić ZUS ZPA w trybie zmiany.

3. Spółka Kapitałowa (Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, Spółka Akcyjna)

Spółki kapitałowe, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) i spółka akcyjna (S.A.), mają bardziej skomplikowane procedury zmian.

a. Zgromadzenie Wspólników lub Walne Zgromadzenie

W przypadku spółek kapitałowych, zmiana adresu firmy wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników (Sp. z o.o.) lub walne zgromadzenie (S.A.). Jest to zazwyczaj konieczne, nawet jeśli jesteś jedynym wspólnikiem lub akcjonariuszem.

b. Aktualizacja aktu założycielskiego

Po podjęciu uchwały o zmianie adresu, konieczne jest zaktualizowanie aktu założycielskiego spółki i dostarczenie go do Krajowego Rejestru Sądowego:

• przy pomocy formularza KRS-Z3, jeśli jest to sp. z o.o.,
• przy pomocy formularza KRS-Z1, jeśli jest to spółka jawna, partnerska lub komandytowa,
• przy pomocy formularza KRS-Z2, jeśli jest to spółka komandytowo-akcyjna.

Należy pamiętać o opłacie sądowej (zasady identyczne jak w przypadku spółki cywilnej).

c. Informowanie innych instytucji

Do urzędu skarbowego składa się informację aktualizującą za pomocą formularza NIP-8. Inne instytucje o zmianie adresu firmy zostaną automatycznie poinformowane poprzez dzięki wprowadzeniu zmian w KRS.

Zmiana danych – informacje ogólne

Należy mieć świadomość, że czym innym jest zmiana adresu spółki, a czym innym zmiana siedziby spółki (czyli miejscowości, w której obraduje zarząd). Zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki i udziału notariusza. W przypadku zmiany adresu nie jest to konieczne.

O zmianie adresu należy poinformować wszystkich kontrahentów skorygować także dane firmy na rachunkach i fakturach. W sytuacji gdy prowadzisz sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, konieczna jest zmiana adresu w kasie i wpis w jej książce serwisowej. Nowy adres powinien być uwzględniony w Google Maps, na stronie www, materiałach reklamowych i informacyjnych i wszelkich kanałach komunikacji.

Przed zmianą adresu/siedziby warto zawsze konsultować się z prawnikiem, doradcą biznesowym lub podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie formalności zostały spełnione zgodnie z przepisami prawa. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych kłopotów i zapewnisz legalność swojej działalności.

Artykuł Zmiana adresu firmy w zależności od formy prawnej: praktyczny przewodnik pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Kroki przekazania księgowości

1. Ocena potrzeb i wyboru partnera

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza powodów, dla których Twoja firma decyduje się na zmianę księgowości. Mogą to być różne czynniki, takie jak redukcja kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy czy odciążenie wewnętrznego zespołu. Następnie należy dokładnie przeanalizować ofertę biur rachunkowych i wybrać partnera, który najlepiej odpowiada potrzebom firmy. Warto zwrócić uwagę na to, jak długo biuro jest obecne na rynku, na liczbę pracujących tam specjalistów, kompleksowość usług (czy oprócz księgowości są tam usługi kadrowo-płacowe, raportowanie, analizy?). Bardzo ważne jest też zadanie sobie pytania, czy biuro spełni Twoje wymagania, gdy już doprowadzisz swoją firmę do momentu o którym marzysz (np. za 2 lata) – tak, aby móc spokojnie kontynuować współpracę?

2. Przygotowanie dokumentacji

Przekazanie księgowości wymaga dokładnego przygotowania dokumentacji dotyczącej finansów firmy. To obejmuje dokumentację (zarówno papierową, jak i tę na plikach elektronicznych), ale też historię księgową Twojej firmy w ramach bazy księgowej z systemu księgowego. Dokumentacja ta będzie podstawą dla nowego biura rachunkowego do poprawnego kontynuowania obsługi księgowej lub weryfikacji dotychczasowych zapisów.

3. Umowa i poufność

Przed przystąpieniem do współpracy z nowym biurem rachunkowym konieczne jest podpisanie umowy regulującej zakres usług, warunki finansowe oraz kwestie poufności. W umowie powinny zostać jasno określone obowiązki obu stron m.in. terminy i sposób dostarczania dokumentów, okres wypowiedzenia, odpowiedzialność w razie kontroli.

4. Przekazanie danych

Kiedy umowa zostanie podpisana, musisz dostarczyć nowemu biuru rachunkowemu dostęp do swoich danych finansowych. To może obejmować przekazanie dostępu do systemów księgowych, wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych istotnych źródeł informacji (m.in. umowy kredytowe, leasingowe).

5. Okres przejściowy

Wprowadzenie nowego biura rachunkowego do specyfiki finansów firmy może wymagać trochę czasu. W tym okresie warto zapewnić stały kontakt i współpracę, aby uniknąć błędów i zminimalizować zakłócenia w funkcjonowaniu księgowości. W zależności od skomplikowania i ilości zapisów księgowych w firmie, okres ten może trwać od 3 do nawet 7 miesięcy.

6. Monitorowanie działań

Po przekazaniu księgowości ważne jest regularne monitorowanie jakości usług świadczonych przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Takie działania kontrolne pomagają upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami i ewentualnie wprowadzić korekty w procesie.

7. Dostęp do danych

Chociaż przekazano księgowość firmie zewnętrznej, nadal pozostajesz odpowiedzialny/-a za swoje dane finansowe. Ważne jest, aby mieć dostęp do tych danych w razie potrzeby, na przykład podczas audytu lub kontroli podatkowej.

Aspekty do uwzględnienia:

1. Bezpieczeństwo danych

Zabezpieczenie danych finansowych firmy jest kluczowym aspektem. Przekazując dane innemu biuru rachunkowemu, należy upewnić się, że firma ma odpowiednie procedury i zabezpieczenia, aby chronić te dane przed nieautoryzowanym dostępem.

2. Komunikacja

Skuteczna komunikacja pomiędzy firmą a biurem rachunkowym jest niezbędna dla prawidłowego przepływu informacji. Otwarta linia komunikacji pomaga rozwiązywać wszelkie wątpliwości i problemy w czasie rzeczywistym.

3. Przekazanie wszystkich istotnych aspektów dot. firmy

Nowe biuro rachunkowe może potrzebować pewnego przeszkolenia dotyczącego specyfiki firmy, jej branży oraz oczekiwań w zakresie obsługi księgowej.

4. Przygotowanie na zmiany

Przekazanie księgowości to duże zmiany wewnątrz firmy. Należy być przygotowanym na dostosowanie się do nowych procedur i sposobów pracy. Można ten czas również wykorzystać na ułożenie procesów wewnętrznych w organizacji, jeśli coś wymaga ulepszenia.

5. Ocena efektywności

Po pewnym czasie od zawiązania współpracy, ważna jest ocena efektywności outsourcingu. Pomocne może okazać się pytanie, czy firma rzeczywiście osiągnęła zamierzony cel, czy też może potrzebne są korekty w zakresie usług lub ich poszerzenie.

Outsourcing księgowości może przynieść wiele korzyści firmom, jednak kluczem do sukcesu jest dokładne planowanie, przemyślane wybory i stała współpraca z nowym biurem rachunkowym. Dbałość o płynny przepływ informacji i monitorowanie jakości usług są kluczowymi elementami tego procesu.

Artykuł Jak wygląda proces przekazania księgowości do innego biura rachunkowego pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Na początek przypomnijmy, że zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r., młodocianym w okresie nauki zawodu przysługuje wynagrodzenie obliczane procentowo. Podstawą wyliczeń jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału, które obowiązuje od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej “Monitor Polski”. Z kolei osoba młodociana to według Kodeksu Pracy osoba, która ukończyła 15 lat, a nie ukończyła 18 lat (art. 190 KP).

Od 1 września 2023 r. będą Cię obowiązywać nowe stawki procentowe wynagrodzenia dla młodocianych podczas nauki zawodu.

• W pierwszym roku nauki lub w klasie I branżowej szkoły I stopnia, w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie teoretyczne w tej szkole, stawka wynosić będzie nie mniej niż 8%.
• W drugim roku nauki lub w klasie II branżowej szkoły I stopnia, w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie teoretyczne w tej szkole, stawka wynosić będzie nie mniej niż 9%.
• W trzecim roku nauki lub w klasie III branżowej szkoły I stopnia, w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie teoretyczne w tej szkole, stawka wynosić będzie nie mniej niż 10%.

Jeśli potrzebujesz szczegółowych wyliczeń, zapraszamy do kontaktu. Specjaliści ds. kadr i płac z Chandon Waller stale trzymają rękę na pulsie i odpowiedzą na wszelkie Twoje pytania.

Artykuł Minimalne stawki dla młodocianych – zmiana od 1.09.2023 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Rozliczenia VAT z tytułu WNT

Zmiana nr 1 uniezależnia rozliczenie VAT od faktury dokumentującej konkretną transakcję. Oznacza to, że podatnik, otrzymując fakturę później, może wykazać VAT należny i naliczony w tym samym okresie rozliczeniowym.

Korekta z tytułu WDT

Zmiana nr 2 jest odpowiedzią na opóźnienie terminu otrzymania dowodu na dostarczenie towarów. W takiej sytuacji korekta faktury będzie wykazywana w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy.

WIS (Wiążąca Informacja Stawkowa)

Zmiana nr 3 dotyczy mocy ochronnej WIS. W tej chwili WIS zobowiązuje organy podatkowe wyłącznie wobec tych podmiotów, dla których ją wydano. Nowelizacja przepisów rozszerza moc ochronną także na pozostałe podmioty, które dokonują bądź planują dokonywać czynności, których dotyczy WIS.

Wydawanie wiążących informacji

Zmiana nr 4 dotyczy organu wydającego wiążące informacje. Nie będzie miało znaczenia, czy podatnik wnioskuje o wydanie WIS, WIT czy WIP. We wszystkich sytuacjach organem przyjmującym wnioski będzie Dyrektor Informacji Skarbowej. Dodatkowo wnioskowanie o wydanie WIS będzie bezpłatne.

Zasady stosowania kursu przeliczeniowego dla korekt faktur w walutach obcych

Zmiana nr 5 dotyczy kursu przeliczeniowego transakcji w obcych walutach. W fakturach korygujących stosowany będzie historyczny kurs względem faktury pierwotnej. Wyjątkiem są faktury korygujące zbiorcze. Tutaj podatnik może stosować albo kurs historyczny, albo kurs bieżący (z przedednia wystawienia faktury korygującej).

Korekta sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym

Zmiana nr 6 zwiększa możliwości podatnika chcącego złożyć korektę sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym. W przypadku gdy upłynęły 3 lata na korektę deklaracji lub gdy podatnik zrezygnował z procedury, taką korektę będzie można złożyć również poza systemem OSS i IOSS. Będzie je przyjmował Łódzki Urząd Skarbowy.

Współczynnik VAT

Zmiana nr 7 dotyczy procedury związanej z przyjętym współczynnikiem VAT. Dotychczas należało uzgodnić z naczelnikiem US proporcje za pomocą odpowiedniego protokołu. Od 1 lipca wystarczy zawiadomić go o przyjętej proporcji. Co więcej, gdy różnica między wstępnym a ostatecznym współczynnikiem nie przekroczy 2%, a kwota różnicy – 10 000 zł, nie będzie obowiązku korekty rocznej odliczenia VAT. Podatnik będzie miał także możliwość odliczenia 100% VAT naliczonego w przypadku gdy współczynnik przekroczy 98% a kwota nieodliczonego VAT nie przekroczy 10 000 zł.

Limit sprzedaży dla małych podatników

Dzięki tej ostatniej, 8 zmianie, liczniejsza grupa małych firm będzie mogła stosować metodę kasową oraz rozliczenia kwartalne w VAT. Będzie to możliwe dzięki temu, że z 1,2 mln EUR do 2 mln EUR zwiększy się limit sprzedaży dla małych podatników VAT.

O wcześniejszych zmianach podatkowych (sprzed 1 lipca) w 2023 pisaliśmy m.in. tutaj. Aby być na bieżąco, zapraszamy na nasze media społecznościowe:

Artykuł Co zmienia się w VAT od 1 lipca 2023? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.