Czerwone flagi księgowości w e-commerce

E-commerce to branża wymagająca od księgowych nie tylko odpowiednich kompetencji i doświadczenia, ale też specjalistycznych narzędzi. Co może zwiastować późniejsze problemy z księgowaniem Twojej działalności?

1. Brak specjalistycznego oprogramowania, które pozwala sprawnie rozliczać transakcje zbiorcze, realizowane przez bramki płatnicze i portale sprzedaży typu PayU, Amazon, Klarna.
2. Nieznajomość zasad sprzedaży na rzecz osób fizycznych w UE i poza UE.
3. Nieznajomość zasad korzystania z procedury OSS.
4. Nieznajomość zasad w kwestii ustalenia właściwego kursu do sprzedaży.
5. Otrzymywanie dokumentów dopiero na koniec miesiąca sprawia, że jest zbyt mało czasu na księgowanie ich tradycyjnymi metodami.
6. Brak procedur i usprawnień we wprowadzeniu dużej ilości dokumentów – takich jak pomoc księgowa, praktykanci, zaplecze techniczne, tj. konwertery czy programy typu Saldeo.

Jak wybrać księgowość dla biznesu e-commerce?

Szukając księgowej do obsługi sprzedaży w sieci, nie bój się zadawać pytań. Stawką jest dobrze prowadzona księgowość, a w konsekwencji – spokój i bezpieczeństwo Twojej firmy. Pamiętaj też, żeby współpracę z księgowością traktować długofalowo. Nawet, jeśli dziś nie sprzedajesz produktów za granicę, zabezpiecz się na wypadek, gdybyś chciał/a w przyszłości rozwinąć sprzedaż poza terytorium Polski. Wybrana przez Ciebie księgowość powinna być gotowa na skalowanie Twojego biznesu. Zapewni profesjonalną obsługę firmy, gdy rozwiniesz ją zarówno pod względem liczby transakcji, jak ekspansji na inne kraje UE i poza terytorium UE. Jak znaleźć biuro lub specjalistę, który stanie na wysokości zadania?

1. Zapytaj o doświadczenie w rozliczaniu VAT-OSS oraz w obsłudze sklepów internetowych, platform e-sprzedażowych i marketplace.
2. Szukaj specjalistów którzy stosują nowoczesne rozwiązania (automatyzacje, dokumentacja online). Tradycyjnie rozumiana księgowość spowolni Waszą współpracę.
3. Sprawdź opinie w Google i referencje na stronie www.
4. Upewnij się, czy Twoja potencjalna księgowa dysponuje odpowiednimi narzędziami do obsługi Twojego biznesu.
5. Zapewnij sobie kompleks usług w tym samym miejscu (doradztwo, kadry i płace, dyrektor finansowy).

Artykuł Księgowość dla e-commerce – sprawdź zanim wybierzesz pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Magazyn a ewidencjonowanie towarów i materiałów

Procedury ewidencjonowania towarów ustala ustawa o rachunkowości. Ewidencja towarów pozwala na bieżącą kontrolę przychodów, rozchodów, zapasów oraz wszelkie rozliczenia. Odpowiednio zorganizowany magazyn jest w taki sposób powiązany z systemem księgowym, by wszelkie operacje dało się przejrzyście i na bieżąco ujmować w księgach rachunkowych. Z kolei źle zewidencjonowane operacje obrotu towarów bardzo trudno jest naprawić. Dlatego magazynowanie w e-sklepie powinno być tak przemyślane, aby maksymalnie usprawnić pracę działowi księgowemu.

Magazyn a szybkie zwroty

Możliwość szybkiego i bezproblemowego zwrotu towaru do sklepu internetowego zyskała w ostatnich latach na znaczeniu. Co więcej, stała się jednym z czynników decydujących o wyborze danego e-sklepu. A jak wiadomo, nie ma szybkich zwrotów bez sprawnego funkcjonowania magazynu. Aby wprowadzić zwrot towaru do ewidencji, najpierw powinien być on przyjęty, odpowiednio oznaczony i uwzględniony w stanie magazynowym.

Magazyn a obowiązki sprawozdawcze

Stany magazynowe mają swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniach finansowych. Powinna to potwierdzać każdorazowo przeprowadzona inwentaryzacja. Wszelkie nieścisłości (braki lub nadwyżki) należy wykazać w stosownych dokumentach. Przy dobrze prowadzonym magazynie ryzyko wykrycia nieścisłości dopiero w toku inwentaryzacji jest niskie, a wszelkie braki i nadwyżki są znajdowane i odnotowywane na bieżąco. 

W Chandon Waller & Partner obsługujemy wszystkie platformy e-sprzedażowe, bazujące na różnych systemach ERP. Nasze doświadczenie pokazuje, jak bardzo przemyślany sposób magazynowania ułatwia nie tylko prowadzenie rachunkowości, ale i samo funkcjonowanie sklepu. Pomagaliśmy kilku naszym klientom naprawiać nieprawidłowości, które narosły wskutek chaotycznego prowadzenia magazynu – lub wręcz jego braku. Wyprowadzanie księgowości na prostą jest w takich przypadkach skomplikowanym, długotrwałym procesem. Warto zniwelować źródło tych problemów u źródła, stawiając na przejrzysty system magazynowania.

Prowadzisz e-sklep i chciałbyś uporządkować swoją księgowość, aby dawała Ci wiarygodne dane? Zgłoś się do nas – pomożemy, e-commerce to nasza specjalność:) 

Artykuł 3 powody, dla których dobrze zorganizowany magazyn jest must have w księgowości e-commerce pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zmiany dotyczące „towaru zgodnego z umową”

Przepisy dotyczące reklamacji i rękojmi umiejscowiono bezpośrednio w ustawie o prawach konsumenta. Stworzono przy tym dokładniejszą niż dotychczas definicję „towaru zgodnego z umową”. Wbrew pozorom, takie rozwiązanie chroni nie tylko konsumenta. Dzięki temu możesz nie tylko bronić się przed nieuzasadnionymi roszczeniami nabywcy. Co więcej, dysponujesz teraz narzędziami, aby tak doprecyzować ofertę, by nie budziła żadnych wątpliwości. Cytując art. 43, za towar jest zgodny z umową, jeśli jego:

1) opis, rodzaj, ilość, jakość, kompletność i funkcjonalność, a w odniesieniu do towarów z elementami cyfrowymi – również kompatybilność, interoperacyjność i dostępność aktualizacji;

2) przydatność do szczególnego celu, do którego jest potrzebny konsumentowi, o którym konsument powiadomił przedsiębiorcę najpóźniej w chwili zawarcia umowy i który przedsiębiorca zaakceptował.

Ponadto towar, aby został uznany za zgodny z umową, musi:

1) nadawać się do celów, do których zazwyczaj używa się towaru tego rodzaju, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, norm technicznych lub dobrych praktyk;

2) występować w takiej ilości i mieć takie cechy, w tym trwałość i bezpieczeństwo, a w odniesieniu do towarów z elementami cyfrowymi – również funkcjonalność i kompatybilność, jakie są typowe dla towaru tego rodzaju i których konsument może rozsądnie oczekiwać, biorąc pod uwagę charakter towaru oraz publiczne zapewnienie złożone przez przedsiębiorcę, jego poprzedników prawnych lub osoby działające w ich imieniu, w szczególności w reklamie lub na etykiecie, chyba że przedsiębiorca wykaże, że:

a) nie wiedział o danym publicznym zapewnieniu i oceniając rozsądnie, nie mógł o nim wiedzieć,

b) przed zawarciem umowy publiczne zapewnienie zostało sprostowane z zachowaniem warunków i formy, w jakich publiczne zapewnienie zostało złożone, lub w porównywalny sposób,

c) publiczne zapewnienie nie miało wpływu na decyzję konsumenta o zawarciu umowy;

3) być dostarczany z opakowaniem, akcesoriami i instrukcjami, których dostarczenia konsument może rozsądnie oczekiwać;

4) być takiej samej jakości jak próbka lub wzór, które przedsiębiorca udostępnił konsumentowi przed zawarciem umowy, i odpowiadać opisowi takiej próbki lub takiego wzoru”.

Nowe obowiązki sprzedawcy w e-commerce

1. Jesteś zobowiązany poinformować kupującego, czy produkt jest sprzedawany przez firmę czy osobę prywatną. Pomoże to wyeliminować ewentualne nieporozumienia związane z interpretacją ustawy o prawach konsumenta.
2. Przed zawarciem umowy podaj klientowi numer telefonu lub inne dane do kontaktu.
3. Masz teraz skrócony czas z 30 dni do 14 dni na ustosunkowanie się do reklamacji. Po upływie 14 dni konsument może uznać reklamację za uwzględnioną.
4. Tworząc promocję cenową, jesteś zobligowany podać najniższą cenę obowiązującą przez ostatnie 30 dni. Nabywca w ten sposób będzie wiedział, jaka jest rzeczywista obniżka ceny.
5. Ponosisz odpowiedzialność za wady towaru ujawnione w ciągu dwóch lat od momentu jego dostarczenia do konsumenta (w przypadku treści i usług cyfrowych domniemanie braku zgodności obowiązuje tylko przez rok od momentu dostarczenia).
6. Umożliwiając konsumentom dostęp do wystawiania opinii o swoich produktach, musisz wykazać, czy i w jaki sposób je weryfikujesz. Ma to na celu sprawdzenie, czy opinie faktycznie pochodzą od osób, które są nabywcami bądź użytkownikami produktu.
7. Jeśli na cenę produktu będzie miało wpływ zautomatyzowane podejmowanie decyzji, informuj o tym nabywcę. Chodzi o przypadki indywidualnego dostosowania ceny do konkretnego użytkownika na podstawie jego dotychczasowych zachowań konsumenckich lub wielkości miejscowości.

Nowe obowiązki dostawcy treści cyfrowych

Ustawodawca rozróżnił dwa pojęcia: usługi cyfrowe oraz treści cyfrowe. Usługami są m.in. wymiana treści audio i video oraz wytwarzanie, przetwarzanie przechowywanie plików i danych w sieci (m.in. w chmurze). Treściami cyfrowymi są dane wytwarzane oraz dostarczane w formie cyfrowej (programy, aplikacje, e-booki, pliki audiowizualne).

W ich przypadku zgodność z umową może być:

• subiektywna – spełnia oczekiwania odbiorców w zakresie możliwości ich wykorzystania do zwyczajowo przyjętych celów, ich funkcjonalności, kompatybilności, dostępności czy bezpieczeństwa;
• obiektywna – ilość, jakość, funkcjonalność i zgodność z bieżącymi aktualizacjami.

Jeśli chodzi o usługi cyfrowe – konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy. Gdy z kolei chodzi o treści cyfrowe – konsument nie ma prawa odstąpienia od umowy pod warunkiem, że został o tym poinformowany i przyjął to do wiadomości.

W związku z powyższym dostawcy treści cyfrowych muszą zautomatyzować proces sprzedaży. Dobrze byłoby, żeby system wysyłał potwierdzenie, że nabywca przyjął do wiadomości informację o braku takiego prawa.

Nowe obowiązki administratorów e-platform

1. Każdorazowo uzyskuj numer identyfikacyjny, który będzie używany do prowadzenia wewnętrznego rejestru.
2. Szczegółowo weryfikuj dane sprzedających (lub zoptymalizuj swój system, by prawidłowo zaciągał dane do rejestru). Wśród danych powinny znaleźć się m.in. imię, nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP, kraj rezydencji podatkowej, łączna liczba transakcji.
3. Działaj zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz RODO.
4. Informuj konsumentów o tym, jakie parametry decydują o kolejności wyświetlania się produktów.
5. Jeśli sprzedawca nie jest przedsiębiorcą, kupujący musi być o tym poinformowany.

Warto dodać, że obowiązek sprawozdawczy nie dotyczy sprzedawców dokonali mniej niż 30 transakcji bądź zarobili mniej niż 2000 euro w danym okresie sprawozdawczym.

Nowe obowiązki dostawców usług e-płatniczych

Ustawodawca, aby wzmocnić kontrolę podatkową nad sprzedawcami (VAT), zobligował banki, agencje kredytowe i platformy typu PayPal do prowadzenia rejestru i przechowywania danych. Od 2023 roku mają one:

1. Obowiązek prowadzenia ewidencji płatności dotyczących handlu transgranicznego.
2. Obowiązek gromadzenia informacji o sprzedawcach zajmujących się handlem międzynarodowym.
3. Obowiązek gromadzenia informacji o użytkownikach, którzy dokonują min. 25 transakcji transgranicznych na kwartał.

Zapraszamy do obserwowania nas na Facebooku, LinkedInie i Instagramie.

Artykuł Zmiany dotyczące sektora e-commerce od 2023 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.