Przechowywanie sprawozdań finansowych

Od 2019 roku, kiedy znowelizowano ordynację podatkową, nie trzeba już przechowywać bilansów ani rachunków zysków i strat do końca istnienia firmy. Czas ich obligatoryjnego przechowywania skrócono do 5 lat.

To oznacza, że w 2024 roku można wrzucić do niszczarki sprawozdania finansowe z 2018 roku (złożone w 2019 roku) oraz wszystkie wcześniejsze sprawozdania.

Przechowywanie pozostałych dokumentów księgowych

Jak wygląda termin „przydatności” innych dokumentów księgowych?

• Księgi rachunkowe – minimum 5 lat (wg ustawy o rachunkowości);
• Dowody księgowe wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia złożenia podsumowania sprawozdania finansowego w roku finansowym (pod warunkiem, że klienci – powiernicy aktywów objętych sprzedażą detaliczną są już rozliczeni);
• Karty wynagrodzeń pracowników – minimum 5 lat (o czym stanowią przepisy podatkowe, emerytalne, rentowe);
• Dokumentacja księgowa środków trwałych w budowie (w tym umowy kredytowe, pożyczkowe) – 5 lat;
• Dokumenty dotyczące przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, inwentaryzacji i pozostałe dokumenty księgowe – minimum 5 lat;
• Dokumentacja reklamacji i rękojmi – minimum rok po utracie terminu rękojmi lub uwzględnieniu reklamacji.

Okres przechowywania

Należy pamiętać, że czas przechowywania dokumentów liczy się od roku kalendarzowego w którym zostały złożone– nie od roku, którego dotyczą. To oznacza, że (przykładowo) sprawozdanie finansowe za 2019 rok złożone w 2020 roku może być zniszczone dopiero w 2025 roku.

Artykuł Archiwum firmowe – tych dokumentów księgowych nie usuwaj w 2024 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.