Urlop to nie tylko prawo każdego pracownika, ale również kluczowy element strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Dobrze zaplanowane urlopy to gwarancja ciągłości pracy, optymalnego wykorzystania potencjału zespołu oraz zadowolenia pracowników. Co więcej, skuteczne planowanie pozwala uniknąć sytuacji kryzysowych, takich jak niedobory kadrowe w kluczowych momentach.

Podstawy prawne planowania urlopów

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy, pracodawca ustala plan urlopów, uwzględniając wnioski pracowników oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy. Plan ten nie musi jednak obejmować 4 dni urlopu na żądanie. Co ważne, planowanie urlopów nie jest obligatoryjne w każdym przypadku. Pracodawca może zrezygnować z tworzenia planu, jeśli:

• w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• działająca organizacja związkowa wyrazi zgodę na rezygnację z planu.

W takich przypadkach terminy urlopów ustala się indywidualnie z każdym pracownikiem.

Kiedy najlepiej tworzyć plan urlopów?

Choć przepisy nie wskazują konkretnego terminu, najlepszym momentem na przygotowanie planu jest koniec roku kalendarzowego poprzedzającego okres urlopowy. Oznacza to, że plan na rok następny warto mieć gotowy do 31 grudnia.

Jak powinien wyglądać plan urlopów?

Dobry plan urlopowy powinien zawierać:

• terminy urlopów wypoczynkowych,
• dane pracowników (imię, nazwisko, dział),
• zasady zmiany planu w przypadku nieprzewidzianych sytuacji,
• sposób komunikacji planu z pracownikami.

Warto pamiętać, że zgodnie z prawem przynajmniej jedna część urlopu powinna obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

5 najczęstszych błędów przy planowaniu urlopów:

1. Brak komunikacji z zespołem przy ustalaniu terminów.
2. Niedostosowanie planu do sezonowości biznesu.
3. Nieuwzględnianie projektów i terminów kluczowych dla działalności firmy.
4. Zbyt późne rozpoczęcie planowania (np. w lutym lub marcu danego roku).
5. Traktowanie urlopów jako przykrego obowiązku, zamiast jako narzędzia motywacyjnego.

Jak pogodzić potrzeby pracowników i interes firmy?

• Zapewnij jasne kryteria planowania (np. kolejność zgłoszeń, rotacja, zasada “fair share”).
• Wykorzystaj systemy informatyczne do planowania (np. tomHRM, Kadromierz).
• Pozostaw margines elastyczności na sytuacje losowe.

Wpływ pracy zdalnej i hybrydowej na planowanie urlopów

W dobie pracy hybrydowej warto przemyśleć nowe podejście do zarządzania obecnością. Choć elastyczność pracy pozornie ogranicza potrzebę urlopu, pracownicy nadal potrzebują realnego odpoczynku od obowiązków. Pracodawca powinien dbać, by pracownicy korzystali z urlopu, nawet jeśli część pracy wykonują z domu.

Przykładowy harmonogram urlopów (fragment):

Korzyści płynące z efektywnego planowania urlopów

1. Zapewnienie ciągłości pracy – brak niespodziewanych braków kadrowych.
2. Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi – możliwość planowania projektów i zadań.
3. Zadowolenie pracowników – poczucie docenienia i możliwość wypoczynku.
4. Uniknięcie konfliktów – przejrzyste zasady planowania eliminują nieporozumienia.

Urlop to nie tylko czas odpoczynku, ale też strategiczne narzędzie zarządzania personelem. Dobrze przygotowany plan urlopów to inwestycja w stabilność działania firmy, zaangażowanie zespołu i spokojną atmosferę pracy. Planuj z wyprzedzeniem, zgodnie z przepisami i w duchu partnerstwa – a Twój zespół to doceni.

Artykuł Urlop wypoczynkowy pod kontrolą: jak planować zgodnie z prawem i efektywnie? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Dlaczego staż pracy jest tak ważny?

Staż pracy to nie tylko liczba lat przepracowanych na etacie. Ma on bowiem kluczowe znaczenie dla wielu uprawnień pracowniczych, które wpływają na życie zawodowe. Prawo do urlopu, okres wypowiedzenia czy wysokość odprawy w przypadku zwolnień grupowych – wszystko to zależy od stażu. A więc im dłużej ktoś pracuje, tym większe przywileje mu przysługują. Nowelizacja Kodeksu pracy ma na celu umożliwienie przedsiębiorcom i osobom pracującym na umowach cywilnoprawnych korzystania z tych samych uprawnień.

Obecnie prowadzenie działalności gospodarczej nie wlicza się do stażu pracy. Osoby, które przez lata budowały własne firmy lub pracowały na umowach zlecenia, są wykluczone z wielu korzyści, które przysługują tradycyjnym pracownikom etatowym. To ma się zmienić.

Co się zmieni?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad projektem zmian, które zakładają dodanie do Kodeksu pracy artykułu obejmującego okresy działalności gospodarczej oraz inne formy pracy, takie jak umowy cywilnoprawne.

Nowe przepisy pozwolą na wliczenie do stażu pracy:

– Prowadzenia działalności pozarolniczej (w tym indywidualnej działalności gospodarczej),

– Pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, umowy agencyjne),

– Pełnienia funkcji posła, senatora lub członka Parlamentu Europejskiego,

– Odpłatnej pracy podczas odbywania kary pozbawienia wolności,

– Czynnej służby wojskowej.

W praktyce oznacza to, że osoby prowadzące działalność gospodarczą lub pracujące na umowach zlecenia będą mogły zaliczyć te okresy do swojego stażu pracy. To przełoży się na większe prawa, takie jak dłuższy urlop wypoczynkowy czy wyższa odprawa w przypadku zwolnień.

Dlaczego te zmiany są potrzebne?

Polski rynek pracy dynamicznie się zmienia, a tradycyjne formy zatrudnienia nie są już jedyną opcją. Coraz więcej osób pracuje na umowach cywilnoprawnych lub prowadzi własne firmy. Obecne przepisy nie uwzględniają tych zmian, co prowadzi do nierówności. Eksperci od lat podkreślają, że przedsiębiorcy są dyskryminowani, ponieważ nie mogą wliczyć lat prowadzenia firmy do stażu pracy, co pozbawia ich wielu uprawnień.

Nowelizacja ma na celu naprawienie tych nierówności i wprowadzenie sprawiedliwości na rynku pracy. Przedsiębiorcy oraz osoby pracujące na innych formach umów zyskają te same prawa, co pracownicy etatowi, a ich doświadczenie zawodowe zostanie docenione.

Jakie to oznacza zmiany dla pracowników i pracodawców?

Zmiany te to jasny sygnał, że rząd dostrzega ewolucję rynku pracy. Dzięki nowym przepisom pracownicy zyskają możliwość wliczenia całego swojego doświadczenia zawodowego do stażu pracy, niezależnie od formy zatrudnienia. To nie tylko uczciwe, ale również motywujące. Pracownicy będą mieli dostęp do dodatkowych praw, które dotąd przysługiwały wyłącznie etatowcom, takich jak dłuższy urlop czy wyższa odprawa w przypadku zwolnienia.

Pracodawcy będą musieli dostosować swoje polityki kadrowe do nowych regulacji. Firmy, które współpracują z przedsiębiorcami lub zatrudniają pracowników na umowy cywilnoprawne, mogą odczuć wzrost kosztów, ale w dłuższej perspektywie mogą zyskać na lojalności i większej motywacji pracowników.

Co dalej?

Projekt nowelizacji został wpisany do wykazu prac legislacyjnych i trafi do Sejmu w III kwartale 2024 roku. Planowane wejście w życie nowych przepisów przewidziane jest na 2026 rok, a co istotne – nowe regulacje będą działały wstecz. Oznacza to, że nawet okresy prowadzenia działalności sprzed wejścia w życie ustawy będą mogły zostać wliczone do stażu pracy.

Czy to faktyczna rewolucja?

Zdecydowanie tak. Wprowadzenie tych zmian w Kodeksie pracy to duży krok w kierunku bardziej zrównoważonego i sprawiedliwego rynku pracy. Przepisy będą dostosowane do współczesnych realiów, w których różnorodność form zatrudnienia jest normą. Uwzględnienie działalności gospodarczej oraz innych form zatrudnienia w stażu pracy zapewni równość dla wszystkich pracowników i wpłynie na poprawę jakości pracy.

Jeśli planowane zmiany wejdą w życie, polski rynek pracy stanie się bardziej elastyczny, otwarty i sprawiedliwy. To ważny krok, który może zmienić zasady gry dla tysięcy przedsiębiorców i pracowników w całym kraju. O ustawie możecie przeczytać na stronie gov.pl.

Wypełnij formularz kontaktowy, aby dowiedzieć się więcej!

Artykuł Rewolucyjne zmiany w Kodeksie pracy: Działalność gospodarcza wliczana do stażu pracy pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

• gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

• orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
• upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.

Artykuł Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Urlop opiekuńczy

5 dni urlopu opiekuńczego przysługuje pracownikowi w skali roku. Rozwiązanie to ma zastosowanie w sytuacji, gdy członek rodziny lub osoba pozostająca we wspólnym gospodarstwie domowym potrzebuje osobistej opieki lub wsparcia okołomedycznego. Urlop można wykorzystać jednorazowo lub w częściach. Pracodawca udziela urlopu opiekuńczego na podstawie wniosku dostarczanego minimum 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z niego. Wniosek powinien zawierać takie dane jak:

• imię i nazwisko osoby wymagającej wsparcia,
• przyczynę konieczności sprawowania nad nią opieki,
• stopień pokrewieństwa,
• adres jej zamieszkania, gdy nie jest członkiem rodziny.

Za ten czas pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Działanie siły wyższej rozumiane jest jako pilne sprawy rodzinne (choroba, wypadek). W takich sytuacjach pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy (2 dni/16 godzin). Pracodawca jest obowiązany go udzielić na podstawie wniosku dostarczonego najpóźniej w pierwszym dniu korzystania z niego. Za ten czas wypłaca 50% wynagrodzenia.

Urlopy rodzicielskie

Urlop rodzicielski ulega wydłużeniu:

• w przypadku urodzenia jednego dziecka – do 41 tygodni,
• w przypadku porodu mnogiego  – do 43 tygodni,
• w przypadku wad prenatalnych lub nieuleczalnej choroby zagrażającej życiu – do 65/67 tygodni.

Każdemu z rodziców jest również gwarantowane wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymienionego wyżej wymiaru urlopu. Urlop jest nieprzenaszalny na drugiego z rodziców. Ma za niego przysługiwać zasiłek w wysokości 70% podstawowego wymiaru wynagrodzenia.

Warunki korzystania z urlopu:

• jednorazowo lub nie więcej niż w 5 częściach
• najpóźniej do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Rodzic ma także możliwość łączyć urlop rodzicielski z wykonywaniem pracy. Urlop będzie wówczas ulegał wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru wykonywanej pracy, jednak nie dłużej niż:

• do 82 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
• do 86 tygodni – w przypadku porodu mnogiego,
• 130/134 tygodni – w przypadku rodziców posiadających zaświadczenie o ciężkiej niepełnosprawności dziecka lub jego nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu.

Pracownicy, którzy adoptowali dziecko lub zgłosili się jako rodzina zastępcza, również mogą liczyć na urlop rodzicielski w wymiarze:

• 41 tygodni – w przypadku jednego dziecka,
• 43 tygodnie – w przypadku dwojga lub więcej dzieci,
• 38 tygodni – w przypadku dziecka starszego,

Wymiar urlopu rodzicielskiego w przypadku, gdy pracownik wziął na wychowanie dziecko z ciężkim upośledzeniem lub chorobą zagrażająca życiu zwiększa się do 65/67 tygodni (w przypadku starszego dziecka – do 62 tygodni).

Urlop można wykorzystać jednorazowo lub w nie więcej niż 5 częściach.

Urlop wychowawczy

Pracownik, któremu przysługuje prawo do urlopu wychowawczego może skorzystać z alternatywnej opcji – obniżenia wymiaru czasu pracy. Takie rozwiązanie można zastosować w okresie, w którym pracownik mógłby korzystać z tego urlopu. Warunki korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy:

• do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 r.ż.,
• wymiar czasu pracy nie mniejszy niż połowa pełnego wymiaru,
• złożenie wniosku w formie papierowej lub elektronicznej.

Zasiłek macierzyński

Miesięczny zasiłek macierzyński ma wynosić 70% podstawy wymiaru zasiłku (dotyczy całego okresu pobierania zasiłku – wcześniej było to 100% podstawy przez pierwsze 6 tygodni i 60% podstawy wymiaru zasiłku za pozostałą część urlopu).

Jak pisaliśmy wyżej, 70%-owy zasiłek macierzyński będzie mogło pobierać oboje rodziców korzystających z urlopu rodzicielskiego.

Wniosek o elastyczną organizację pracy dla pracowników wychowujących dziecko do lat 8

Nowe przepisy utworzono dla pracowników wychowujących dzieci do 8 r. ż. Mogą oni złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy 21 dni przed planowanymi zmianami. Elastyczną organizację pracy można rozumieć jako:

• pracę zdalną,
• obniżony wymiar czasu pracy,
• indywidualny rozkład czasu pracy (elastyczne godziny rozpoczęcia).

Pracodawca musi się ustosunkować do wniosku w ciągu 7 dni od jego otrzymania.

Ochrona pracowników

Warto tu dodać, że nowelizacja Kodeksu Pracy wprowadza ochronę pracowników korzystających z uprawnień pracowniczych. Pracownik, którego prawa zostaną naruszone przez pracodawcę, ma prawo do odszkodowania. Kodeks Pracy wprowadza też sankcje za:

• nieinformowanie pracownika o warunkach jego zatrudnienia,
• nieudzielenie odpowiedzi na wniosek o zmianę rodzaju umowy,
• nieinformowanie o przyczynie odmowy.

Artykuł Nowelizacja Kodeksu Pracy – urlopy i zwolnienia od pracy pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zacznijmy od ustalenia komu należy się wyższy (26 dni) wymiar urlopu?

Wymiar dostępnych dni urlopowych jest uzależniony od stażu pracy i wynosi odpowiednio:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Okazuje się jednak, że pracownik wcale nie musi pracować 10 lat, aby nabyć prawo do urlopu w wyższym wymiarze.

Do stażu pracy wlicza się bowiem okresy nauki.

Z uwagi na tytuł ukończenia:

• zasadniczej szkoły zawodowej dodajemy do stażu 3 lata;
• średniej szkoły zawodowej + 5 lat;
• szkoły ogólnokształcącej + 4 lata;
• szkoły policealnej + 6 lat;
• szkoły wyższej + 8 lat (uprawnia do tego już tytuł licencjata).

Oprócz okresów zatrudnienia i nauki do stażu urlopowego zalicza się:

• okres prowadzenia gospodarstwa rolnego;
• okres odbywania służby wojskowej;
• okres pracy za granicą;
• okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych lub stypendium.

Ważne! Nie wliczamy do stażu urlopowego okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Co w sytuacji gdy pracownik przepracował tylko kilka dni w miesiącu?

Jaki wymiar urlopu mu przysługuje?

Przyjmijmy, że pracownik przepracował w danej firmie tylko 7 dni (od 10 do 16 lutego) na cały etat (8 godzin dziennie), z czego 2 dni to sobota i niedziela. Ile dni urlopowych mu przysługuje?

Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Liczba należnych pracownikowi dni urlopu zależy czy od tego, czy przed 10tym lutego świadczył gdzieś pracę na podstawie umowy o pracę.

W razie ustania lub nawiązania z pracownikiem umowy w trakcie roku ma on prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego okresu. Za każdy miesiąc pracy powinien otrzymać 1/12 z przysługującego mu wymiaru 20 lub 26 dni. Nie ma tu znaczenia, czy pracownik w danym miesiącu przepracował cały miesiąc czy tylko jego część. Ważne jest natomiast, że w danym miesiącu pozostawał w zatrudnieniu, gdyż urlop zaokrągla się do pełnego miesiąca pracy.

Istotne jest czy przed rozpoczęciem pracy (przed 10 lutego) r. pracownik świadczył pracę u innego pracodawcy. Jeżeli przed podjęciem pracy pracownik był zatrudniony w innym miejscu pracy, w obecnym nie otrzyma już urlopu. Natomiast w sytuacji gdy praca rozpoczęta 10 lutego była dla pracownika pierwszą pracą w tym miesiącu, należy mu udzielić urlopu za 1 miesiąc.

Zasady wyliczania dwunastej części urlopu

1/12 z 26 dni urlopu to dokładnie 2,16 dnia wolnego przysługującego pracownikowi. Jeśli jest to pierwsza praca danej osoby, nie zaokrąglamy w górę, czyli pracownikowi przysługują dwa dni urlopu.

Jeśli nie jest to pierwszy rok pracy możemy zaokrąglić w górę do 3 dni urlopu na podstawie wykładni z 5 lipca 2010 roku: ZN GPP-110-4560-41-1/10/PE/RP.

Artykuł Jak wyliczyć wymiar urlopu? Sprawdź! pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.