Kroki przekazania księgowości

1. Ocena potrzeb i wyboru partnera

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza powodów, dla których Twoja firma decyduje się na zmianę księgowości. Mogą to być różne czynniki, takie jak redukcja kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy czy odciążenie wewnętrznego zespołu. Następnie należy dokładnie przeanalizować ofertę biur rachunkowych i wybrać partnera, który najlepiej odpowiada potrzebom firmy. Warto zwrócić uwagę na to, jak długo biuro jest obecne na rynku, na liczbę pracujących tam specjalistów, kompleksowość usług (czy oprócz księgowości są tam usługi kadrowo-płacowe, raportowanie, analizy?). Bardzo ważne jest też zadanie sobie pytania, czy biuro spełni Twoje wymagania, gdy już doprowadzisz swoją firmę do momentu o którym marzysz (np. za 2 lata) – tak, aby móc spokojnie kontynuować współpracę?

2. Przygotowanie dokumentacji

Przekazanie księgowości wymaga dokładnego przygotowania dokumentacji dotyczącej finansów firmy. To obejmuje dokumentację (zarówno papierową, jak i tę na plikach elektronicznych), ale też historię księgową Twojej firmy w ramach bazy księgowej z systemu księgowego. Dokumentacja ta będzie podstawą dla nowego biura rachunkowego do poprawnego kontynuowania obsługi księgowej lub weryfikacji dotychczasowych zapisów.

3. Umowa i poufność

Przed przystąpieniem do współpracy z nowym biurem rachunkowym konieczne jest podpisanie umowy regulującej zakres usług, warunki finansowe oraz kwestie poufności. W umowie powinny zostać jasno określone obowiązki obu stron m.in. terminy i sposób dostarczania dokumentów, okres wypowiedzenia, odpowiedzialność w razie kontroli.

4. Przekazanie danych

Kiedy umowa zostanie podpisana, musisz dostarczyć nowemu biuru rachunkowemu dostęp do swoich danych finansowych. To może obejmować przekazanie dostępu do systemów księgowych, wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych istotnych źródeł informacji (m.in. umowy kredytowe, leasingowe).

5. Okres przejściowy

Wprowadzenie nowego biura rachunkowego do specyfiki finansów firmy może wymagać trochę czasu. W tym okresie warto zapewnić stały kontakt i współpracę, aby uniknąć błędów i zminimalizować zakłócenia w funkcjonowaniu księgowości. W zależności od skomplikowania i ilości zapisów księgowych w firmie, okres ten może trwać od 3 do nawet 7 miesięcy.

6. Monitorowanie działań

Po przekazaniu księgowości ważne jest regularne monitorowanie jakości usług świadczonych przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Takie działania kontrolne pomagają upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami i ewentualnie wprowadzić korekty w procesie.

7. Dostęp do danych

Chociaż przekazano księgowość firmie zewnętrznej, nadal pozostajesz odpowiedzialny/-a za swoje dane finansowe. Ważne jest, aby mieć dostęp do tych danych w razie potrzeby, na przykład podczas audytu lub kontroli podatkowej.

Aspekty do uwzględnienia:

1. Bezpieczeństwo danych

Zabezpieczenie danych finansowych firmy jest kluczowym aspektem. Przekazując dane innemu biuru rachunkowemu, należy upewnić się, że firma ma odpowiednie procedury i zabezpieczenia, aby chronić te dane przed nieautoryzowanym dostępem.

2. Komunikacja

Skuteczna komunikacja pomiędzy firmą a biurem rachunkowym jest niezbędna dla prawidłowego przepływu informacji. Otwarta linia komunikacji pomaga rozwiązywać wszelkie wątpliwości i problemy w czasie rzeczywistym.

3. Przekazanie wszystkich istotnych aspektów dot. firmy

Nowe biuro rachunkowe może potrzebować pewnego przeszkolenia dotyczącego specyfiki firmy, jej branży oraz oczekiwań w zakresie obsługi księgowej.

4. Przygotowanie na zmiany

Przekazanie księgowości to duże zmiany wewnątrz firmy. Należy być przygotowanym na dostosowanie się do nowych procedur i sposobów pracy. Można ten czas również wykorzystać na ułożenie procesów wewnętrznych w organizacji, jeśli coś wymaga ulepszenia.

5. Ocena efektywności

Po pewnym czasie od zawiązania współpracy, ważna jest ocena efektywności outsourcingu. Pomocne może okazać się pytanie, czy firma rzeczywiście osiągnęła zamierzony cel, czy też może potrzebne są korekty w zakresie usług lub ich poszerzenie.

Outsourcing księgowości może przynieść wiele korzyści firmom, jednak kluczem do sukcesu jest dokładne planowanie, przemyślane wybory i stała współpraca z nowym biurem rachunkowym. Dbałość o płynny przepływ informacji i monitorowanie jakości usług są kluczowymi elementami tego procesu.

Artykuł Jak wygląda proces przekazania księgowości do innego biura rachunkowego pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Ochrona majątku rodzinnego

Fundacja rodzinna umożliwia skonsolidowanie i ochronę majątku rodzinnego. To atrakcyjne rozwiązanie dla przedsiębiorstw rodzinnych, które chcą zachować kontrolę nad swoją firmą i zapewnić długoterminowe bezpieczeństwo finansowe dla rodziny.

Sukcesja i przekazanie majątku za pomocą fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna może ułatwić proces sukcesji i przekazania majątku z pokolenia na pokolenie. Może to pomóc w uniknięciu konfliktów rodzinnych związanych z dziedziczeniem oraz zapewnić kontrolę nad majątkiem i jego odpowiednie zarządzanie. Co ciekawe, może też zabezpieczać majątek przed rozdysponowywaniem go przez prawowitych spadkobierców.

Uczestnictwo w obrocie gospodarczym

Przy stosunkowo niskim funduszu założycielskim (100 000 zł), fundacja rodzinna może uczestniczyć w obrocie gospodarczym poprzez:

• prowadzenie działalności gospodarczej
• bycie wspólnikiem w innych spółkach
• wynajmowanie i dzierżawienie nieruchomości i majątku nieruchomego
• inwestowanie w papiery wartościowe
• udzielanie pożyczek spółkom (w których jest wspólnikiem) i beneficjentom.

Ulgi podatkowe w fundacji rodzinnej

Do założenia fundacji rodzinnej zachęca korzystne opodatkowanie, podobne do estońskiego CIT. W wielkim skrócie, obowiązek zapłaty podatku CIT powstaje dopiero gdy beneficjentom są wypłacane środki. Stawka podatku CIT wynosi 15% i zależy od wysokości środków wypłaconych. Beneficjenci mogą skorzystać z pełnego zwolnienia w PIT bądź zapłacą PIT według stawki 15%.

Ponadto fundacja rodzinna zwolniona jest z podatku od:

• przychodów z zysków kapitałowych
• spadków i darowizn

Działalność charytatywna i odpowiedzialność społeczna

Fundacja rodzinna stanowi doskonałe narzędzie do realizacji celów charytatywnych zgodnie z przyjętymi wartościami. Można ją wykorzystać do wspierania organizacji non-profit, projektów społecznych czy inicjatyw mających na celu poprawę warunków życia lokalnej społeczności. Jest to również sposób na budowanie pozytywnego dziedzictwa rodzinnego.

Prywatność i dyskrecja

Fundacja rodzinna może zapewnić większą prywatność i dyskrecję w zarządzaniu majątkiem. W przeciwieństwie do innych struktur prawnych, fundacje rodzinne często umożliwiają zachowanie anonimowości w kontekście posiadania i zarządzania majątkiem, co może być ważne dla niektórych rodzin.

Ochrona przed wierzycielami

Taka forma działalności pozwoli uchronić majątek przed wierzycielami. Kapitał, który fundator wniósł do fundacji rodzinnej nie podlega windykacji. Dłużnik może więc zabezpieczyć w fundacji swoje dobra, bo nie wejdą one w skład masy upadłościowej.

Warto jednak pamiętać, że zakładanie fundacji rodzinnej wymaga starannego planowania i profesjonalnego doradztwa prawno-podatkowego, aby zapewnić zgodność z przepisami prawnymi oraz dostosowanie struktury fundacji do konkretnych potrzeb i celów rodziny. W Chandon Waller & Partners przeprowadzimy osoby zainteresowane przez cały proces zakładania fundacji rodzinnej.

Zachęcamy do lektury innych artykułów na naszym BLOGU oraz obserwowania mediów społecznych Chandon Waller:

Facebook

Instagram

LinkedIn

Youtube

Artykuł Fundacja rodzinna – 7 korzyści pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.