Brak dokumentacji lub dowodów

• brak udokumentowanych uchybień lub rozmów dyscyplinujących
• brak oceny pracy, notatek służbowych, informacji zwrotnej
• wypowiedzenie lub dyscyplinarka bez uzasadnienia

Ryzyko: pracownik może podważyć zwolnienie, powołując się na brak winy lub brak podstaw. W efekcie sąd może zasądzić odszkodowanie lub przywrócić go do pracy.

Zwolnienie bez odpowiedniej formy

• ustne wypowiedzenie lub brak podpisanej kopii
• pomyłka w długości okresu wypowiedzenia
• niewłaściwe pouczenie o przysługujących środkach prawnych

Ryzyko: wypowiedzenie może zostać uznane za wadliwe formalnie, nawet jeśli było merytorycznie uzasadnione.

Reakcja na „tolerowane” praktyki

Pracodawcy czasami podejmują decyzję o zwolnieniu pracownika za działania, które wcześniej były powszechnie akceptowane, np.:
• elastyczne godziny pracy
• udostępnianie loginów w systemach kasowych
• samowolne zmiany w grafiku

Ryzyko: sądy często uznają, że jeżeli dana praktyka była przez dłuższy czas tolerowana, to nie można jej nagle traktować jako ciężkiego naruszenia obowiązków.

Artykuł szeroko opisujący zagadnienie dostępny tutaj: Zwolnienie dyscyplinarne za tolerowaną praktykę? Sąd Najwyższy mówi: nie

Brak konsultacji z działem kadr lub z prawnikiem

Pracodawcy czasem podejmują decyzję o zwolnieniu spontanicznie – bez konsultacji z osobą odpowiedzialną za kadry lub bez sprawdzenia aktualnego stanu prawnego.

Ryzyko: naruszenie procedur wewnętrznych, przepisów prawa pracy lub zasad współżycia społecznego.

Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu?

Każda decyzja o zwolnieniu powinna być:
• przemyślana i udokumentowana
• zgodna z procedurami zawartymi w regulaminie pracy
• oparta na rzetelnej analizie konkretnego przypadku
• skonsultowana z działem kadr lub biurem rachunkowym prowadzącym obsługę kadrową

Potrzebujesz wsparcia?

Jako biuro rachunkowe zajmujemy się również kompleksową obsługą kadrowo-płacową. Pomagamy pracodawcom w bezpiecznym przeprowadzaniu zwolnień, analizie ryzyka oraz w prowadzeniu pełnej dokumentacji pracowniczej.

• przygotowanie wypowiedzeń zgodnych z Kodeksem pracy
• ocena zasadności rozwiązania umowy
• aktualizacja regulaminów i wzorów dokumentów
• wsparcie przy kontrolach PIP

Powyższy artykuł ma charakter ogólny i informacyjny. W każdej sprawie związanej ze zwolnieniem pracownika rekomendujemy indywidualną analizę sytuacji – najlepiej we współpracy ze specjalistą ds. kadr lub prawnikiem.

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

Artykuł Zwolnienie pracownika – najczęstsze błędy pracodawców i jak ich unikać pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Na czym polega obowiązek pracodawcy?

Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła obowiązki informacyjne pracodawców wobec pracowników. Zgodnie z art. 29 § 3, pracodawcy muszą nie tylko przekazać informacje o warunkach zatrudnienia na początku współpracy, ale także aktualizować je w przypadku jakichkolwiek zmian. Obowiązek ten obejmuje między innymi:

• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• długość okresu wypowiedzenia.

Brak aktualizacji tych informacji w odpowiednim czasie oznacza naruszenie przepisów, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Obowiązek dotyczący urlopu – co musisz wiedzieć?

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi:

• 20 dni – dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
• 26 dni – dla pracowników z co najmniej 10-letnim stażem.

Jednak do stażu pracy wliczane są także okresy nauki. Przykładowo:

• ukończenie szkoły średniej ogólnokształcącej dodaje 4 lata,
• ukończenie studiów wyższych – 8 lat.

Pracodawca ma obowiązek monitorować zmiany w uprawnieniach pracownika i aktualizować jego dokumentację, jeśli zmieni się wymiar urlopu.

Obowiązek związany z okresem wypowiedzenia

Drugim kluczowym elementem jest długość okresu wypowiedzenia, który zmienia się wraz ze stażem pracy u danego pracodawcy:

• 2 tygodnie – dla zatrudnienia krótszego niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 3 lata.

Pracodawca ma obowiązek aktualizować tę informację na bieżąco, aby była zgodna z aktualnym stażem pracy pracownika

Dlaczego warto zadbać o ten obowiązek przed końcem roku?

Koniec roku to moment podsumowań i przygotowań do nadchodzących wyzwań. To również dobry czas, aby upewnić się, że wszystkie obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą zostały spełnione. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować:

• karami finansowymi,
• pogorszeniem relacji z pracownikami,
• problemami podczas kontroli inspekcji pracy.

Aby uniknąć kar i problemów, zaleca się:

1. Regularne przeglądanie dokumentacji kadrowej.
2. Sprawdzanie, czy dane dotyczące wymiaru urlopu i okresu wypowiedzenia są aktualne.
3. Aktualizowanie informacji, jeśli zaszły zmiany w prawach pracownika.

Nie zaniedbuj kluczowego obowiązku pracodawcy przed końcem 2024 roku. Zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na uniknięcie wysokich kar i utrzymanie porządku w dokumentacji pracowniczej. Sprawdź swoje działania już teraz i wejdź w 2025 rok z czystym sumieniem! Skontaktuj się z nami już dziś.

Zmiany wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy – art. 29, art. 36, art. 154 ustawy z 26 czerwca 1974 roku (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465). – więcej informacji na stronie informacyjnej.

Artykuł Nowy obowiązek pracodawcy – sprawdź dokumentację przed końcem 2024 roku, aby uniknąć kary pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Kto to jest sygnalista?

Artykuł Ochrona sygnalistów – nowe obowiązki pracodawcy. Sprawdź czy Cię dotyczą! pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Artykuł Czego nie zrobi za Ciebie Twoja księgowa – błędne przekonania przedsiębiorców pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

• gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

• orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
• upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.

Artykuł Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Jakie koszty pracy zdalnej ponosi pracodawca?

1. związane z instalacją, serwisowaniem i eksploatowaniem narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2. koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (Internet, telefon),
3. inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – tutaj ustawodawca nie definiuje czym są „inne koszty” i pozostawia stronom swobodę w wewnątrzfirmowych ustaleniach.

Jak ustalić czym są „inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej?

1. za pomocą porozumienia:
   – o zasadach wykonywania pracy zdalnej – między pracodawcą a organizacjami związkowymi,
   – o wykonywaniu pracy zdalnej – między pracodawcą a pracownikiem,
2. poprzez regulamin pracy zdalnej, wydany przez pracodawcę,
3. poprzez polecenie – na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną.

W jakiej formie pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu narzędzia pracy lub pokryć koszty eksploatacji narzędzi których nie zapewnił (a które są własnością pracownika). W jakiej formie mogą być pokrywane koszty pracodawcy wymienione w pierwszym akapicie?

1. w formie wypłaty ekwiwalentu (wysokość którego ustalają strony) za użytkowanie przez pracownika narzędzi pracy będących jego prywatną własnością,
2. w formie ryczałtu – jego wysokość regulują prognozowane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika.

Przy ustalaniu wysokości kosztów uwzględnia się:

• normy zużycia narzędzi,
• ich udokumentowane ceny rynkowe,
• normy zużycia energii,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Choć brak jeszcze odgórnie narzuconych regulacji dotyczących dopłat do energii elektrycznej, przewiduje się, że przy 21-dniowym miesiącu pracy zużycie prądu wyniesie ok. 50 zł.

Ryczałt i ekwiwalent za zużycie materiałów a opodatkowanie i oskładkowanie

W związku z tym, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie stanowi przychodu (w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) – nie podlega też opodatkowaniu. Jest także zwolnione z obciążeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W razie pytań i wątpliwości, jesteśmy do Waszej dyspozycji.

Artykuł 3 obowiązkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.