Planowanie pracy a nadgodziny – granica, której nie wolno przekraczać

Przepisy prawa pracy jasno określają, że grafik pracownika musi być dostosowany do obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że nie można planować nadgodzin z wyprzedzeniem – jest to niezgodne z przepisami. Nadgodziny mogą pojawić się tylko w wyjątkowych sytuacjach, jak np. nagła konieczność zapewnienia ciągłości produkcji (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

System równoważny a nadgodziny – kiedy się pojawiają?

W systemie równoważnym pracownik może pracować dłużej niż standardowe 8 godzin, np. 10 czy 12 godzin dziennie, ale nie oznacza to automatycznie nadgodzin. Te występują dopiero po przekroczeniu ustalonego w grafiku czasu pracy.

Wyróżniamy dwa rodzaje nadgodzin:

• Dobowe – gdy pracownik przepracuje więcej godzin, niż przewidziano w harmonogramie na dany dzień.
• Średniotygodniowe – gdy na koniec okresu rozliczeniowego okaże się, że przeciętny tygodniowy wymiar pracy przekroczył 40 godzin.

Kiedy pracownik może liczyć na dodatek za nadgodziny?

Jeśli w danym dniu zaplanowano dla pracownika 8 godzin pracy, a przepracował on 10 godzin, to dwie dodatkowe godziny będą nadgodzinami. Ale jeśli grafik przewidywał 10 godzin pracy, to nadgodziny pojawią się dopiero po przekroczeniu tego czasu.

Przykładowo, jeśli pracownik miał zaplanowane 10 godzin, a faktycznie przepracował 12, to dwie godziny pracy dodatkowej będą uznane za nadgodziny i należy mu się za nie dodatek.

Dodatek 50% czy 100%? To zależy od pory dnia

Wysokość dodatku za nadgodziny zależy od momentu ich przepracowania:

• 50% dodatku – za nadgodziny przypadające w normalnych godzinach pracy (dzień roboczy, pora dzienna).
• 100% dodatku – jeśli nadgodziny przypadają w nocy, niedziele lub święta, które miały być dniem wolnym.

Przykład – nadgodziny w praktyce

Pełnoetatowy pracownik w systemie równoważnym pracuje w porze nocnej od 22:00 do 06:00. 4 grudnia miał zaplanowaną zmianę od 20:00 do 06:00, a następnego dnia również od 20:00 do 06:00. Jednak na polecenie pracodawcy musiał zostać dodatkowe 2 godziny, kończąc pracę dopiero o 08:00. W efekcie przepracował 12 godzin, czyli o 2 godziny więcej niż przewidywał harmonogram

W tym przypadku:

• Nadgodziny przypadały w porze dziennej (od 06:00 do 08:00), więc pracownikowi przysługuje 50% dodatek za te dwie godziny.
• Oprócz tego, za całą 12-godzinną zmianę należy mu się normalne wynagrodzenie.

Co mogą zrobić pracodawcy?

Aby uniknąć problemów z nadgodzinami, pracodawcy powinni:

1. Dostosowywać grafiki do nominalnego wymiaru czasu pracy.
2. Rozważyć wydłużenie okresów rozliczeniowych – np. do 3 czy 4 miesięcy, co pozwala na lepszą organizację pracy.
3. Monitorować przepracowane godziny, aby nadgodziny pojawiały się wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Podsumowanie

System równoważny daje większą elastyczność w planowaniu czasu pracy, ale nie zwalnia z przestrzegania przepisów dotyczących nadgodzin. Pracodawcy muszą uważnie kontrolować harmonogramy, aby nie dopuścić do nieplanowanego przekraczania miesięcznego wymiaru godzin. A jeśli nadgodziny się pojawią – należy pamiętać o właściwym wynagrodzeniu dla pracowników. Bo choć elastyczność to podstawa nowoczesnej produkcji, to zgodność z prawem i uczciwe traktowanie pracowników zawsze powinny być priorytetem.

Aby uzyskać więcej informacji na temat nadgodzin w systemie równoważnym oraz obowiązujących przepisów, odwiedź oficjalną stronę rządową: gov.pl lub skontaktuj się z nami tutaj.

Artykuł Nadgodziny w systemie równoważnym: jak pracodawcy mogą je rozliczać? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

• gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

• orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
• upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.

Artykuł Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Jakie koszty pracy zdalnej ponosi pracodawca?

1. związane z instalacją, serwisowaniem i eksploatowaniem narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2. koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (Internet, telefon),
3. inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – tutaj ustawodawca nie definiuje czym są „inne koszty” i pozostawia stronom swobodę w wewnątrzfirmowych ustaleniach.

Jak ustalić czym są „inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej?

1. za pomocą porozumienia:
   – o zasadach wykonywania pracy zdalnej – między pracodawcą a organizacjami związkowymi,
   – o wykonywaniu pracy zdalnej – między pracodawcą a pracownikiem,
2. poprzez regulamin pracy zdalnej, wydany przez pracodawcę,
3. poprzez polecenie – na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną.

W jakiej formie pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu narzędzia pracy lub pokryć koszty eksploatacji narzędzi których nie zapewnił (a które są własnością pracownika). W jakiej formie mogą być pokrywane koszty pracodawcy wymienione w pierwszym akapicie?

1. w formie wypłaty ekwiwalentu (wysokość którego ustalają strony) za użytkowanie przez pracownika narzędzi pracy będących jego prywatną własnością,
2. w formie ryczałtu – jego wysokość regulują prognozowane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika.

Przy ustalaniu wysokości kosztów uwzględnia się:

• normy zużycia narzędzi,
• ich udokumentowane ceny rynkowe,
• normy zużycia energii,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Choć brak jeszcze odgórnie narzuconych regulacji dotyczących dopłat do energii elektrycznej, przewiduje się, że przy 21-dniowym miesiącu pracy zużycie prądu wyniesie ok. 50 zł.

Ryczałt i ekwiwalent za zużycie materiałów a opodatkowanie i oskładkowanie

W związku z tym, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie stanowi przychodu (w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) – nie podlega też opodatkowaniu. Jest także zwolnione z obciążeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W razie pytań i wątpliwości, jesteśmy do Waszej dyspozycji.

Artykuł 3 obowiązkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

1. Do końca lutego 2023 poinformuj pracowników o wygasaniu dotychczasowych deklaracji oraz o tym, że zostają automatycznie zapisani do PPK. Pamiętaj, że pracodawcy powinni przedstawić pracownikom informację o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK w takiej formie, aby w razie sporu mogli udowodnić, że faktycznie wywiązali się z obowiązku, jaki nakłada na nich ustawa o PPK. Najlepszą opcją jest przedstawić dokument i poprosić o pisemne potwierdzenie zapoznania się z jego treścią.

Kogo należy poinformować?

• uczestników PPK poniżej 55 r.ż. (stan na dzień 31.03.2023), którzy zrezygnowali z wpłat do PPK,
• zatrudnionych poniżej 55 r.ż. (stan na dzień 31.03.2023), którzy zadeklarowali rezygnację z PPK przed zawarciem w ich imieniu umowy o prowadzeniu PPK,
• uczestników PPK/zatrudnionych mających na dzień 1.04.2023 ukończony 55 r.ż. i mogących oszczędzać w PPK wyłącznie po złożeniu stosownego wniosku.

Kogo dotyczy autozapis?

• osób między 18 a 55 r.ż. zatrudnionych na umowę o pracę lub umowę-zlecenie z obowiązkowymi składkami emerytalno-rentowymi,
• uczestników PPK,
• osób, które zostały „zapisane” do PPK, ale złożyły deklarację o rezygnacji przed 1.03.2023,
• osób, które nie stały się uczestnikami PPK z uwagi na zadeklarowanie rezygnacji PRZED dniem, w którym została dla nich zawarta umowa o prowadzenie PPK.

2. Przygotuj dla niezainteresowanych uczestnictwem w PPK nowe deklaracje rezygnacji z wpłat. Deklaracje powinny być złożone przez pracowników nie wcześniej niż 1.03.2023, ale jeszcze przed pierwszym naliczeniem listy płac.

3. Od 1 marca 2023 roku naliczaj wpłaty za osoby, które:

• są między 18 a 55 r.ż. i nie złożyły nowej deklaracji o rezygnacji (osoby, które nie złożyły deklaracji o rezygnacji po 1.03.2023 uczestniczą w PPK w ramach autozapisu),

• przed 1.04.2023 ukończyły 55 r.ż. oraz złożyły wniosek o dokonywanie wpłat do PPK lub wniosek o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK.

4. Między 1 a 15 kwietnia 2023 r. przekaż instytucji finansowej wpłaty obliczone i pobrane z wynagrodzeń wymienionych w punkcie 3 uczestników PPK.

Artykuł Autozapis oraz rezygnacja pracownika z PPK – 4 działania, do których jest zobowiązany pracodawca pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zatrudnienie studenta – umowa zlecenie

Jeśli zatrudniasz studenta, który nie ukończył 26 roku życia, nie masz obowiązku zgłaszania go do ubezpieczeń ZUS. Studenta nie obejmuje też obowiązek podatkowy. Jakie są więc minimalne koszty, które ponosisz jako pracodawca?

MINIMALNE WYNAGRODZENIE BRUTTO

Do 30 czerwca płacisz za godzinę minimum 22,80 zł, a od 1 lipca już 23,50 zł. To jeden z niewielu przypadków, gdy kwota wynagrodzenia brutto jest jednocześnie kosztem całkowitym pracodawcy. Co więcej, również dla studentów kwota brutto jest kwotą do wypłaty.

Kto nie kwalifikuje się do powyższych wyliczeń?

Według ZUS, powyższe wyliczenia nie obowiązują studentów:

• którzy ukończyli 26 rok życia,
• w przerwie między studiami I a II stopnia (pomimo ważnej do 31 października legitymacji),
• studiów podyplomowych i doktoranckich.
• wykreślonych z listy studentów;
• którzy zdali egzamin dyplomowy.

Twoim obowiązkiem jest więc zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczeń społecznych dzień po:

• ukończeniu 26 roku życia,
• obronie pracy dyplomowej,
• po wykreśleniu z listy studentów.

Zatrudnienie studenta – umowa o pracę

Inaczej w świetle ubezpieczeń jest traktowany student do 26 r.ż. zatrudniony na umowie o pracę. W tym przypadku jego wyliczenia nie różnią się od wyliczeń dla innych pracowników. Jesteś wiec zobowiązany do uiszczania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Świadczeń Pracowniczych.

UMOWA O PRACĘ

Umowa o pracę + umowa zlecenie

Tutaj kwestia oskładkowania studenta jest bardziej złożona.

1). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest już u Ciebie zatrudniony na umowie o pracę – podstawę oskładkowania stanowi SUMA wynagrodzeń z tytułu UoP i UZ.

2). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest zatrudniony na umowie o pracę gdzieś indziej, jesteś zwolniony z opłacania składek ZUS.

Artykuł Ile kosztuje zatrudnienie studenta? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.