Co to jest klauzula rzeczywistego właściciela?

Klauzula rzeczywistego właściciela (BO) to warunek, który trzeba spełnić, aby móc skorzystać z preferencyjnej stawki podatku u źródła lub zwolnienia na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) lub dyrektyw unijnych (PS/IR).

Zgodnie z objaśnieniami z 2025 r. status BO wymaga spełnienia trzech przesłanek:
• odbiorca otrzymuje należność dla własnej korzyści i samodzielnie decyduje o jej przeznaczeniu,
• nie ma obowiązku przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi,
• prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby.

Co się zmieniło w 2025 roku?

1. Uściślenie definicji rzeczywistego właściciela

Objaśnienia potwierdzają, że niespełnienie jednej z przesłanek oznacza utratę prawa do preferencji podatkowej. Szczególną uwagę zwrócono na spółki holdingowe i podmioty pośredniczące – bez realnej substancji ekonomicznej nie będą uznane za rzeczywistego właściciela.

2. Nowe podejście do dzielonego substratu

Firmy działające w ramach grup kapitałowych mogą korzystać z tzw. dzielonego substratu majątkowo-osobowego. Oznacza to, że zasoby takie jak biuro czy personel mogą być współdzielone w grupie, jeśli faktycznie służą prowadzeniu działalności gospodarczej i zarządzaniu należnością dla własnej korzyści.

3. Dokładniejsza weryfikacja przez płatników

Nowe objaśnienia nakładają większe obowiązki w zakresie należytej staranności. Płatnik musi weryfikować m.in.:
• strukturę właścicielską kontrahenta,
• przepływy finansowe i marże,
• faktyczne zasoby i decyzje zarządcze,
• ponoszone ryzyko gospodarcze.

4. Usługi niematerialne bez obowiązku badania BO

Objaśnienia potwierdzają, że klauzuli BO nie stosuje się do usług niematerialnych (np. doradczych, marketingowych), które są opodatkowane jako zysk przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami UPO.

Jak wdrożyć nowe zasady w firmie?

Ministerstwo Finansów rekomenduje wdrożenie procedury należytej staranności, która:
• określi jasne obowiązki weryfikacyjne dla działu księgowości i compliance,
• zapewni archiwizację dokumentacji: oświadczeń BO, certyfikatów rezydencji, dowodów faktycznej działalności,
• ograniczy ryzyko sporów z organami podatkowymi.

Praktyczne wskazówki

Dla bezpieczeństwa warto:
• przygotować checklistę badania statusu BO przy każdej wypłacie dywidendy, odsetek lub należności licencyjnych,
• zaktualizować wewnętrzne procedury i umowy zgodnie z objaśnieniami z 3 lipca 2025 r.,
• regularnie przeglądać dokumentację i potwierdzenia od kontrahentów.

A więc.. kontrole i prodecury

Zmiany w podejściu do klauzuli rzeczywistego właściciela to kolejny krok w uszczelnianiu systemu podatku u źródła. Firmy muszą być przygotowane na dokładniejsze kontrole i konieczność posiadania solidnej dokumentacji. Warto zadbać o procedury i stosować należyte standardy już teraz, aby uniknąć problemów w razie kontroli.

Link do zmian na stronie MF.

Skorzystaj z naszego wsparcia

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z najnowszymi objaśnieniami? Pomożemy Ci w przygotowaniu procedury należytej staranności i weryfikacji statusu BO. Skontaktuj się z nami TUTAJ.

Artykuł Nowe objaśnienia MF: klauzula rzeczywistego właściciela w 2025 r. pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.