Czym są benefity żywieniowe?

Najczęściej spotykane benefity żywieniowe to:

• posiłki wydawane w biurze (catering, stołówka, owoce, napoje),

• karty przedpłacone na posiłki (karty lunchowe),

• bony żywieniowe do restauracji lub sklepów spożywczych,

• posiłki profilaktyczne, które pracodawca ma obowiązek zapewnić w określonych warunkach.

Nowe zasady: limit 450 zł bez ZUS

Od września 2023 roku pracodawcy mogą finansować posiłki dla pracowników do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę bez konieczności odprowadzania składek ZUS.
Warunki skorzystania z tej ulgi:

• środki muszą być przeznaczone wyłącznie na posiłki lub artykuły spożywcze,

• bon lub karta powinny być honorowane wyłącznie w punktach gastronomicznych lub sklepach spożywczych,

• najlepiej wprowadzić regulamin i uzyskać oświadczenie od pracownika o prawidłowym wykorzystaniu świadczenia,

• nie ma obowiązku przechowywania paragonów, jeśli karta lub bon technicznie ograniczają możliwość innego zakupu.

Czytaj więcej o limicie na portalu Money.

Opodatkowanie PIT – o czym pamiętać

Zwolnienie z oskładkowania nie oznacza, że benefity żywieniowe są zwolnione z podatku dochodowego.

• Posiłki zapewniane i spożywane w miejscu pracy mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, jeśli są dostępne dla wszystkich pracowników.

• Bony i karty przedpłacone, mimo zwolnienia ze składek ZUS do 450 zł, są co do zasady przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu PIT.

Posiłki profilaktyczne – wyjątek

W przypadku posiłków profilaktycznych, które wynikają z przepisów BHP, nie ma limitu kwotowego. Takie świadczenie jest całkowicie zwolnione z podatku PIT i składek ZUS, o ile spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie posiłków i napojów profilaktycznych.

Więcej o Posiłkach w zasadach BHP, tutaj. 

Jak księgować benefity żywieniowe?

Dla biura rachunkowego najważniejsze jest prawidłowe ujęcie kosztów i rozliczenie świadczenia:

• Koszty posiłków mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli mają związek z działalnością firmy.

• Wydatki należy dokumentować fakturami wystawionymi na firmę.

• W przypadku bonów i kart przedpłaconych należy uwzględnić opodatkowanie PIT i limit zwolnienia ZUS.

Korzyści dla przedsiębiorcy

Benefity żywieniowe to realne wsparcie dla pracowników, ale także sposób na zwiększenie lojalności i komfortu pracy. Odpowiednio zaplanowane pozwalają ograniczyć koszty składek ZUS dzięki nowemu limitowi 450 zł, a jednocześnie wpisują się w oczekiwania pracowników.

Dobrze zaprojektowany benefit żywieniowy może być realną zachętą dla pracowników i jednocześnie optymalny kosztowo dla firmy. Kluczowe jest prawidłowe rozliczenie: limit 450 zł miesięcznie zwalnia ze składek ZUS, a forma świadczenia decyduje o podatku PIT.

Jeśli chcesz wdrożyć benefit żywieniowy w Twojej firmie, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł Benefit żywieniowy w firmie – co warto wiedzieć pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Jako biuro rachunkowe, które obsługuje przedsiębiorców w zakresie księgowości, kadr i raportowania, wyjaśniamy, jak korzystać z AI zgodnie z przepisami i czego unikać, aby chronić dane, reputację i odpowiedzialność prawną.

AI w firmie – realne zastosowania i potencjalne ryzyka

Firmy coraz częściej wykorzystują AI do:

• tworzenia podsumowań z danych kadrowych lub księgowych,

• analizowania kosztów i porządkowania faktur,

• generowania pism do urzędów,

• wspomagania interpretacji przepisów lub orzeczeń.

Choć brzmi to praktycznie, wiele narzędzi opartych na AI działa na zasadzie przesyłania danych do zewnętrznych systemów – często hostowanych poza UE, bez gwarancji poufności. Jeżeli w treści promptów znajdują się dane osobowe, dane finansowe lub informacje strategiczne dla firmy, może dojść do naruszenia obowiązujących przepisów.
Podstawa prawna: art. 5, 6 i 32 RODO.

AI a ochrona danych osobowych – czego nie wolno robić?

Wprowadzanie do narzędzi AI informacji zawierających dane osobowe (np. nazwiska, numery PESEL, dane kadrowe, adresy e-mail, wynagrodzenia) wymaga pełnej zgodności z RODO. Przedsiębiorca, który przetwarza dane w AI bez podstawy prawnej lub bez świadomości, gdzie i jak są one przechowywane, naraża się na odpowiedzialność jako administrator danych.

W szczególności ryzykowne jest korzystanie z AI w formie otwartych modeli dostępnych online (np. ChatGPT, Copilot, Claude), które przetwarzają dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Podstawa prawna: art. 44–46 RODO (transfer danych do państw trzecich). Więcej o obowiązkach wynikających z RODO można przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl

AI a dokumenty księgowe – czy analiza faktur może naruszać przepisy?

W wielu firmach AI wykorzystywane jest do analizy kosztów, porządkowania faktur lub generowania zestawień. Jeśli jednak dane przekazywane do AI zawierają informacje identyfikujące kontrahentów, wartości transakcji, numery rachunków czy szczegóły płatności – są to dane objęte obowiązkiem poufności.

Zgodnie z przepisami, dokumentacja księgowa musi być chroniona przed nieautoryzowanym dostępem. Przekazanie takich danych do narzędzi, które nie gwarantują zgodności z przepisami o rachunkowości i ochronie danych, może stanowić naruszenie obowiązków dokumentacyjnych.
Podstawa prawna: art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Czy dane firmowe używane w AI to ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa?

Wiele danych analizowanych przez AI – jak struktura wynagrodzeń, warunki umów z kontrahentami, dane dotyczące marż czy kosztów produkcji – ma charakter informacji poufnych. Jeżeli takie dane zostaną przekazane do narzędzia AI, które działa w chmurze publicznej bez umowy powierzenia, może dojść do ich nieuprawnionego ujawnienia.

W takiej sytuacji firma może stracić ochronę prawną wynikającą z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co może skutkować konsekwencjami nie tylko prawnymi, ale też wizerunkowymi.
Podstawa prawna: art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

AI a dane przetwarzane w ramach obowiązków AML

Przedsiębiorcy z branż objętych ustawą AML (np. doradcy, pośrednicy, biura rachunkowe) nie mogą ujawniać informacji uzyskanych w toku procedur weryfikacyjnych, takich jak identyfikacja klienta czy analiza źródła pochodzenia środków. Przekazanie takich danych do AI, nawet w ramach testu funkcji podsumowującej, może zostać uznane za naruszenie tajemnicy zawodowej.

Warto pamiętać, że obowiązek poufności obowiązuje także po zakończeniu współpracy z klientem.
Podstawa prawna: art. 50 ustawy AML.

Jak bezpiecznie korzystać z AI w firmie? 5 zaleceń

1. Zadbaj o anonimizację danych

Zanim przekażesz dane do narzędzia AI, usuń wszelkie informacje identyfikujące osoby fizyczne lub kontrahentów. Zanonimizowane dane można analizować bez naruszenia przepisów.

2. Korzystaj z AI zgodnego z RODO

Sprawdź, gdzie hostowane są dane i czy masz możliwość zawarcia umowy powierzenia danych z dostawcą usługi. Wybieraj narzędzia działające w EOG lub objęte odpowiednimi zabezpieczeniami prawnymi.

3. Nie przetwarzaj danych finansowych klientów w otwartych modelach AI

Dotyczy to m.in. list płac, danych o przychodach i kosztach, danych z KPiR lub JPK. Tego rodzaju dane powinny być przetwarzane wyłącznie w środowisku zamkniętym i zabezpieczonym.

4. Przeszkol zespół

Wiele naruszeń ma charakter nieumyślny – dlatego warto wdrożyć podstawowe zasady korzystania z AI w firmie i regularnie je przypominać.

5. Konsultuj działania z profesjonalnym biurem rachunkowym

Zaufany partner zewnętrzny może pomóc określić, które dane można przetwarzać w AI, a które powinny pozostać objęte pełną poufnością.

Checklista: Czy mogę użyć AI w tej sytuacji?

Podsumowanie: AI w firmie to szansa – pod warunkiem, że stosowana zgodnie z prawem

Sztuczna inteligencja może wspierać przedsiębiorców w analizie danych i automatyzacji pracy, ale tylko wtedy, gdy działa w granicach określonych przez prawo. Biuro rachunkowe, które obsługuje Twoją firmę, może pomóc Ci ocenić ryzyko i wprowadzić dobre praktyki w korzystaniu z AI – zanim dojdzie do naruszenia przepisów lub utraty zaufania klientów.

Zależy Ci na bezpiecznym i odpowiedzialnym wdrażaniu AI w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak wspieramy przedsiębiorców w korzystaniu z technologii zgodnie z przepisami.

Artykuł Jak korzystać z AI zgodnie z przepisami? Praktyczne wskazówki z perspektywy biura rachunkowego pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

W tym artykule wyjaśniamy, czym są złe długi, jak działa ulga na złe długi w podatkach dochodowych oraz jakie warunki trzeba spełnić, by z niej skorzystać – zarówno jako wierzyciel, jak i dłużnik.

Czym są złe długi?

Złe długi to należności, które nie zostały opłacone w terminie – mimo że wynikają z zawartej umowy lub wystawionej faktury. W świetle przepisów podatkowych za zły dług uznaje się wierzytelność lub zobowiązanie, które nie zostało uregulowane w ciągu 90 dni od terminu płatności.

Ulga na złe długi – jak działa?

Mechanizm ulgi na złe długi polega na korekcie podstawy opodatkowania:

• Wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość niezapłaconej faktury.
• Dłużnik ma obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania o wartość zobowiązania, którego nie uregulował w terminie.

Co ważne – korekty dokonuje się w zeznaniu podatkowym za ten rok, w którym upłynęło 90 dni od daty płatności określonej w umowie lub na fakturze.

Kto może skorzystać z ulgi?

Ulga na złe długi dotyczy:

• podatników PIT (skala, liniowy, ryczałt),
• podatników CIT (spółki kapitałowe i inne osoby prawne).

Może być stosowana zarówno przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i przez spółki.

Warunki skorzystania z ulgi

Aby skorzystać z ulgi na złe długi, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

1. Transakcja miała charakter handlowy (dostawa towaru lub świadczenie usługi).
2. Obie strony transakcji prowadzą działalność gospodarczą, opodatkowaną w Polsce.
3. Nie minęły 2 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę lub podpisano umowę.
4. Dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
5. Wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta do dnia złożenia zeznania podatkowego.

Co w przypadku późniejszej zapłaty?

Jeżeli po dokonaniu korekty:

• wierzyciel otrzyma zapłatę lub zbyje wierzytelność – musi zwiększyć podstawę opodatkowania lub zmniejszyć stratę w zeznaniu za rok, w którym to nastąpiło
• dłużnik ureguluje zobowiązanie – może zmniejszyć podstawę opodatkowania lub zwiększyć stratę, również w zeznaniu za rok, w którym dokonano zapłaty.

Uwaga: różne stawki opodatkowania

Od 1 stycznia 2023 r. przy dochodach opodatkowanych różnymi stawkami, korekty należy rozliczać proporcjonalnie – czyli według udziału danego rodzaju dochodu w całkowitym przychodzie.

Przykład zastosowania ulgi na złe długi

Firma X wystawiła fakturę z terminem płatności 1 lutego 2024 r. Kontrahent nie zapłacił. 90 dni od terminu płatności minęły 1 maja 2024 r. Firma X może pomniejszyć swój dochód w zeznaniu za rok 2024 o wartość tej wierzytelności. Jeśli kontrahent zapłaci np. w marcu 2025 r., Firma X ma obowiązek doliczyć tę kwotę w zeznaniu za 2025 r.

Ulga a COVID-19

W czasie epidemii COVID-19 istniała możliwość niestosowania ulgi na złe długi, jeśli firma:

• poniosła straty z powodu pandemii,
• miała spadek przychodów o co najmniej 50%,
• działała w warunkach ogłoszonego stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.

Obecnie to zwolnienie nie obowiązuje – ulga jest znów obowiązkowa dla dłużników i dobrowolna dla wierzycieli.

Złe długi – podsumowanie

Ulga na złe długi w podatkach dochodowych to ważne narzędzie wspierające płynność finansową firm. Pozwala wierzycielom ograniczyć skutki nieopłaconych faktur, a dłużników obliguje do odpowiedniego ujęcia zaległości w rozliczeniach podatkowych.

Warto monitorować terminy płatności i reagować odpowiednio po 90 dniach od ich upływu, by nie narazić się na błędy podatkowe. W przypadku wątpliwości, zalecana jest konsultacja z księgowym lub doradcą podatkowym.

Więcej możesz przeczytać na stronie rządowej biznes.gov.

Jeśli potrzebujesz merytorycznego wsparcia w księgowości skontaktuj się z nami TUTAJ. Nasi eksperci czekają na Ciebie!

Artykuł Ulga na złe długi w podatkach dochodowych – co warto wiedzieć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Rosnące zadłużenie e-sklepów – dlaczego firmy wpadają w kłopoty?

Głównym problemem wielu e-przedsiębiorców są zatory płatnicze i niewłaściwe zarządzanie finansami. Koszty prowadzenia działalności online – inwestycje w marketing, magazynowanie towarów, logistyka i obsługa zamówień – stale rosną. W efekcie niektóre firmy nie są w stanie regulować swoich zobowiązań na czas, co prowadzi do spirali zadłużenia.

Według KRD, średnie zadłużenie jednego e-sprzedawcy wynosi już ponad 30 tys. zł, a rekordowy przypadek dotyczy firmy z województwa lubuskiego, która ma do oddania aż 2,4 mln zł. Co gorsza, zadłużenie branży rośnie w zastraszającym tempie – w ciągu roku wzrosło o 25%, a w dwa lata niemal o 50%

Kluczowe zagrożenia dla przedsiębiorców e-commerce

• Zatory płatnicze – wiele e-sklepów opiera się na sprzedaży w modelu przedpłaty, ale opóźnienia w płatnościach od klientów czy partnerów biznesowych mogą powodować utratę płynności finansowej.
• Nieprzemyślana ekspansja – dynamiczny rozwój bez odpowiedniego zaplecza finansowego prowadzi do problemów z cash flow.
• Brak kontroli nad kosztami operacyjnymi – niewłaściwe zarządzanie wydatkami może powodować narastające zaległości wobec dostawców, firm logistycznych czy operatorów płatności.
• Problemy podatkowe i kadrowe – błędy w rozliczeniach podatkowych, składkach ZUS czy wynagrodzeniach pracowników mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Jak zabezpieczyć swój biznes przed zadłużeniem?

Jako eksperci w zakresie księgowości i kadr, specjalizujący się w branży e-commerce, w Chandon Waller & Partners oferujemy kompleksowe wsparcie dla firm prowadzących działalność online. W jaki sposób możemy pomóc?

1. Kontrola finansowa i płynność gotówkowa

Zarządzanie finansami to klucz do sukcesu w e-commerce. Nasze usługi obejmują:

• Monitorowanie cash flow – pomagamy analizować przepływy pieniężne i planować budżet w sposób, który pozwoli uniknąć nagłych problemów z płynnością.
• Analizę rentowności – sprawdzamy, które produkty i usługi generują największy zysk i jakie działania można wdrożyć, aby poprawić sytuację finansową firmy.

2. Sprawna obsługa księgowa i podatkowa

Błędy w księgowości mogą prowadzić do problemów z urzędem skarbowym i ZUS-em. W ramach obsługi oferujemy:

• Bieżące prowadzenie księgowości – zapewniamy pełną obsługę rachunkową, dostosowaną do specyfiki e-commerce.
• Zarządzanie fakturami i zobowiązaniami – dbamy o terminowe rozliczenia i eliminowanie ryzyka zaległości podatkowych.
• Obsługę międzynarodowej sprzedaży – jeśli sprzedajesz za granicę, pomożemy w rozliczaniu VAT OSS oraz innych aspektach podatkowych związanych z e-handlem transgranicznym.

3. Kadry i płace – jak uniknąć błędów?

Prawidłowa obsługa kadrowo-płacowa to podstawa sprawnego działania firmy. Oferujemy:

• Obsługę umów i wynagrodzeń – niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników na etat, czy korzystasz z freelancerów.
• Rozliczanie składek ZUS – unikniesz zaległości i problemów wynikających z nieprawidłowych zgłoszeń.
• Doradztwo w zakresie form zatrudnienia – pomożemy dobrać optymalne rozwiązania kadrowe dostosowane do specyfiki Twojej firmy.

Nie czekaj, działaj już teraz!

Sytuacja finansowa branży e-commerce staje się coraz bardziej wymagająca. Nie pozwól, by brak kontroli nad finansami doprowadził do zadłużenia Twojej firmy. W Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom e-commerce prowadzić biznes w sposób stabilny i bezpieczny.

Jeśli chcesz skonsultować swoje finanse, odwiedź naszą stronę: www.chandonwaller.pl/kontakt

Prowadzenie sklepu internetowego nie musi wiązać się z ryzykiem – zadbaj o solidne fundamenty finansowe i prawne już dziś!

Artykuł E-commerce w tarapatach finansowych – jak uniknąć problemów i zabezpieczyć przyszłość biznesu pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

1. JPK_CIT – nowy wymóg raportowania

Wśród zmian 2025 w CIT najbardziej wyróżnia się wprowadzenie obowiązku przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego CIT (JPK_CIT). Ten dokument będzie zawierał szczegółowe dane dotyczące rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych. Pierwsze raporty obejmą rok podatkowy 2025, a ich termin złożenia przypada na koniec marca 2026 roku.

Kto jest zobowiązany?

Zmiany 2025 przewidują, że na początek obowiązkiem tym zostaną objęte podatkowe grupy kapitałowe oraz firmy, których przychody w 2024 roku przekroczyły 50 mln euro. W kolejnych latach wymóg ten będzie sukcesywnie rozszerzany na innych podatników.

Dodatkowe wymagania od 2026 roku

Od 2026 roku JPK_CIT będzie musiał zawierać szczegółowe informacje, takie jak numery faktur wprowadzone w Krajowym Systemie e-Faktur oraz wyjaśnienia różnic między wynikiem bilansowym a podatkowym. Zmiany 2025 w tym zakresie mają na celu poprawę transparentności oraz uproszczenie kontroli podatkowych.

2. Krajowy podatek minimalny – nowa danina w ramach zmian 2025

W 2025 roku zostanie wprowadzony krajowy podatek minimalny, który obejmie podatników CIT, spełniających określone kryteria finansowe.

Podstawa i stawka podatku

Podatek minimalny, wprowadzony w ramach zmian 2025, wyniesie 10% podstawy opodatkowania, która obejmuje m.in.:

• 1,5% przychodów ze źródeł innych niż zyski kapitałowe,
• Nadwyżka kosztów finansowania dłużnego wobec podmiotów powiązanych,
• Koszty usług doradczych, opłat licencyjnych czy reklamowych przekraczające 3 mln zł.

Zmiany 2025 przewidują, że podatek minimalny będzie rozliczany w rocznym zeznaniu CIT, a jego kwota może zostać pomniejszona o podatek dochodowy.

3. Globalny podatek minimalny – zmiany 2025 dla największych grup kapitałowych

Zmiany 2025 obejmują również wprowadzenie globalnego podatku minimalnego, który ma zapewnić minimalny poziom opodatkowania dla międzynarodowych grup kapitałowych. Jego stawka efektywna wyniesie co najmniej 15%.

Dla kogo?

Zmiany 2025 obejmą grupy kapitałowe, których globalne przychody przekraczają 750 mln euro rocznie. W przypadku, gdy efektywna stawka podatkowa w danym kraju będzie niższa, podmiot będzie musiał uiścić podatek wyrównawczy do poziomu 15%.

Wpływ na działalność

Wprowadzone zmiany 2025 to część międzynarodowych wysiłków OECD i UE, które mają na celu zwalczanie agresywnej optymalizacji podatkowej. Polski rząd przewiduje, że regulacje te wpłyną na finanse grup kapitałowych działających w kraju.

Jak się przygotować na zmiany 2025?

Przedsiębiorcy powinni podjąć odpowiednie kroki, aby dostosować swoje procedury księgowe i podatkowe do nowych wymogów. Kluczowe działania obejmują:

1. Przeprowadzenie audytu podatkowego w celu sprawdzenia zgodności z nowymi wymogami.
2. Aktualizację oprogramowania księgowego zgodnie z wymogami raportowania JPK_CIT.
3. Przygotowanie się na dodatkowe obciążenia wynikające z krajowego i globalnego podatku minimalnego.

Podsumowanie

Rok 2025 będzie kluczowy dla przedsiębiorców w kontekście nowych regulacji podatkowych. Zmiany 2025, takie jak obowiązek raportowania JPK_CIT oraz wprowadzenie podatków minimalnych, wymagają starannego przygotowania i bieżącego monitorowania zmian w przepisach. Warto skorzystać z pomocy ekspertów, aby skutecznie dostosować się do nowych realiów i zminimalizować ryzyko

Więcej informacji na temat zmian znajdziesz na oficjalnej stronie podatkowej.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami tutaj i upewnij się, że działasz zgodnie z przepisami!

Artykuł Zmiany 2025 w CIT – kluczowe wyzwania dla przedsiębiorców pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zmiany w przepisach dotyczące ksiąg rachunkowych niosą istotne konsekwencje dla przedsiębiorców. Podmioty, które przekroczą nowy limit przychodów, będą musiały prowadzić pełne księgi rachunkowe. Dotyczy to osób fizycznych, spółek cywilnych i jawnych, a także przedsiębiorstw w spadku. Obecny limit wynosi 2.000.000 euro, jednak w 2025 roku zostanie podwyższony.

Nowy limit przychodów, a obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Od 2025 roku limit przychodów netto, po przekroczeniu którego wymagane jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, wzrośnie do 2.500.000 euro. Firmy z przychodami przekraczającymi równowartość 10.711.500 zł w 2024 roku będą musiały od stycznia 2025 roku prowadzić pełne księgi rachunkowe. Jest to szczególnie ważne, ponieważ obowiązek ten wiąże się z dodatkowymi kosztami i wymogami sprawozdawczości.

Księgi rachunkowe – co oznacza podwyższenie limitu?

Podniesienie progu przychodów pozwoli mniejszym firmom uniknąć prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, jeśli ich przychody nie przekroczą nowego limitu. Dzięki temu zmniejszą się ich koszty administracyjne, co stanowi dużą ulgę. Jednak firmy przekraczające ten limit będą musiały zainwestować w pełne księgi rachunkowe, co oznacza większe zobowiązania księgowe.

Nowe zasady wyliczania przychodów w księgach rachunkowych

Od 2025 roku zmieniają się także zasady obliczania przychodów w kontekście obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Operacje finansowe będą wyłączone z katalogu przychodów netto, co dla niektórych przedsiębiorstw oznacza możliwość uniknięcia prowadzenia pełnej księgowości.

Zmiany w przepisach podatkowych a księgi rachunkowe

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy nie tylko przepisów o rachunkowości, ale także podatkowych. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że ustawa o podatku dochodowym również określa, kiedy firma zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości. Dlatego dokładne monitorowanie przychodów w 2024 roku jest kluczowe.

Podniesienie limitu przychodów i nowe zasady wyliczania przychodów w 2025 roku to kluczowe zmiany, które mogą wpłynąć na obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wypełnij formularz kontaktowy, aby dowiedzieć się więcej o nowych przepisach i przygotować się do ewentualnych zmian w zakresie ksiąg rachunkowych.

Artykuł Podwyższenie limitu przychodów – księgi rachunkowe w 2025 roku pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zrozumienie podstaw EOD

Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania dokumentami za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Pozwala na automatyzację procesów, od tworzenia i przetwarzania dokumentów po ich przechowywanie i dystrybucję. Dzięki EOD eliminujesz konieczność fizycznego przemieszczania dokumentów pomiędzy działami, co nie tylko przyspiesza przepływ informacji, ale także ułatwia archiwizację i dostęp do dokumentów.

Systemy EOD mogą obejmować różne typy dokumentów, zarówno te już elektroniczne, jak i papierowe po ich zdigitalizowaniu. Przykłady zastosowań to:

• Automatyzacja procesów księgowych
• Zarządzanie dokumentacją kadrową
• Obieg faktur, zamówień i dokumentacji magazynowej
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Akceptacja dokumentów z podpisem elektronicznym

Etapy wdrożenia EOD

Wdrożenie EOD można podzielić na kilka kluczowych etapów:

1. Digitalizacja dokumentów – zamiana dokumentów papierowych na formę elektroniczną poprzez skanowanie.
2. Tworzenie dokumentów w systemie – generowanie nowych dokumentów bezpośrednio w systemie EOD.
3. Określenie ścieżki obiegu – zdefiniowanie, kto i w jakiej kolejności będzie przetwarzać dokumenty.
4. Zakończenie obiegu – ustalanie momentu, w którym dokument jest uznany za zakończony i gotowy do archiwizacji.
5. Archiwizacja – przechowywanie dokumentów w bezpieczny i uporządkowany sposób.

Elektroniczny obieg dokumentów – aspekty prawne

Podczas wdrażania EOD niezwykle ważne jest zapewnienie zgodności z przepisami prawa, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych (RODO) oraz przepisów dotyczących rachunkowości i prawa pracy. Dokumenty elektroniczne muszą spełniać określone wymagania, aby były uznawane za dowody księgowe. Warto także zwrócić uwagę na przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji dokumentów, aby uniknąć problemów prawnych.

Wybór oprogramowania

Wybór odpowiedniego oprogramowania do EOD to kluczowy element sukcesu. System powinien być dopasowany do specyfiki firmy, a także integrować się z innymi narzędziami, jak systemy ERP czy CRM. Ważne jest także, aby system był skalowalny i dostosowywał się do zmieniających się potrzeb firmy.

Szkolenie i zaangażowanie pracowników

Przy wdrażaniu EOD nie można zapomnieć o pracownikach. Przeprowadzenie szkoleń oraz stopniowe wprowadzanie zmian są kluczowe dla płynnego przejścia na nowy system. Warto również wyznaczyć zespół odpowiedzialny za wsparcie i zarządzanie systemem.

Monitorowanie i optymalizacja

Po wdrożeniu EOD niezbędne jest regularne monitorowanie jego funkcjonowania oraz zbieranie opinii od użytkowników. Pozwoli to na bieżąco identyfikować obszary do optymalizacji oraz dostosowywać system do dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych.

Formalne wprowadzenie systemu

Na zakończenie, nie zapomnij o przygotowaniu odpowiednich dokumentów formalizujących wprowadzenie EOD w firmie. Zarządzenie kierownika jednostki oraz szczegółowe instrukcje obsługi systemu są kluczowe dla jego efektywnego funkcjonowania.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która przynosi liczne korzyści, takie jak zwiększenie efektywności operacyjnej, lepsza kontrola nad dokumentami oraz oszczędność czasu i zasobów. Dzięki powyższemu przewodnikowi proces ten stanie się prostszy i bardziej zrozumiały.

Artykuł Jak przejść na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) u siebie w firmie? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Utrata dostępu do danych

Firmy mogą stracić dostęp do swoich danych księgowych przechowywanych w chmurze. To może uniemożliwić realizację codziennych operacji finansowych, takich jak wystawianie faktur, rejestrowanie płatności czy prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Opóźnienia w raportowaniu finansowym

Awaria może opóźnić przygotowanie i przesyłanie raportów finansowych, co może mieć konsekwencje prawne i regulacyjne, szczególnie w kontekście sprawozdań finansowych składanych do organów nadzoru.

Zakłócenia w płynności finansowej

Przerwy w dostępie do systemów mogą prowadzić do opóźnień w przetwarzaniu płatności, zarówno wychodzących, jak i przychodzących, co może negatywnie wpłynąć na płynność finansową firmy.

Ryzyko utraty danych

Chociaż chmura jest uważana za bezpieczne miejsce przechowywania danych, globalna awaria może spowodować ryzyko utraty danych, zwłaszcza jeśli firma nie posiada odpowiednich kopii zapasowych.

Koszty operacyjne

Firmy mogą ponieść dodatkowe koszty związane z przywracaniem dostępu do systemów, odzyskiwaniem danych oraz wdrażaniem alternatywnych rozwiązań w okresie awarii.

Reputacja

Awaria może wpłynąć na reputację firmy, zwłaszcza jeśli opóźnienia w księgowości i płatnościach dotkną klientów i dostawców.

Przerwy w automatyzacji procesów

Wiele firm korzysta z automatycznych systemów do księgowości i finansów. Awaria może zakłócić automatyczne procesy, takie jak aktualizacje sald, generowanie raportów czy automatyczne przelewy bankowe.

Skutki awarii Microsoft a wpływ na pracowników

Pracownicy mogą nie być w stanie wykonywać swoich obowiązków, co może prowadzić do frustracji i obniżenia efektywności pracy.

Aby zminimalizować te skutki, firmy powinny mieć plany awaryjne i kopie zapasowe kluczowych danych oraz rozważyć dywersyfikację narzędzi i usług, na których polegają w kontekście księgowości. Życzymy, aby konsekwencje tej awarii były dla Was możliwie najmniejsze.

Artykuł Skutki awarii Microsoftu w Twojej firmie – czego można się spodziewać? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Wzrost najniższej krajowej i jego konsekwencje

Od 1 lipca pensja minimalna będzie wynosić 4300 zł. Stawka godzinowa z kolei wzrasta do 28,10 zł.  Wraz ze wzrostem najniższej krajowej, poniesie się również wysokość zasiłków (chorobowy, macierzyński – 3710,47 zł), dodatków za pracę w porze nocnej oraz odpraw.

Podwyższenie najniższej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

W razie choroby lub macierzyństwa pracownika pełnoetatowego, podstawa wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczenia społecznego nie może być niższa niż 3.710,47 zł.

Zmiany w formie składania wniosków

Wnioski o wydanie informacji wiążących w drugiej instancji i w trybach nadzwyczajnych – od 1 lipca można składać wyłącznie online. Do odwołań i zażaleń z zakresu WIS służy konto w serwisie e-Urząd Skarbowy. Z kolei do składania odwołań, zażaleń, wniosków o zmianę itd. z zakresu WIA, WIT i WIP korzystamy należy korzystać z konta na PUESC.

Fiskus będzie kontrolował platformy sprzedażowe

Wchodzi w życie od dawna zapowiadana dyrektywa DAC. Obliguje platformy sprzedażowe do raportowania o sprzedawcach, którzy albo dokonali więcej niż 30 transakcji, albo dokonali transakcji za łączną kwotę przekraczającą 2000 euro.

Zmiany dotyczące raportowania dotyczą:

1. internetowych platform e-commerce,
2. platform do rezerwowania noclegów,
3. platform wypożyczania środków transportu,
4. platform do zamawiania przejazdów samochodem.

Jesteśmy tutaj dla Was i trzymamy rękę na pulsie. W razie pytań, zachęcamy do kontaktu.

Artykuł Zmiany dotyczące przedsiębiorców od 1 lipca 2024 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.