Czym są benefity żywieniowe?

Najczęściej spotykane benefity żywieniowe to:

• posiłki wydawane w biurze (catering, stołówka, owoce, napoje),

• karty przedpłacone na posiłki (karty lunchowe),

• bony żywieniowe do restauracji lub sklepów spożywczych,

• posiłki profilaktyczne, które pracodawca ma obowiązek zapewnić w określonych warunkach.

Nowe zasady: limit 450 zł bez ZUS

Od września 2023 roku pracodawcy mogą finansować posiłki dla pracowników do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę bez konieczności odprowadzania składek ZUS.
Warunki skorzystania z tej ulgi:

• środki muszą być przeznaczone wyłącznie na posiłki lub artykuły spożywcze,

• bon lub karta powinny być honorowane wyłącznie w punktach gastronomicznych lub sklepach spożywczych,

• najlepiej wprowadzić regulamin i uzyskać oświadczenie od pracownika o prawidłowym wykorzystaniu świadczenia,

• nie ma obowiązku przechowywania paragonów, jeśli karta lub bon technicznie ograniczają możliwość innego zakupu.

Czytaj więcej o limicie na portalu Money.

Opodatkowanie PIT – o czym pamiętać

Zwolnienie z oskładkowania nie oznacza, że benefity żywieniowe są zwolnione z podatku dochodowego.

• Posiłki zapewniane i spożywane w miejscu pracy mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, jeśli są dostępne dla wszystkich pracowników.

• Bony i karty przedpłacone, mimo zwolnienia ze składek ZUS do 450 zł, są co do zasady przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu PIT.

Posiłki profilaktyczne – wyjątek

W przypadku posiłków profilaktycznych, które wynikają z przepisów BHP, nie ma limitu kwotowego. Takie świadczenie jest całkowicie zwolnione z podatku PIT i składek ZUS, o ile spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie posiłków i napojów profilaktycznych.

Więcej o Posiłkach w zasadach BHP, tutaj. 

Jak księgować benefity żywieniowe?

Dla biura rachunkowego najważniejsze jest prawidłowe ujęcie kosztów i rozliczenie świadczenia:

• Koszty posiłków mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli mają związek z działalnością firmy.

• Wydatki należy dokumentować fakturami wystawionymi na firmę.

• W przypadku bonów i kart przedpłaconych należy uwzględnić opodatkowanie PIT i limit zwolnienia ZUS.

Korzyści dla przedsiębiorcy

Benefity żywieniowe to realne wsparcie dla pracowników, ale także sposób na zwiększenie lojalności i komfortu pracy. Odpowiednio zaplanowane pozwalają ograniczyć koszty składek ZUS dzięki nowemu limitowi 450 zł, a jednocześnie wpisują się w oczekiwania pracowników.

Dobrze zaprojektowany benefit żywieniowy może być realną zachętą dla pracowników i jednocześnie optymalny kosztowo dla firmy. Kluczowe jest prawidłowe rozliczenie: limit 450 zł miesięcznie zwalnia ze składek ZUS, a forma świadczenia decyduje o podatku PIT.

Jeśli chcesz wdrożyć benefit żywieniowy w Twojej firmie, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł Benefit żywieniowy w firmie – co warto wiedzieć pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Wyliczenia dla minimalnego wynagrodzenia pracownika na pełnym etacie*

Wyliczenia dla minimalnego wynagrodzenia ze względu na wymiar wymiaru etatu*

*Obliczenia dokonano przy następującym założeniu: Pracownik powyżej 26 roku życia, pracujący w miejscu zamieszkania, podpisał PIT-2 oraz przystąpił do PPK.

Artykuł Ile będzie kosztować Cię zatrudnienie pracownika w 2024? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Jakie koszty pracy zdalnej ponosi pracodawca?

1. związane z instalacją, serwisowaniem i eksploatowaniem narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2. koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (Internet, telefon),
3. inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – tutaj ustawodawca nie definiuje czym są „inne koszty” i pozostawia stronom swobodę w wewnątrzfirmowych ustaleniach.

Jak ustalić czym są „inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej?

1. za pomocą porozumienia:
   – o zasadach wykonywania pracy zdalnej – między pracodawcą a organizacjami związkowymi,
   – o wykonywaniu pracy zdalnej – między pracodawcą a pracownikiem,
2. poprzez regulamin pracy zdalnej, wydany przez pracodawcę,
3. poprzez polecenie – na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną.

W jakiej formie pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu narzędzia pracy lub pokryć koszty eksploatacji narzędzi których nie zapewnił (a które są własnością pracownika). W jakiej formie mogą być pokrywane koszty pracodawcy wymienione w pierwszym akapicie?

1. w formie wypłaty ekwiwalentu (wysokość którego ustalają strony) za użytkowanie przez pracownika narzędzi pracy będących jego prywatną własnością,
2. w formie ryczałtu – jego wysokość regulują prognozowane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika.

Przy ustalaniu wysokości kosztów uwzględnia się:

• normy zużycia narzędzi,
• ich udokumentowane ceny rynkowe,
• normy zużycia energii,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Choć brak jeszcze odgórnie narzuconych regulacji dotyczących dopłat do energii elektrycznej, przewiduje się, że przy 21-dniowym miesiącu pracy zużycie prądu wyniesie ok. 50 zł.

Ryczałt i ekwiwalent za zużycie materiałów a opodatkowanie i oskładkowanie

W związku z tym, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie stanowi przychodu (w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) – nie podlega też opodatkowaniu. Jest także zwolnione z obciążeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W razie pytań i wątpliwości, jesteśmy do Waszej dyspozycji.

Artykuł 3 obowiązkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zatrudnienie studenta – umowa zlecenie

Jeśli zatrudniasz studenta, który nie ukończył 26 roku życia, nie masz obowiązku zgłaszania go do ubezpieczeń ZUS. Studenta nie obejmuje też obowiązek podatkowy. Jakie są więc minimalne koszty, które ponosisz jako pracodawca?

MINIMALNE WYNAGRODZENIE BRUTTO

Do 30 czerwca płacisz za godzinę minimum 22,80 zł, a od 1 lipca już 23,50 zł. To jeden z niewielu przypadków, gdy kwota wynagrodzenia brutto jest jednocześnie kosztem całkowitym pracodawcy. Co więcej, również dla studentów kwota brutto jest kwotą do wypłaty.

Kto nie kwalifikuje się do powyższych wyliczeń?

Według ZUS, powyższe wyliczenia nie obowiązują studentów:

• którzy ukończyli 26 rok życia,
• w przerwie między studiami I a II stopnia (pomimo ważnej do 31 października legitymacji),
• studiów podyplomowych i doktoranckich.
• wykreślonych z listy studentów;
• którzy zdali egzamin dyplomowy.

Twoim obowiązkiem jest więc zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczeń społecznych dzień po:

• ukończeniu 26 roku życia,
• obronie pracy dyplomowej,
• po wykreśleniu z listy studentów.

Zatrudnienie studenta – umowa o pracę

Inaczej w świetle ubezpieczeń jest traktowany student do 26 r.ż. zatrudniony na umowie o pracę. W tym przypadku jego wyliczenia nie różnią się od wyliczeń dla innych pracowników. Jesteś wiec zobowiązany do uiszczania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Świadczeń Pracowniczych.

UMOWA O PRACĘ

Umowa o pracę + umowa zlecenie

Tutaj kwestia oskładkowania studenta jest bardziej złożona.

1). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest już u Ciebie zatrudniony na umowie o pracę – podstawę oskładkowania stanowi SUMA wynagrodzeń z tytułu UoP i UZ.

2). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest zatrudniony na umowie o pracę gdzieś indziej, jesteś zwolniony z opłacania składek ZUS.

Artykuł Ile kosztuje zatrudnienie studenta? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.