Zrozumienie podstaw EOD

Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania dokumentami za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Pozwala na automatyzację procesów, od tworzenia i przetwarzania dokumentów po ich przechowywanie i dystrybucję. Dzięki EOD eliminujesz konieczność fizycznego przemieszczania dokumentów pomiędzy działami, co nie tylko przyspiesza przepływ informacji, ale także ułatwia archiwizację i dostęp do dokumentów.

Systemy EOD mogą obejmować różne typy dokumentów, zarówno te już elektroniczne, jak i papierowe po ich zdigitalizowaniu. Przykłady zastosowań to:

• Automatyzacja procesów księgowych
• Zarządzanie dokumentacją kadrową
• Obieg faktur, zamówień i dokumentacji magazynowej
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Akceptacja dokumentów z podpisem elektronicznym

Etapy wdrożenia EOD

Wdrożenie EOD można podzielić na kilka kluczowych etapów:

1. Digitalizacja dokumentów – zamiana dokumentów papierowych na formę elektroniczną poprzez skanowanie.
2. Tworzenie dokumentów w systemie – generowanie nowych dokumentów bezpośrednio w systemie EOD.
3. Określenie ścieżki obiegu – zdefiniowanie, kto i w jakiej kolejności będzie przetwarzać dokumenty.
4. Zakończenie obiegu – ustalanie momentu, w którym dokument jest uznany za zakończony i gotowy do archiwizacji.
5. Archiwizacja – przechowywanie dokumentów w bezpieczny i uporządkowany sposób.

Elektroniczny obieg dokumentów – aspekty prawne

Podczas wdrażania EOD niezwykle ważne jest zapewnienie zgodności z przepisami prawa, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych (RODO) oraz przepisów dotyczących rachunkowości i prawa pracy. Dokumenty elektroniczne muszą spełniać określone wymagania, aby były uznawane za dowody księgowe. Warto także zwrócić uwagę na przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji dokumentów, aby uniknąć problemów prawnych.

Wybór oprogramowania

Wybór odpowiedniego oprogramowania do EOD to kluczowy element sukcesu. System powinien być dopasowany do specyfiki firmy, a także integrować się z innymi narzędziami, jak systemy ERP czy CRM. Ważne jest także, aby system był skalowalny i dostosowywał się do zmieniających się potrzeb firmy.

Szkolenie i zaangażowanie pracowników

Przy wdrażaniu EOD nie można zapomnieć o pracownikach. Przeprowadzenie szkoleń oraz stopniowe wprowadzanie zmian są kluczowe dla płynnego przejścia na nowy system. Warto również wyznaczyć zespół odpowiedzialny za wsparcie i zarządzanie systemem.

Monitorowanie i optymalizacja

Po wdrożeniu EOD niezbędne jest regularne monitorowanie jego funkcjonowania oraz zbieranie opinii od użytkowników. Pozwoli to na bieżąco identyfikować obszary do optymalizacji oraz dostosowywać system do dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych.

Formalne wprowadzenie systemu

Na zakończenie, nie zapomnij o przygotowaniu odpowiednich dokumentów formalizujących wprowadzenie EOD w firmie. Zarządzenie kierownika jednostki oraz szczegółowe instrukcje obsługi systemu są kluczowe dla jego efektywnego funkcjonowania.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która przynosi liczne korzyści, takie jak zwiększenie efektywności operacyjnej, lepsza kontrola nad dokumentami oraz oszczędność czasu i zasobów. Dzięki powyższemu przewodnikowi proces ten stanie się prostszy i bardziej zrozumiały.

Artykuł Jak przejść na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) u siebie w firmie? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Przechowywanie sprawozdań finansowych

Od 2019 roku, kiedy znowelizowano ordynację podatkową, nie trzeba już przechowywać bilansów ani rachunków zysków i strat do końca istnienia firmy. Czas ich obligatoryjnego przechowywania skrócono do 5 lat.

To oznacza, że w 2024 roku można wrzucić do niszczarki sprawozdania finansowe z 2018 roku (złożone w 2019 roku) oraz wszystkie wcześniejsze sprawozdania.

Przechowywanie pozostałych dokumentów księgowych

Jak wygląda termin „przydatności” innych dokumentów księgowych?

• Księgi rachunkowe – minimum 5 lat (wg ustawy o rachunkowości);
• Dowody księgowe wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia złożenia podsumowania sprawozdania finansowego w roku finansowym (pod warunkiem, że klienci – powiernicy aktywów objętych sprzedażą detaliczną są już rozliczeni);
• Karty wynagrodzeń pracowników – minimum 5 lat (o czym stanowią przepisy podatkowe, emerytalne, rentowe);
• Dokumentacja księgowa środków trwałych w budowie (w tym umowy kredytowe, pożyczkowe) – 5 lat;
• Dokumenty dotyczące przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, inwentaryzacji i pozostałe dokumenty księgowe – minimum 5 lat;
• Dokumentacja reklamacji i rękojmi – minimum rok po utracie terminu rękojmi lub uwzględnieniu reklamacji.

Okres przechowywania

Należy pamiętać, że czas przechowywania dokumentów liczy się od roku kalendarzowego w którym zostały złożone– nie od roku, którego dotyczą. To oznacza, że (przykładowo) sprawozdanie finansowe za 2019 rok złożone w 2020 roku może być zniszczone dopiero w 2025 roku.

Artykuł Archiwum firmowe – tych dokumentów księgowych nie usuwaj w 2024 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.