×

Rozmowa o KSeF z Jarosławem Włochem – radcą prawnym i doradcą podatkowym

Rozmowa o KSeF z Jarosławem Włochem – radcą prawnym i doradcą podatkowym

KSEF – czyli „strach się bać” czy „z dużej chmury mały deszcz”. Praktyczne uwagi w związku z wdrożeniem.

 

Wywiad z Jarosławem Włochem – radcą prawnym i doradcą podatkowym z blisko 15-letnim doświadczeniem w zakresie doradztwa podatkowego, specjalizującym się w podatkach bezpośrednich i pośrednich oraz szkoleniowcem, który przeprowadził w swojej karierze ponad 150 szkoleń podatkowych.

 

 

Pyt: Zacznijmy od podstaw – czym właściwie jest KSEF?

 

Najprościej rzecz ujmując, KSEF czyli Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny o zasięgu ogólnopolskim, który ma w swojej konstrukcji służyć przede wszystkim do wystawiania, wysyłania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Można śmiało powiedzieć, że to rewolucja, jeśli chodzi o formę faktur. Do tej pory wszyscy przyzwyczajeni byli do tego, że w obiegu prawnym funkcjonowały dwie podstawowe formy faktur: papierowe i elektroniczne (rozumiane jako faktury np. w formacie PDF wysyłane jako załącznik do wiadomości email). Oczywiście można spotkać jeszcze faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666), ale to znacznie rzadszy przypadek. Natomiast po wprowadzeniu KSEF obligatoryjnego od 1 lipca 2024 z obrotu między przedsiębiorcami (tzw. obrót b2b) znikną faktury papierowe i elektroniczne i zostaną zastąpione nowymi fakturami ustrukturyzowanymi, wystawianymi w ramach nowego systemu teleinformatycznego. To kolejny krok w postępującej już od dłuższego czasu digitalizacji i elektronizacji obowiązków podatkowych.

 

Pyt: No właśnie, jak to jest z datą wejścia w życie KSEF – czy to jest 1 lipca 2024 r. dla wszystkich podatników?

 

Nie. Ustawodawca podzielił podatników na niejako dwie tury. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT będą mieli pół roku więcej bo dla nich obligatoryjny KSEF wejdzie w życie dopiero od 1 stycznia 2025 r., przy czym cały czas mówimy tu wyłącznie o obrocie b2b, bo sprzedaż na rzecz konsumentów (b2c) w ogólnie nie będzie objęta systemem KSEF. W tym zakresie pozostaną do tej pory obowiązujące formy faktur. Uprzedzając kolejne pytanie – bo często je słyszę od uczestników szkoleń – na razie nic nie zapowiada, aby te daty miały zostać jeszcze przesunięte w czasie, ale warto śledzić na bieżąco zmiany w zakresie podatku VAT, bo oczywiście nie sposób tego wykluczyć.

 

Pyt.: Jak to w praktyce ma wyglądać – jak będzie wyglądało wystawianie i odbieranie nowych faktur?

 

Nieco upraszczając: podatnicy, aby wystawić fakturę będą mieli dwa wyjścia. Pierwsze – będą mogli skorzystać z bezpłatnych aplikacji uruchomionych w tym celu przez Ministerstwo Finansów dostępnych na jego stronach internetowych, gdzie po zalogowaniu będzie można wystawiać i odbierać faktury. Będzie to rozwiązanie raczej dla mikroprzedsiębiorców z uwagi na niewielką ilość faktur, którymi się posługują. Zdecydowana większość będzie musiała pójść drugą ścieżką i z pomocą dostawców programów informatycznych zaktualizować swoje wewnętrzne oprogramowanie finansowo-księgowe, aby było ono zgodne z nowymi standardami i umożliwiało łączenie się z KSEF w celu wystawiania czy odbierania faktur. To zaś oznacza dodatkowy wydatek na taką aktualizację i jej dostosowanie do naszych konkretnych potrzeb. W tym drugim wariancie po wprowadzeniu danych faktury do naszego wewnętrznego systemu i uzyskaniu ewentualnych odpowiednich akceptacji, faktura będzie mogła zostać wysłana do KSEF. Wysyłka będzie się odbywała z poziomu naszego systemu, ale będzie możliwa tylko, gdy w momencie wysyłki będzie spełniony wymóg autoryzacji. Autoryzacja – czyi niejako podpis – może się odbywać albo przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub podpisu profilem zaufanym (ePUAP), albo też przy użyciu specjalnego tokenu lub pieczęci elektronicznej. W momencie skutecznego wysłania do KSEF, faktura będzie uznana za wystawioną i wprowadzoną do obrotu prawnego. Nie będzie trzeba jej drukować czy wysyłać emailem, bo dla odbiorcy będzie ona miała również status doręczenia. Jedyną formą jej poprawiania będzie korekta. Poprawnie wysłana faktura będzie miała nadawany systemowo numer porządkowy (nie będzie on jednak zmieniał naszej numeracji faktur). Można powiedzieć, że w jednym momencie faktura będzie miała skutek zarówno wystawienia i wysłania dla sprzedającego, jak i skutek doręczenia dla odbiorcy. Organy podatkowe będą miały zatem dostęp do naszych faktur w czasie rzeczywistym, bo faktury będą przechowywane (przez 10 lat) w systemie KSEF. Po wysyłce faktur do KSEF nasz system będzie mógł z kolei dokonać ich wizualizacji, gdyż wysyłka będzie się odbywała w formacie xml.

 

Pyt: Czyli – jeśli dobrze rozumiem – to informatycy mają stanąć na wysokości zadania i po prostu zaktualizować na czas nasze systemy tak, aby można było wysyłać i odbierać faktury przez KSEF?

 

Nie do końca. Oczywiście to na nich będzie spoczywał ciężar wykonania pracy informatycznej tak, aby nasz system mógł bez błędów łączyć się z KSEF, wysyłać faktury zgodne z ich nową formą ustrukturyzowaną i je odbierać. Ale to podatnik będzie korzystał ostatecznie z tego systemu. Warto zatem zadbać o to, żeby był on dla niego przyjazny, łatwy w obsłudze i zawierał inne funkcjonalności wprost nie wymagane przez nowe przepisy. Warto wspomnieć o możliwości testowania zgodności faktury z nową formą ustrukturyzowaną jeszcze przed jej wysyłką do KSEF. Pozwoli to zmniejszyć liczbę przypadków odrzucenia faktury przez system bez podawania konkretnych błędów, które spowodowały odrzucenie faktury. Oczywiście każdy przypadek jest nieco inny i mogą pojawić się inne praktyczne potrzeby i funkcjonalności, uzależnione od tego, jakie rodzaje faktur sprzedażowych i zakupowych występują w danym przypadku. Dlatego nie warto odkładać tego na ostatnią chwilę i znacznie wcześniej rozpocząć testy na nowym programie tak, by wyłapać potencjalne problemy i słabe punkty.

 

Pyt.: Czy poza tymi testami nad zaktualizowanym oprogramowaniem należy podjąć jeszcze jakieś przygotowania?

 

Zasadniczo tak, ale wszystko będzie zależeć od konkretnego przypadku. Inaczej będzie wyglądała sytuacja firm, które korzystają z biura rachunkowego, a inaczej firm, które mają w całości własną księgowość (łącznie z osobami które wystawiają faktury). W tym pierwszym przypadku trzeba będzie uzgodnić, kto będzie odpowiedzialny za wystawianie (wysyłanie) faktur do KSEF, kto będzie je odbierał, jak będzie wyglądał ich przepływ pomiędzy biurem a klientem (sposób przekazywania) oraz jak będzie wyglądała ich merytoryczna akceptacja przez klienta. Trzeba będzie zatem uzgodnić i wybrać sposób autoryzacji, wyznaczyć do tego odpowiednie osoby, co oznacza podjęcie kilku strategicznych i personalnych decyzji. W przypadku księgowości wewnętrznej również trzeba będzie wybrać sposób autoryzacji w KSEF, a często również ustalić na nowo schemat obiegu dokumentów w firmie, uregulować na nowo procedury, w których elementem jest dokument faktury. Właściwie każdy proces w firmie, w którym pojawia się faktura, będzie musiał być ponownie przemyślany. KSEF może spowodować także konieczność zmiany w umowach, ogólnych warunkach sprzedaży i zakupów. Dużo będzie też zależeć od tego, kto jest naszym klientem, czy mamy zarówno sprzedaż b2b jak i b2c, czy mamy klientów krajowych i zagranicznych (w tym drugim przypadku również będzie konieczność wystawiania faktur w KSEF, ale wysyłka będzie już papierowa lub elektroniczna po pobraniu wizualizacji), czy mamy faktury walutowe, czy mamy praktykę załączania dodatkowych dokumentów do faktur (w KSEF nie będzie możliwości dodawania załączników). Podobnie z perspektywy zakupów znaczenie będą miały wspomniane czynniki. Z obrotu znikną duplikaty, noty korygujące. Trzeba również przeanalizować treść naszych dotychczasowych faktur i sprawdzić czy dane, które do tej pory zamieszczaliśmy, będziemy również mogli zamieszczać zgodnie z nowym ustrukturyzowanym wzorem, a jeśli tak, to w jaki sposób i w jakich konfiguracjach. Zmieni się choćby sposób rozliczania podróży służbowych i pracowników, bowiem zmieni się też dotychczasowa praktyka, że pracownik wracał z delegacji i przynosił nam faktury, które dostał w czasie jej trwania. KSEF to obecnie cały czas praca na żywym organizmie w formie testów i cały czas jesteśmy zaskakiwani obszarami nawet niezwiązanymi wprost z podatkami, w których także wymusi on zmiany w firmach. Dlatego nie warto odkładać KSEF na ostatnią chwilę, tylko wcześniej rozpocząć jego wdrożenie. Jeśli zostawimy wszystko na miesiąc przed planowaną datą to może okazać się, że to zbyt mało czasu na jego prawidłowe wdrożenie. Posłużę się pewnym przykładem – obecnie, aby zgłosić konkretną osobę do autoryzacji, należy posłużyć się formularzem ZAW-FA składanym wyłącznie papierowo. Dopiero zarejestrowanie takiej osoby powoduje, że ma ona nadane uprawnienia. Bez takich uprawnień nie można podpisywać wysyłki faktur do KSEF czy wygenerować tokenu dla spółek. Obecnie na taką rejestracje czeka się od kilku dni do nawet kilku tygodni, ale jesteśmy przecież jeszcze daleko od daty wejścia w życie.

 

Pyt: Rzeczywiście jest sporo tych obszarów do przemyślenia. Czy poza autoryzacją, zwróceniem uwagi na treść i rodzaj faktur oraz integrację z systemem finansowo księgowym podatnicy powinni jeszcze na coś zwrócić uwagę?

 

Tak, oczywiście – można by tu wymieniać wiele spraw, ale z kilku ważniejszych to na pewno warto poświęcić nieco uwagi wizualizacjom faktur. Szczególnie tych, które będą wysyłane dla zagranicznych kontrahentów. Może być problem z ich tłumaczeniem na języki obce, dodatkowo będą one zawierać specjalny kod QR. Trzeba będzie też przemyśleć, jak zachować się w okresie awarii systemu KSEF. Przepisy przewidują kilka różnych przypadków, gdy system nie będzie działał i będzie można wystawiać faktury w trybie offline. To dość skomplikowane przepisy i może czasami warto byłoby poczekać, aż awaria zostanie usunięta. Trzeba również zastanowić się nad archiwizacją faktur. Przepisy przewidują bowiem, że KSEF będzie zapewniał przechowanie przez 10 lat, ale może się to okazać zbyt krótki okres dla niektórych przypadków (np. amortyzacja środków trwałych).

 

Pyt.: No dobrze, a czy są jakieś plusy KSEF?

 

Z pewnością do plusów można zaliczyć zwiększenie pewności obrotu – zmniejszy się liczba przypadków, kiedy faktura mogłaby ulec zniszczeniu, zaginięciu, dotarciu z opóźnieniem. Skróci się czas kontroli, wszak organ będzie miał dostęp do naszych faktur na bieżąco. Odpadnie nam częściowo problem z przechowywaniem faktur. Cały system ma również umożliwić lepsze typowanie podatników do kontroli i skuteczniejsze eliminowanie z obrotu nieuczciwych podmiotów. Po wprowadzeniu KSEF obligatoryjnego skróci się również czas zwrotu podatku VAT do 40 dni.

 

 

Pyt: Jakie inne zagrożenia mogą się jeszcze pojawić w związku z KSEF?

 

Też jest ich tutaj sporo. Od takich, które przychodzą od razu do głowy jak ataki hakerskie, przedłużające się awarie systemu z przyczyn leżących po stronie KSEF lub samego podatnika, po bardziej poważne – jak choćby świadomość, że organy podatkowe będą „widziały” nasze faktury „gołym okiem” ze wszystkimi szczegółami. Do tej pory przesyłaliśmy JPKi, w których nie było aż tak szczegółowych informacji, dodatkowo są one przesyłane tylko raz w miesiącu. Dzięki KSEF organy teoretycznie będą mogły na bieżąco dostrzec błędy w naszych fakturach, wykryć nieterminowe ich wystawianie, zidentyfikować transakcje wzbudzające wątpliwości itp. Wszystko to ma znamiona kontroli. Dla podatników oznacza to konieczność wręcz skrupulatnego dokumentowania wszystkich transakcji, bez marginesu błędu i bez możliwości jego naprawienia przed przekazaniem dokumentu faktury do KSEF, czyli de facto do organów podatkowych. Przepisy przewidują również wysokie kary za niestosowanie KSEF, ale na szczęście dopiero od 1 stycznia 2025r.

 

Pyt: Jak by zatem można było odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule dzisiejszego wywiadu?

 

Odpowiem jak każdy prawnik: to zależy. Z pewnością na początku sporo pracy czeka biura rachunkowe, które będę musiały podjąć strategiczną decyzję o modelu współpracy w nowych warunkach. Największe wyzwanie spoczywa na firmach, które wystawiają dużo różnych rodzajów faktur na rzecz różnych kontrahentów oraz otrzymują dużo różnych rodzajów faktur zakupowych. Myślenie w takim przypadku, że wszystko zrobią za nas dostawcy oprogramowania informatycznego, może się okrutnie zemścić i może zabraknąć czasu na wdrożenie koniecznych zmian. Wielu przedsiębiorców będzie się musiało mentalnie przestawić z faktur papierowych i wysyłanych emailem na nowy rodzaj. Nie będzie zatem już możliwości anulowania faktur, podmieniania faktur, wystawiania faktur po terminie i innych tego typu praktyk, do tej pory nie do końca widocznych dla fiskusa.

 

Panie Jarosławie, dziękujemy za rozmowę i wszystkie cenne uwagi!

 

Biegły rewident – 7 najczęściej zadawanych pytań o badanie biegłego rewidenta

Roczne sprawozdanie finansowe jest jednym z najważniejszych dokumentów w księgowości, który obrazuje sytuację finansową podmiotu za pomocą danych liczbowych. W niektórych sytuacjach sprawozdanie podlega badaniu osoby z zewnątrz. Jest nią biegły rewident. Kim jest, kiedy badanie biegłego rewidenta jest wymagane ustawowo oraz w jakim okresie najlepiej podpisać z nim umowę – wszystkiego dowiecie się z poniższego artykułu.

1.     Kto decyduje o wyborze biegłego rewidenta?

Decydentem w sprawie wyboru biegłego rewidenta jest organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. W zależności od podmiotu mogą to być:

  • wspólnicy;
  • właściciele;
  • organ wskazany w statucie jednostki (np. Rada Nadzorcza).

2.     Jak wybrać biegłego rewidenta?

  • Sprawdź kwalifikacje – biegły rewident posiada wykształcenie związane z rachunkowością, ekonomią lub finansami. Należy do Krajowej Izby Biegłych Rewidentów (KIBR) i z łatwością można sprawdzić w rejestrze jego status i reputację. Jeśli chodzi o referencje, tutaj kwestia jest dość złożona – czasami biegły musi orzec na niekorzyść klienta, dlatego pomimo wysokiej jakości pracy, referencje od poprzedników mogą być niemiarodajne.
  • Porównaj doświadczenie rewidenta z potrzebami własnej organizacji – dotyczy zwłaszcza, gdy Twoją firmę obejmują specyficzne regulacje i wymogi księgowe.
  • Zadbaj, by była to osoba w żaden sposób niepowiązana z Twoją organizacją – biegły rewident w swojej pracy musi zachować niezależność i obiektywność. Jest to ważne, aby bez wystąpienia konfliktu interesów mógł zapewnić rzetelne i niezależne oceny, kontrole i badania.

3.     Kiedy badanie biegłego rewidenta jest wymagane ustawowo?

Badanie biegłego rewidenta według art. 64 Ustawy o rachunkowości wymagane jest w przypadku sprawozdania finansowego:

  • spółki akcyjnej;
  • spółek przejmujących i nowo zawiązanych sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie;
  • podmiotu, który spełnił dwa z poniższych kryteriów:
    • osiągnął przychody powyżej 5.000.000 EUR;
    • zatrudnił w skali roku 50 osób (w przeliczeniu na etaty);
    • osiągnął sumę bilansową powyżej 2.500.000 EUR;
  • banku krajowego lub oddziału banku zagranicznego;
  • instytucji kredytowej;
  • zakładu ubezpieczeniowego lub oddziału zakładu ubezpieczeń;
  • zakładu reasekuracji lub oddziału zakładu reasekuracji;
  • krajowej instytucji finansowej związanej z płatnościami lub pieniędzmi elektronicznymi);
  • podmiotu prowadzącego księgi według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości;
  • jednostki działającej w oparciu o przepisy o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
  • SKOK.

4.     Na jaki okres jest zawierana umowa z biegłym rewidentem?

Wszystko zależy od tego, czy badanie jest obligatoryjne czy nie. W tym pierwszym przypadku umowę zawiera się na minimum 2 lata (choć nic nie stoi na przeszkodzie, by zawrzeć ją na dłużej – takie rozwiązanie jest zazwyczaj gwarantem stałych stawek).

Umowa o wykonanie badań dobrowolnych może być zawarta na rok.

Jeśli jednostka podlega badaniu za dany rok, warto pamiętać, aby tę umowę zawrzeć w terminie umożliwiającym biegłemu wzięcie udziału w inwentaryzacji. W przeciwnym razie biegły może wystawić opinię z zastrzeżeniem.

5.     Jakie jest zadanie biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe?

Celem biegłego jest sprawdzenie, czy sprawozdanie finansowe (w tym księgi rachunkowe) są wolne od uchybień i zniekształceń istotnych dla użytkowników. Istotnych tzn. takich, które mogą sprawić, że na ich podstawie w przyszłości będą np. nieprawidłowo wycenione aktywa, a w dalszej perspektywie – podjęte zostaną niewłaściwie decyzje (w tym inwestycyjne). Aby wykryć takie zniekształcenia (błędy lub celowe manipulacje), biegły rewident stosuje odpowiednie procedury audytowe.

Ostatecznie biegły rewident może postąpić na 4 sposoby:

  • wydać opinię bez zastrzeżeń,
  • wydać opinię z zastrzeżeniami (która nie podważa ogólnej pozytywnej oceny),
  • wydać opinię negatywną,
  • odmówić wydania opinii.

Biegły rewident ma prawo do odmowy wydania opinii jeśli nie będzie mógł uzyskać wystarczających materiałów do przeprowadzenia badania.

6.     Co jeśli nie zgadzam się z biegłym?

W przypadku uwag do opinii biegłego, warto umówić się na spotkanie by omówić wszystkie kwestie, w których są różnice zdań. Biegły rewident bazując na przekazanej mu dokumentacji może rzeczywiście odnieść mylne wrażenie co do stanu faktycznego. Aby tego dowieść , należy wskazać te konkretne miejsca w sprawozdaniu, powołując się na obowiązujące przepisy prawa oraz przedstawiając konkretne dowody – faktury lub umowy.

7.     Jakie są skutki niepoddania sprawozdania finansowego obligatoryjnemu badaniu? 

Według art. 79 pkt 1 ustawy o rachunkowości, kto nie poddał sprawozdania finansowego obligatoryjnemu badaniu, podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności. Odpowiedzialność wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości spoczywa zasadniczo na kierowniku jednostki. To jemu grożą sankcje karne.

Inne konsekwencje takiego zaniedbania to:

  • niemożność zatwierdzenia sprawozdania;
  • brak możliwości podziału lub pokrycia wyniku finansowego;
  • niemożność udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom podmiotu opinii i raportu biegłego rewidenta w wymaganym terminie,
  • brak możliwości złożenia opinii biegłego rewidenta (oraz odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o jego zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty) do ogłoszenia sprawozdania finansowego.

Jeśli masz pytania, zachęcamy do kontaktu. Nasi specjaliści wyjaśnią wszelkie wątpliwości.