Ma on na celu ustandaryzowanie rozliczeń między firmami, usprawnienie komunikacji z urzędami skarbowymi, a także zredukowanie ryzyka oszustw podatkowych. Czy aby na pewno wszystkie zmiany KSeF są pozytywne?

Eksperci CWP (Chandon Wallers & Partners) podpowiadają, jak krok po kroku przygotować organizację do KSeF i odpowiadają na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF, żeby nie pogubić się w zmianach?

Proces wdrożenia wymaga czasu, planowania i odpowiedniego przeszkolenia zespołu. Pierwszym etapem powinno być zmapowanie obiegu dokumentów w firmie, a dopiero później dobór właściwego systemu do odczytu danych. Kluczowe jest także zaangażowanie wszystkich działów – od sekretariatu, przez dział sprzedaży i zakupów, logistyki, aż po dział księgowy. Każdy zespół musi znać swoje zadania związane z obsługą e-faktur, np. dział zakupów czy administracji odpowiada za pobieranie i weryfikację poprawności faktur kosztowych dla danego działu.

Jakie programy będą potrzebne do obsługi KSeF?

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwa na kilka sposobów – wybór zależy od wielkości firmy, skali obiegu dokumentów i istniejącej infrastruktury IT:

• Zintegrowane programy ERP  – większość popularnych systemów, takich jak Comarch Optima, Enova, SAP Business One czy Symfonia, już oferuje integrację z KSeF lub jest w trakcie jej wdrażania. To rozwiązanie rekomendowane dla firm, które wystawiają i otrzymują dużą liczbę faktur, ponieważ pozwala na automatyzację procesów.
• Systemy do obiegu dokumentów w firmie – samo pobranie faktury z KSeF to dopiero pierwszy krok. W praktyce potrzebny jest system do jej odczytu, obiegu i akceptacji wewnątrz organizacji, np. SaldeoSMART, DocuWare, czy SharePoint. Dzięki nim można przypisać fakturę do właściwego działu (np. zakupy, księgowość), zatwierdzić ją i przygotować do księgowania. System obiegu dokumentów stanie się obowiązkowy przy organizacjach gdzie więcej osób akceptuje faktury kosztowe. Warto zweryfikować czy system umożliwi również bezpieczne przechowywanie faktur i tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj, że w KSeF faktura ma postać pliku XML, więc przydatne są moduły pozwalające na jej wizualizację w tradycyjnym widoku.
• Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna przez przeglądarkę) oraz Aplikacja Mobilna KSeF umożliwiają wystawianie i odbiór faktur bez dodatkowych kosztów. To dobre rozwiązanie dla mniejszych firm, które wystawiają niewielką liczbę dokumentów miesięcznie.

Nie można też zapominać o zagrożeniach – wraz z KSeF nadal będą pojawiać się próby wyłudzeń, np. fałszywe faktury – zamiast przesyłane na firmowe skrzynki mailowe, będą przesyłane wprost do KSeF. Dlatego weryfikacja dokumentów stanie się nieodłącznym elementem codziennej pracy. Równolegle warto już dziś dostosować umowy z kontrahentami i dostawcami, aby jasno określić zasady przekazywania i odbioru dokumentów sprzedaży w nowych realiach.

Dobrze przygotowany proces wdrożenia KSeF w Twojej firmie to podstawa bezpiecznego i sprawnego wdrożenia

Jeśli masz dodatkowe pytania – śledź nasze kanały social media tam systematycznie pojawiają się nowe materiały edukacyjne o KSeF. Masz pytanie indywidualne dotyczące Twojej firmy – zadaj pytanie do naszych ekspertów tu.

Artykuł KSeF 2026 – zmiany w fakturach pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Wobec nadchodzących zmian, możesz zastanawiać się, kiedy Twoja firma będzie musiała wdrożyć KSeF. Tak naprawdę od 1 lutego zmiana dotknie już prawie wszystkich, gdyż obowiązkiem zostaną objęte najwięksi podatnicy, którzy w naturalny sposób będą wysyłać już swoje faktury poprzez KSeF do mniejszych firm, które jeszcze w tym obowiązku nie będą.

Terminy wdrożenia KSeF w 2026:

• 1 luty 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
• 1 kwietnia 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto nie przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
• 1 stycznia 2027 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), którzy w danym miesiącu wystawiają faktury o łącznej wartości sprzedaży brutto nie większej niż 10 000 zł

Jak będą wyglądały faktury z KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych. Mają one format XML więc nie ma ich wizualizacji w formacie PDF. Żeby zobaczyć fakturę w dotychczasowej formie potrzebny będzie system do odczytu dokumentów z systemu KSEF.

Warto pamiętać, że sam dostęp do KSeF to nie wszystko. Kluczowe będzie  dobranie narzędzi, aby:

• umożliwić kontrolę uprawnień (kto może pobierać, zatwierdzać czy księgować faktury), to uporządkuje procesy i odpowiedzialności w firmie, oraz zminimalizuje ręczne działania pracowników (np. pobieranie i przekazywanie plików),
• zapewnić automatyczne archiwizowanie dokumentów,
• integrować dane z innymi systemami w firmie (ERP czy logistyka).

Dzięki temu obsługa KSeF nie stanie się dodatkowym obciążeniem, ale elementem dobrze zaplanowanego procesu finansowo-księgowego w firmie.

Co robić z fakturami spoza KSeF, które otrzymasz od swoich kontrahentów np. mailem lub w formie papierowej?

Dokładnie przechowuj je w dotychczasowej formie: jako papierowe, PDF lub skan. W ewidencji VAT oraz w rozrachunkach traktuj je normalnie, bez konieczności „przenoszenia” do KSeF – obowiązek rejestracji dotyczy tylko faktur od firm już objętych systemem. Takie faktury nadal mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT, zgodnie z przepisami, dopóki nie zostanie wprowadzony pełny obowiązek KSeF. Przesyłaj je do księgowości jak dotychczas, nie pomijaj ich!

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Korzystaj z doświadczonej firmy, której już zaufało ponad 1000 przedsiębiorców.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł KSeF – pytania i odpowiedzi pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Struktura faktury elektronicznej – co dodano?

Co nowego pojawiło się w FA(2), czego nie było we wcześniejszym wariancie FA(1)? Poniżej lista elementów, które pojawiły się w udoskonalonej wersji e-faktur:

• nowe pole NrWiersza – umożliwi wskazanie w elemencie schematu DodatkowyOpis danych na temat poszczególnych pozycji faktury,
• odrębny numer identyfikacyjny dla kontrahentów unijnych w polu TNrVatUE,
• nowe pole OpisRachunku – dzięki niemu możliwe będzie wskazanie dodatkowych danych dotyczących rachunku bankowego,
• nowe pole IDnabywcy – w przypadku kilku nabywców na fakturze pozwoli to na identyfikację skorygowanych danych nabywcy,
• nowe pole KursWalutyZ – w przypadku gdy faktura walutowa dokumentowała jedną zaliczkę otrzymaną z tą samą datą, pole to umożliwi określenie kursu waluty, który zastosowano do wyliczenia kwoty podatku VAT,
• nowe elementy w polu DaneFaKorygowanej – dotyczą faktur pierwotnych, które wystawiono poza KSeF,
• pole P_11VAT – umożliwi wskazanie kwoty podatku VAT zgodnie z art. 106e ust. 10 ustawy o VAT,
• dokładny wzorzec wartości w polu TKwotowy oraz umożliwienie wskazania w polu TKwotowy2 cen jednostkowych do czterech miejsc po przecinku,
• w polu P_15ZK (dotyczącym korekt faktur) pojawiła się możliwość wskazania kwoty zaliczki (bądź kwoty pozostałej do zapłaty) w stanie sprzed korekty,
• dodanie pola znacznika stanu przed w polu FaWiersze – dotyczy danych przed/po na fakturach korygujących.

Faktury ustrukturyzowane – co zmodyfikowano w KSeF?

Jakie modyfikacje dotychczasowych rozwiązań wdrożono w FA(2)?

• Zmieniono prezentację danych dotyczących adresów sprzedawców i nabywców.
• Zmieniono strukturę numeru nadawanego przez KSeF w polu NumerKSeF po prawidłowym przetworzeniu faktury.
• Rozszerzono zakres pola TNrNRB dotyczącego numerów bankowych – podatnicy będą mogli wskazać nie tylko rachunki krajowe, ale i zagraniczne.
• Dodano opcję wskazania kodu SWIFT w polu NrRBPL.
• Zmieniono sposób prezentacji danych w polu TPodmiot – dodano odrębne pole do wskazania kodu kraju oraz samego numeru indentyfikacyjnego.
• Ograniczono w polu WZ numery dokumentów magazynowych WZ do 1000 numerów związanych z jedną fakturą.
• W polu P_19 zmieniono konstrukcję elementu dotyczącego podatników zwolnionych z podatku – teraz należy podać tam podstawę zwolnienia z VAT.
• Pojawienie się w polu P_10 opcji wskazania rabatów uwzględnionych na fakturze wystawionej od kwoty brutto.

Faktura elektroniczna FA(2) – co usunięto?

Czego w nowej wersji faktury ustrukturyzowanej już nie ma?

• Pól LiczbaWierszyFaktury i FaWiersz w zakresie sum kontrolnych.
• Pola TNrRBZagr dotyczącego rachunku bankowego zagranicznego.

To nie koniec udoskonaleń. Resort w ostatnim kwartale 2023 roku planuje między innymi:

• udostępnić dokumentację techniczną do pozostałych funkcjonalności (w tym trybu awaryjnego),
• uruchomić aplikację mobilną KSeF, która ma umożliwiać wystawianie e-faktur i dostęp do nich.

W Chandon Waller & Partners jesteśmy na bieżąco z wszelkimi aktualizacjami. Zaufało nam wielu Klientów, którzy dobrowolnie korzystają już z Krajowego Systemu e-Faktur. W razie jakichkolwiek pytań – zapraszamy do kontaktu.

O tym, co się zmieni po wdrożeniu KSeF pisaliśmy TUTAJ.

Artykuł Zmiany w strukturze faktury elektronicznej KSeF – FA(2) od 1 września 2023 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zmiany technologiczne – system ERP lub Finansowo-Księgowy

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z aktualizacją obecnego oprogramowania, wdrożeniem dodatku do niego bądź całkowitą wymianą wewnątrzfirmowego systemu finansowo-księgowego. Celem nie jest wyłącznie wystawianie elektronicznych faktur, ale też bezproblemowy obieg dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią (do klientów, kontrahentów, odpowiednich urzędów i instytucji).

Zmiana dokumentu sprzedaży – faktura ustrukturyzowana KSeF

Faktura ustrukturyzowana jest plikiem XML, którego schemat oparto na pliku JPK_FA. W momencie jej generowania system automatycznie nada jej numer identyfikacyjny. Faktura ustrukturyzowana KSeF ma 480 zdefiniowanych pól (schema XSD ma 3551 wierszy).

To, co może być w niektórych przypadkach problematyczne to fakt, że za datę wystawienia tej faktury uważa się datę jej przesłania do KSeF.

Do lamusa odejdą:

• duplikaty faktur (będą przechowywane w systemie przez 10 lat),
• faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących,
• faktury VAT RR i faktury pro forma.

Z kolei poza KSeF będą wystawiane:

• faktury korygujące,
• faktury dotyczące zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane i partnerstwa publiczno-prywatnego.

Zmiany biznesowe – optymalizacja procesów z KSeF

Zakładając, że oprogramowanie zaimplementowano prawidłowo, KSeF zautomatyzuje większość działań. Elektroniczne fakturowanie powinno poprawić wzajemną komunikację między firmą, kontrahentami, księgowością i Urzędem Skarbowym. Digitalizacja sprawia również, że łatwiej jest monitorować płatności, zaległości i bieżące rozliczenia.

Przy jednoczesnym przyspieszeniu działań administracyjnych zmniejsza się ryzyko popełnienia błędu przy wystawianiu faktur.

Zmiany ekologiczne dzięki KSeF – wycofanie faktur papierowych

Według wiceministra Finansów Bartosza Baraszczuka, w środowisku testowym KSeF wystawiono już ponad 10 mln faktur (dane z kwietnia 2023). Jak pokazuje kalkulator Opentext, papier potrzebny do ich wydrukowania wymagałby ścięcia ponad 12 tys. drzew, zużycia 17 basenów olimpijskich wody oraz energii potrzebnej na ogrzanie 144 domów przez rok.

Brak wersji papierowej przekłada się też na:

• oszczędność miejsca (to dobra wiadomość dla firm o niewielkiej powierzchni biurowej)
• brak ryzyka zagubienia lub zniszczenia faktury.

KSeF – krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku

To, co z pewnością ucieszy wielu przedsiębiorców – to, że po zaimplementowaniu KSeF zwrot podatku będzie dużo szybszy i sprawniejszy. Czas oczekiwania na zwrot podatku skraca się bowiem z 60 do 40 dni.

TUTAJ do wglądu rządowa strona o systemie fakturowania KSeF. O innych zmianach w księgowości, kadrach i płacach przeczytasz na naszym BLOGU.

Artykuł 5 rzeczy które zmienią się po implementacji KSeF pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.