Aby móc faktury wrzucić w koszty firmy, koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. W związku z powyższym przedsiębiorca powinien być w stanie udowodnić, że wyjazd był związany z działalnością gospodarczą (np. celem jego było spotkanie z klientem), ponieważ tylko wówczas może on stanowić koszt firmy.

Koszty wyżywienia przedsiębiorcy wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową nie mogą być rozliczone na podstawie faktur- w tym celu stosuje się mechanizm diet. Co do zasady diety stanowią koszt uzyskania przychodu, ale do wysokości limitów określonych w załączniku do rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wysokość diety jest uzależniona od państwa do którego jedzie przedsiębiorca, a także od długości wyjazdu.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
   • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należy mieć przy tym na uwadze, że jeżeli przedsiębiorca ma zapewnione bezpłatne wyżywienie (lub np. w ramach usługi hotelowej jest zapewnione śniadanie), wysokość diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety,
2. obiad – 30% diety,
3. kolacja – 30% diety.

Pozostałe wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy, aby mogły stanowić koszt firmy muszą być odpowiednio udokumentowane np. fakturami lub potwierdzeniami opłat za autostradę/ parkingi. W sytuacji, gdy przedsiębiorca jedzie prywatnym samochodem, to powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W celu rozliczenia wyjazdu służbowego przedsiębiorcy najbardziej pomocne będzie uzupełnienie druku” polecenie wyjazdu służbowego” w którym zostaną zawarte dane: cel podróży, data, godzina i miejscowość wyjazdu/ przyjazdu, środek lokomocji, dojazdy udokumentowane, diety, noclegi potwierdzone fakturami, inne wydatki wg. załączników np. ewidencja przebiegu pojazdu, faktury/paragony za paliwo. Pod sporządzone polecenie wyjazdu służbowego należy podpiąć wszystkie dokumenty potwierdzające ujęte w nim koszty.

Artykuł Jak wrzucić w koszty firmy podróż zagraniczną? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.