Sztuczna inteligencja w księgowości – stan na 2026 rok

Jeszcze trzy lata temu termin “AI w księgowości” był domeną slajdów konferencyjnych. Dziś to twarda rzeczywistość, w której Twoja konkurencja już się porusza.

Liczby mówią same za siebie:

• Ponad 80% polskich specjalistów z biur rachunkowych i działów finansowych korzysta z narzędzi AI w codziennej pracy (Wolters Kluwer, 2025).
• 59% działów finansowych na świecie używa AI w 2025 roku – wzrost z 37% w roku 2023 (Gartner, 2025).
• 90% działów finansowych wdroży co najmniej jedno rozwiązanie AI do końca 2026 roku (Gartner, prognoza).

Pytanie nie brzmi już czy wdrożyć AI w biurze rachunkowym. Pytanie brzmi – czy Twoje biuro rachunkowe już to robi  i czy robi to dobrze?

Co AI robi dziś w biurze rachunkowym?

Sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym obejmuje dziś pięć kluczowych obszarów, które bezpośrednio wpływają na jakość obsługi Twojej firmy:

AI a automatyzacja faktur – jak to działa w praktyce?

Automatyzacja faktur to jeden z najbardziej mierzalnych efektów wdrożenia AI w księgowości.

Nowoczesny system łączący OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) z uczeniem maszynowym potrafi:

• odczytać fakturę w dowolnym układzie graficznym,
• wyodrębnić NIP kontrahenta, kwotę netto, datę i numer dokumentu,
• zweryfikować dane z bazą GUS,
• zaproponować klasyfikację na właściwe konto księgowe.

Cały proces zajmuje mniej niż 3 sekundy.

Wykrywanie błędów i fraudów finansowych

Ludzki mózg jest podatny na błędy zmęczenia. Algorytm – nie.

AI w kontroli finansowej nieustannie monitoruje dane i wychwytuje:

• zdublowane faktury,
• podejrzane transakcje niezgodne z historycznym wzorcem,
• błędne przypisania kont księgowych,
• rozbieżności między zamówieniami a fakturami.

68% firm po wdrożeniu automatyzacji procesów księgowych odnotowuje zmniejszenie ryzyka nadużyć finansowych (dane branżowe).

AI w kontekście KSeF i polskich przepisów podatkowych

Polska specyfika prawna to wyzwanie, z którym muszą mierzyć się wszystkie biura rachunkowe w Polsce. Split payment, KSeF (Krajowy System e-Faktur), biała lista podatników VAT – każdy z tych elementów wymaga stałej czujności.

Nowoczesne systemy AI dostosowane do polskich przepisów podatkowych automatycznie:

• weryfikują numery NIP na białej liście podatników VAT,
• kontrolują zgodność dokumentów z wymogami KSeF,
• flagują transakcje wymagające mechanizmu podzielonej płatności (split payment),
• monitorują zmiany w przepisach i dostosowują klasyfikacje.

Dla przedsiębiorcy korzystającego z outsourcingu księgowego oznacza to jedno: mniejsze ryzyko błędu podatkowego i wynikających z niego sankcji.

Czy sztuczna inteligencja zastąpi księgowych?

To pytanie, które słyszymy najczęściej.

Odpowiedź jest prosta. Nie, natomiast z pewnością zmieni charakter tej pracy.

Gartner szacuje, że mniej niż 10% działów finansowych wdrażających AI planuje redukcję zatrudnienia. Eliminuje stanowiska pomocnicze zajmujące się wyłącznie mechanicznym wprowadzaniem danych, ale jednocześnie zwiększa zapotrzebowanie na specjalistów zdolnych do:

• nadzoru nad algorytmami i weryfikacji wyników,
• interpretacji przepisów w niestandardowych sytuacjach,
• doradztwa strategicznego dla klientów,
• budowania relacji opartych na zaufaniu.

Księgowy, który przez 6 godzin ręcznie wprowadzał faktury, ma teraz 6 godzin na analizę marżowości, planowanie podatkowe i rozmowę z Tobą o kierunku rozwoju firmy.

To nie jest degradacja zawodu. To jego awans.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu AI w księgowości

– Brak testów pilotażowych przed pełnym wdrożeniem systemu.

– Nieprawidłowa integracja z istniejącym oprogramowaniem ERP.

– Zbyt duże zaufanie do algorytmu bez kontroli eksperta.

– Wdrożenie narzędzia ogólnego, niedostosowanego do polskich przepisów.

Podsumowanie: AI w biurze rachunkowym to przewaga, którą widać w wynikach

Sztuczna inteligencja w księgowości zmienia branżę nieodwracalnie. Biura rachunkowe, które wdrożyły AI, obsługują więcej klientów, popełniają mniej błędów i oferują głębsze doradztwo.

Biura, które czekają – patrzą na rosnącą lukę między sobą a konkurencją.

Kluczem jest odpowiednie podejście: wdrażaj AI z konkretnym celem, z właściwym narzędziem i z ludzkim nadzorem nad wynikami.

Liczby nigdy nie zastąpią zaufania – mogą sprawić, że będzie na nie znacznie więcej czasu.

Chcesz sprawdzić, jak zoptymalizować obsługę finansową swojej firmy?

Skontaktuj się z CWP – bez zobowiązań, konkretnie i na temat.

Artykuł AI w księgowości 2026 – jak sztuczna inteligencja zmienia biura rachunkowe? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Skąd pochodzi Dzień Księgowego?

9 czerwca to nie przypadkowa data. Tego dnia w 1494 roku franciszkański zakonnik Luca Pacioli opublikował dzieło „Summa de Arithmetica” – pierwszą usystematyzowaną pracę opisującą zasady rachunkowości metodą podwójnego zapisu. To właśnie ten system, liczący ponad 500 lat, stanowi fundament współczesnej księgowości na całym świecie. Pacioli jest dziś uznawany za ojca rachunkowości, a jego dorobek, za jeden z kluczowych elementów rozwoju nowoczesnego handlu i biznesu.

Obecnie, zawód ten jest bardziej złożony, wymagający i strategicznie ważny niż kiedykolwiek wcześniej.

Księgowy to zawód deficytowy

Według danych Krajowej Izby Biur Rachunkowych w Polsce działa ok. 70 tys. biur rachunkowych, a liczba osób pracujących w zawodzie może sięgać nawet 400 tys. Mimo to rynek od lat cierpi na brak wykwalifikowanych specjalistów.

Raport „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025″, opracowany przez e-file na podstawie 730 ankiet, pokazuje skalę problemu wyraźnie: aż 55% księgowych pełniących funkcje zarządcze zgłasza trudności w znalezieniu odpowiedniego specjalisty. Tylko dla 16,3% badanych rekrutacja nie stanowi żadnego wyzwania.

Co więcej, Barometr Zawodów uznaje Samodzielnego Księgowego za zawód deficytowy nieprzerwanie od 10 lat. Rynek pracy wysyła jasny sygnał: dobry księgowy jest na wagę złota.

Jaki jest księgowy przyszłości? Doradca, analityk i strateg

Stereotyp księgowego jako osoby siedzącej nad stosem papierów i wbijającej cyfry do arkusza dziś jest nieaktualny. Dane z raportu Barometr 2025 oraz badania „Portret księgowych w Polsce” pokazują zupełnie inny obraz.

Przedsiębiorcy i sami księgowi są zgodni co do kompetencji kluczowych na przyszłość:

• zaawansowana analiza danych – wskazana przez 52% księgowych i 33% przedsiębiorców jako kompetencja przyszłości,
• doradztwo strategiczne – 26% wskazań wśród księgowych, 33% wśród przedsiębiorców,
• zarządzanie ryzykiem – 23% wskazań wśród księgowych, 29% wśród przedsiębiorców.

Co więcej, już dziś prawie co trzeci przedsiębiorca postrzega swojego księgowego jako kogoś, kto „zapewnia profesjonalne wsparcie niezbędne w zarządzaniu firmą”, 23% uważa go za zaufanego doradcę, a 18% — za strategicznego partnera kluczowego dla prawidłowego funkcjonowania firmy.

Innymi słowy: nowoczesny księgowy to nie tylko liczby. To doradca, na którego decyzji biznesowych można polegać.

Fakty o wyzwaniach w branży księgowości

Bycie księgowym w Polsce to praca wymagająca nieustannego uczenia się. Aż 58% księgowych wskazuje szybko zmieniające się przepisy jako największe wyzwanie zawodowe. Na kolejnych miejscach znalazły się adaptacja do nowych technologii oraz rosnące oczekiwania pracodawców (po ok. 15% wskazań każde).

Odpowiedzią na tę dynamikę jest systematyczne dokształcanie: ponad 57% księgowych szkoli się przynajmniej raz na kwartał, a prawie co czwarty (23%) sięga po nową wiedzę częściej niż raz w miesiącu. Nie ma tu miejsca na stagnację.

W 2025 roku szczególnie pracochłonne zmiany prawne to:

• KSeF (Krajowy System e-Faktur) – wymieniony przez niemal 28% respondentów jako zmiana pochłaniająca najwięcej czasu.
• JPK_CIT – nowe obowiązki sprawozdawcze dla podatku CIT.
• Raportowanie ESG – środowiskowe, społeczne wymogi sprawozdawcze.
• Zmiany w prawie pracy, digitalizacja ksiąg, modyfikacje ustawy o rachunkowości.

Najtrudniejszym obszarem prawa podatkowego pozostaje niezmiennie VAT – wskazywany przez ponad 22% respondentów jako najbardziej złożony.

Obalamy mity. Czas na prawdę o księgowych

Mit 1: „Księgowy to nudna praca przy biurku”

To jedna z najbardziej dynamicznych profesji na rynku. Prawo podatkowe zmienia się kilka razy w roku, co wymaga ciągłej aktualizacji wiedzy. Każdy klient przynosi inne wyzwania, inne branże, inną specyfikę. Nudno? Zupełnie odwrotnie.

Mit 2: „Każdy może zostać księgowym”

Rynek pracy wyraźnie temu zaprzecza. Dobrego specjalisty brakuje i to od dekady. Wymagane jest nie tylko opanowanie skomplikowanych przepisów prawnych, ale też umiejętność zarządzania czasem (wskazana przez 57% samych księgowych jako kluczowa kompetencja miękka), praca pod presją terminów i obsługa coraz bardziej zaawansowanych systemów informatycznych.

Mit 3: „Księgowy tylko rozlicza podatki”

Współczesny księgowy to partner biznesowy. Analizuje dane finansowe, wskazuje ryzyka, pomaga w planowaniu strategicznym, doradza przy wyborze formy opodatkowania. Dla wielu małych i średnich firm jest pierwszą osobą, do której trafia pytanie: „Czy mogę sobie na to pozwolić?”.

Mit 4: „AI zastąpi księgowych”

Eksperci są zgodni – sztuczna inteligencja nie zastąpi księgowych, ale zmieni sposób ich pracy. Jak ujął to prof. dr hab. Stanisław Hońko z Uniwersytetu Szczecińskiego w raporcie Barometr 2025: „AI to game changer, który sprawi, że zawód stanie się atrakcyjniejszy. Księgowi będą mieli więcej czasu na twórczą pracę analityczną i doradczą”. Automatyzacja zabiera rutynę natomiast zostawia intelektualny rdzeń zawodu.

Co daje siłę do pracy? Motywacje polskich księgowych

Wbrew pozorom wiele osób w tej branży odnajduje głęboką satysfakcję zawodową. W badaniu „Portret księgowych w Polsce” respondenci wskazywali na: możliwość rozwijania się, poczucie bycia ważnym dla firmy, stabilność zatrudnienia i działanie analityczne jako główne atuty tej pracy.

38,1% badanych oceniło 2024 rok jako udany, ze względu na satysfakcjonujący rozwój kariery, dobre warunki zatrudnienia i brak rewolucyjnych zmian w przepisach, które pozwoliły skupić się na doskonaleniu procesów i obsłudze klientów.

Zainteresowanie zawodem systematycznie rośnie. Liczba aplikacji na stanowiska księgowe wzrosła w ciągu czterech lat o 54%, przy jednocześnie malejącej liczbie dostępnych ofert pracy. Każdego miesiąca o pracę w księgowości stara się ponad 17 000 kandydatów.

Słowo od nas: dziękujemy

W CWP codziennie widzimy, ile pracy, odpowiedzialności i wiedzy kryje się za dobrze prowadzoną księgowością. To nie jest tylko „pilnowanie cyfr”, to realna ochrona Twojego biznesu, Twojego czasu i Twojego spokoju.

Dzień Księgowego to doskonała okazja, żeby docenić tych, którzy pracują w cieniu, ale często jako pierwsza linia obrony, gdy pojawia się kontrola skarbowa, zmiana przepisów czy finansowe turbulencje.

Wszystkim Koleżankom i Kolegom z branży — szczere podziękowania i wyrazy uznania. Wasza praca ma znaczenie.

Chcesz wiedzieć więcej?

Jeśli zastanawiasz się, jak dobra obsługa księgowa może realnie wpłynąć na bezpieczeństwo i rozwój Twojej firmy, skontaktuj się z nami. Zespół Chandon Waller & Partners chętnie odpowie na Twoje pytania i pomoże dobrać rozwiązanie dopasowane do Twojej działalności.

Jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Artykuł Dzień Księgowego 2026: kto naprawdę prowadzi Twoją firmę przez finansowy labirynt? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Łatwogang i Cancer Fighters – skąd ta poruszająca zbiórka?

W połowie kwietnia Łatwogang uruchomił transmisję na żywo, trwającą dziewięć dób. Wszystkie zebrane środki trafiły do organizacji wspierającej pacjentów onkologicznych i ich rodziny. Do akcji przyłączyły się tysiące firm, celebrytów i zwykłych ludzi. Zebrana kwota przebiła wszelkie rekordy polskiej dobroczynności cyfrowej.

Pierwsza sprawa: czy fundacja Cancer Fighters spełnia warunki do ulgi?

Zanim przejdziemy do liczb, warto wyjaśnić jedną kwestię, która decyduje o wszystkim. Darowizna daje prawo do ulgi tylko wtedy, gdy obdarowanym jest organizacja prowadząca działalność pożytku publicznego. Fundacja Cancer Fighters figuruje w oficjalnej bazie Narodowego Instytutu Wolności jako organizacja posiadająca właśnie taki status. Warunek jest więc spełniony.

Gdyby wpłata trafiła na prywatne konto osoby fizycznej – nawet w szczytnym celu – odliczenie nie byłoby możliwe. Tu tego problemu nie ma.

Firma płaci CIT? Odliczysz do 10% dochodu

To najkorzystniejszy wariant. Spółki z o.o., spółki akcyjne i komandytowe rozliczające się podatkiem CIT mogą odliczyć darowiznę od dochodu do wysokości 10% dochodu osiągniętego w danym roku.

Odliczenie darowizny wykazuje się w zeznaniu rocznym CIT-8 – w załączniku CIT-8/O oraz w informacji CIT-D dołączanych do zeznania rocznego CIT-8.

Przykład praktyczny:

Spółka z o.o. osiągnęła w 2026 roku dochód 500 000 zł i wpłaciła na zbiórkę 40 000 zł. Limit odliczenia wynosi 50 000 zł (10% z 500 000 zł), więc cała darowizna może zostać odliczona. Przy stawce CIT 19% oznacza to realne oszczędności podatkowe na poziomie 7 600 zł.

Jeśli Twoja spółka korzysta z obniżonej stawki 9% (mały podatnik), oszczędność przy tej samej darowiźnie wyniesie 3 600 zł.

Jednoosobowa działalność gospodarcza i podatek liniowy – limit 6% dochodu

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub stosujący podatek liniowy mogą odliczyć darowiznę na działalność pożytku publicznego do 6% dochodu. Odliczenie pojawi się w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L za 2026 rok – po wykazaniu kwoty darowizny, celu oraz danych obdarowanego w PIT/O stanowiącego załącznik do w/w zeznań rocznych

Przykład:

Przedsiębiorca osiągnął dochód 120 000 zł i wpłacił 8 000 zł na Cancer Fighters. Limit to 7 200 zł (6% z 120 000 zł). Odliczy więc 7 200 zł, a nie całe 8 000 zł. Nadwyżka przepada – nie przechodzi na kolejny rok.

Przy podatku liniowym 19% oznacza to zwrot rzędu 1 368 zł.

Podatnik rozliczający się na ryczałcie może odliczyć darowizne od przychodu. Składa się wtedy zeznanie roczne PIT28 wraz z załącznikiem PIT/O, w którym uzupełnia się dane dot. darowizny (tak samo jak przy PIT36 i PIT36L).

Jak udokumentować darowiznę, żeby urząd skarbowy nie miał wątpliwości?

Sama chęć odliczenia to za mało – darowizna musi być właściwie udokumentowana. Przepisy wymagają posiadania dowodu wpłaty na rachunek bankowy obdarowanej organizacji, z którego jednoznacznie wynika cel wpłaty.

W przypadku zbiórek internetowych, takich jak ta Łatwoganga, w tytule przelewu często pojawia się jedynie kod operacji. Warto zadbać o to, żeby mieć też potwierdzenie od fundacji – wystarczy e-mail lub dokument potwierdzający przekazanie środków. Dobrą praktyką jest zachowanie wszystkich potwierdzeń przelewów.

Czego jeszcze potrzebuje firma przy odliczeniu w CIT?

• potwierdzenie przelewu z wyraźnym tytułem lub oświadczenie fundacji,
• dane identyfikacyjne obdarowanego (nazwa, NIP, adres),
• informacja o statusie OPP (dostępna w bazie NIW).

Darowizna a koszt podatkowy – czym się różnią te dwa pojęcia?

To pytanie, które bardzo często słyszymy od naszych klientów. Wyjaśniamy raz na zawsze:

Darowizna nie jest kosztem uzyskania przychodu. Nie można jej wpisać do KPiR ani ksiąg rachunkowych jako zwykłego wydatku firmowego. Jest natomiast odliczana od dochodu – co daje ten sam efekt finansowy, ale mechanizm jest inny.

Próba ujęcia darowizny w kosztach (zamiast w odliczeniu) to błąd, który może skutkować korektą deklaracji i odsetkami. Przy rozliczaniu wpłaty na Cancer Fighters trzeba więc postępować zgodnie z przepisami i korzystać z odliczenia właściwej ulgi.

My też wpłaciliśmy – i nie żałujemy

W Chandon Waller & Partners wierzymy, że odpowiedzialne prowadzenie biznesu to nie tylko dbałość o wyniki finansowe. To też obecność tam, gdzie dzieje się coś ważnego. Akcja Łatwoganga była jednym z tych momentów – spontanicznych, autentycznych i niezwykłych.

Angażujemy się w podobne inicjatywy regularnie, bo jako firma obsługująca setki przedsiębiorców widzimy, jak wiele wartości – nie tylko finansowych – tworzy się w polskim biznesie. Cieszą nas klienci, którzy pytają nas o rozliczenie darowizny. To znaczy, że działali nie tylko sercem, ale i głową.

Podsumowanie: co możesz odliczyć?

Masz pytania o rozliczenie darowizny?

Jeśli wziąłeś/wzięłaś udział w akcji charytatywnej i chcesz wiedzieć, jak prawidłowo ująć to w zeznaniu rocznym – skontaktuj się z nami. W Chandon Waller & Partners zajmujemy się kompleksową obsługą księgową firm każdej wielkości: od jednoosobowych działalności po spółki z kapitałem zagranicznym. Chętnie pomożemy Ci nie tylko rozliczyć darowiznę, ale i zadbać o to, żebyś każdego roku płacił dokładnie tyle podatku, ile powinieneś – ani grosza więcej.

Chandon Waller & Partners – Rozwój. Spokój. Bezpieczeństwo.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W celu uzyskania indywidualnej opinii zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Artykuł Zbiórka Łatwoganga a podatki – co możesz odliczyć jako firma? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czym są benefity żywieniowe?

Najczęściej spotykane benefity żywieniowe to:

• posiłki wydawane w biurze (catering, stołówka, owoce, napoje),

• karty przedpłacone na posiłki (karty lunchowe),

• bony żywieniowe do restauracji lub sklepów spożywczych,

• posiłki profilaktyczne, które pracodawca ma obowiązek zapewnić w określonych warunkach.

Nowe zasady: limit 450 zł bez ZUS

Od września 2023 roku pracodawcy mogą finansować posiłki dla pracowników do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę bez konieczności odprowadzania składek ZUS.
Warunki skorzystania z tej ulgi:

• środki muszą być przeznaczone wyłącznie na posiłki lub artykuły spożywcze,

• bon lub karta powinny być honorowane wyłącznie w punktach gastronomicznych lub sklepach spożywczych,

• najlepiej wprowadzić regulamin i uzyskać oświadczenie od pracownika o prawidłowym wykorzystaniu świadczenia,

• nie ma obowiązku przechowywania paragonów, jeśli karta lub bon technicznie ograniczają możliwość innego zakupu.

Czytaj więcej o limicie na portalu Money.

Opodatkowanie PIT – o czym pamiętać

Zwolnienie z oskładkowania nie oznacza, że benefity żywieniowe są zwolnione z podatku dochodowego.

• Posiłki zapewniane i spożywane w miejscu pracy mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, jeśli są dostępne dla wszystkich pracowników.

• Bony i karty przedpłacone, mimo zwolnienia ze składek ZUS do 450 zł, są co do zasady przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu PIT.

Posiłki profilaktyczne – wyjątek

W przypadku posiłków profilaktycznych, które wynikają z przepisów BHP, nie ma limitu kwotowego. Takie świadczenie jest całkowicie zwolnione z podatku PIT i składek ZUS, o ile spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie posiłków i napojów profilaktycznych.

Więcej o Posiłkach w zasadach BHP, tutaj. 

Jak księgować benefity żywieniowe?

Dla biura rachunkowego najważniejsze jest prawidłowe ujęcie kosztów i rozliczenie świadczenia:

• Koszty posiłków mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli mają związek z działalnością firmy.

• Wydatki należy dokumentować fakturami wystawionymi na firmę.

• W przypadku bonów i kart przedpłaconych należy uwzględnić opodatkowanie PIT i limit zwolnienia ZUS.

Korzyści dla przedsiębiorcy

Benefity żywieniowe to realne wsparcie dla pracowników, ale także sposób na zwiększenie lojalności i komfortu pracy. Odpowiednio zaplanowane pozwalają ograniczyć koszty składek ZUS dzięki nowemu limitowi 450 zł, a jednocześnie wpisują się w oczekiwania pracowników.

Dobrze zaprojektowany benefit żywieniowy może być realną zachętą dla pracowników i jednocześnie optymalny kosztowo dla firmy. Kluczowe jest prawidłowe rozliczenie: limit 450 zł miesięcznie zwalnia ze składek ZUS, a forma świadczenia decyduje o podatku PIT.

Jeśli chcesz wdrożyć benefit żywieniowy w Twojej firmie, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł Benefit żywieniowy w firmie – co warto wiedzieć pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czy to przełom w podejściu fiskusa do kosztów? Nie do końca. Ale to wyraźna ewolucja, która może otwierać nowe możliwości, także dla średnich i dużych firm.

Tutaj możesz sprawdzić rejestr interpretacji.

Rejs jako koszt? Tak, jeśli masz plan i właściwe PKD

Interpretacja z 10 lipca 2025 roku dotyczyła przedsiębiorcy, który na co dzień tworzy oprogramowanie, ale planuje rozszerzyć działalność o komercyjne rejsy morskie. W kosztach chciał rozliczyć szkolenia żeglarskie, bilety lotnicze, noclegi i specjalistyczną odzież. Fiskus przyznał mu rację, ponieważ ma odpowiedni kod PKD, a wydatki są bezpośrednio związane z planowanym źródłem przychodu.

To nie jest przypadek jednostkowy. Skarbówka coraz częściej uznaje wydatki inwestycyjne i przygotowawcze za koszty uzyskania przychodu, o ile podatnik potrafi wykazać ich związek z prowadzoną działalnością.

Pies jako koszt? Tak, jeśli pilnuje biura. Nie, jeśli tylko pozuje

W innym przypadku urząd zaakceptował rozliczenie kosztów utrzymania psa, który pełnił rolę stróża w części domu wykorzystywanej jako biuro i archiwum dokumentów. Skarbówka uznała, że ma to racjonalne uzasadnienie, pod warunkiem że rola psa jest realna.

Odmówiono natomiast prawa do kosztów w sytuacji, gdy pies pojawiał się jedynie w materiałach marketingowych, na przykład w postach w mediach społecznościowych. Brak jednoznacznego przełożenia na przychód okazał się kluczowy.

Benefity B2B jako koszt? Tak, ale z umową i uzasadnieniem

Rosnące trudności w pozyskiwaniu specjalistów sprawiają, że firmy coraz częściej oferują współpracownikom na B2B pakiety medyczne, ubezpieczenia czy karnety sportowe. Fiskus potwierdził, że benefity mogą być uznane za koszty, jeśli wynikają z zawartych umów i mają uzasadnienie gospodarcze. W branżach takich jak IT, gdzie konkurencja o talenty jest szczególnie silna, to argument zyskuje na znaczeniu.

Co to oznacza w praktyce?

Zmienia się nie tyle prawo, co jego interpretacja. Widać coraz więcej podejścia funkcjonalnego, które pozwala ocenić, czy dany wydatek służy osiągnięciu, zabezpieczeniu lub zachowaniu przychodu. To szansa dla tych, którzy potrafią odpowiednio uargumentować swoje decyzje.

Wydatki przygotowawcze mogą być kosztem, jeśli są realne, spójne z kierunkiem działalności i dobrze udokumentowane. Benefity dla samozatrudnionych mogą być rozliczane, jeśli są elementem oferty, a nie wyłącznie dobrowolnym dodatkiem. Pies może stać się kosztem, jeśli rzeczywiście pełni funkcję ochronną, a nie wyłącznie wizerunkową.

Wnioski?

Zmienia się język fiskusa. Nie chodzi o kreatywność w księgowości, tylko o świadomość biznesową, dobrą dokumentację i spójność działań z profilem działalności. Kto potrafi to połączyć, ten zyska realne narzędzie do legalnej optymalizacji.

Warto jednak pamiętać, że każda sytuacja jest inna. Jeśli planujesz niestandardowe koszty, dobrze jest zawczasu uzyskać interpretację indywidualną, która zabezpieczy Twoje stanowisko na przyszłość. Jeszcze ważniejsze jest to, aby mieć dobre biuro rachunkowe, które nie tylko rozumie Twoją branżę, ale potrafi myśleć analitycznie i pomóc w przygotowaniu rzetelnej argumentacji podatkowej.

Jeśli Twój pies faktycznie pilnuje biura, a Twoje szkolenie to nie hobby, tylko inwestycja w rozwój działalności, może warto to udokumentować. I może warto z kimś doświadczonym to wcześniej skonsultować.

Zapraszamy do współpracy. Skontaktuj się nami.

Artykuł Fiskus zmienia podejście. Co dziś da się rozliczyć jako koszt? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie przepisy, które w znaczący sposób zmieniają warunki zatrudniania i legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Nowelizacja obejmuje m.in. elektronizację procedur, zniesienie testu rynku pracy, wprowadzenie szybszej ścieżki dla niektórych pracodawców oraz rozszerzenie obowiązków informacyjnych. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą dostosować się do nowych wymagań administracyjnych i organizacyjnych.

Elektronizacja procesu zatrudniania cudzoziemców

Od czerwca 2025 wszystkie sprawy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców będą załatwiane wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl (sekcja: zatrudnianie cudzoziemców). Dotyczy to m.in. składania wniosków o:

• zezwolenie na pracę,
• oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
• dołączania dokumentów i załączników.

Dzięki temu uproszczeniu skraca się czas oczekiwania na decyzję, ale jednocześnie rośnie znaczenie poprawności formalnej wniosków i bieżącego monitorowania korespondencji elektronicznej z urzędami.

Zniesienie testu rynku pracy

Od 1 czerwca nie trzeba już uzyskiwać informacji starosty (tzw. testu rynku pracy) przy składaniu wniosku o:

• zezwolenie na pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• Niebieską Kartę UE.

Podstawę prawną stanowi nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe przepisy umożliwiają wprowadzenie ograniczeń lokalnych – np. list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limitów zatrudnienia – decyzją starosty.

Fast track – szybsza ścieżka dla wybranych pracodawców

Nowe przepisy wprowadzają priorytetową obsługę wniosków dla wybranych kategorii pracodawców i zawodów. Dotyczy to m.in.:

• firm o znaczeniu strategicznym (zgodnie z wykazem Ministra Rozwoju i Technologii),
• kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
• zawodów deficytowych wskazanych w rozporządzeniu ministra ds. pracy (monitorpolski.gov.pl).

Fast track obejmuje wnioski o:

• zezwolenie na pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• wizy krajowe wydawane w celach pracy.

Nowe powody odmowy legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców

Od czerwca 2025 roku urzędy mogą odmówić wydania dokumentów legalizujących zatrudnienie, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął wcześniej pracy mimo wydania dokumentów,
• pracodawca nie wywiązywał się z obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego,
• praca ma być wykonywana na rzecz osoby trzeciej bez pośrednictwa agencji,
• przewidziany jest bardzo niski wymiar czasu pracy (poniżej 1/4 etatu),
• zatrudnienie ma się rozpocząć z dużym opóźnieniem.

Pełna treść zmian znajduje się w projekcie ustawy z uzasadnieniem.

Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców

Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 (w zależności od formy legalizacji) wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Informacje należy przekazywać wyłącznie przez portal Praca.gov.pl:

• przesłanie kopii umowy,
• zgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy (w terminie do 7 dni),
• poinformowanie o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia.

Za brak zgłoszenia grozi grzywna do 5 000 zł (na podstawie art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia).

Ograniczenia w możliwości zatrudniania cudzoziemców z niektórymi wizami

Zgodnie z nowym katalogiem celów wydawania wiz krajowych, cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz:

• turystycznych,
• religijnych,
• edukacyjnych (poza studiami),
• sportowych,
• na leczenie lub odwiedziny

nie mogą ubiegać się o pobyt czasowy i pracę. Dotyczy to również posiadaczy wiz wydanych przez inne kraje Schengen. Szczegóły znajdziesz na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Zasady delegowania cudzoziemców do Polski

Delegowanie cudzoziemców przez zagraniczne firmy zostało ograniczone:

• delegowany musi być pracownikiem (umowa o pracę),
• zatrudnienie musi być faktyczne i rozpoczęte przed delegowaniem,
• w przypadku grupy kapitałowej – musi istnieć powiązanie właścicielskie.

Obowiązki pracodawcy delegującego są opisane na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.

Agencje zatrudnienia – nowe wymogi

Od czerwca 2025 agencje kierujące cudzoziemców do pracy muszą spełniać dodatkowe warunki:

• prowadzenie działalności minimum 2 lata (z wyjątkiem podmiotów już działających),
• obowiązkowa aktualizacja wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia do 31 sierpnia 2025,
• opłata 1000 zł za złożenie wniosku.

Rejestr agencji i szczegóły procedury dostępne są na stronie Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia.

Niebieska Karta UE – zmiany

Zmiany obejmują również zasady wydawania i wykorzystywania Niebieskiej Karty UE:

• brak powiązania z jednym pracodawcą,
• większa mobilność i możliwość prowadzenia działalności gospodarczej,
• możliwość dłuższego pozostania na rynku pracy po utracie zatrudnienia.

Informacje o procedurze uzyskania Niebieskiej Karty UE dostępne są na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Podsumowując..

Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie systemu zatrudniania cudzoziemców i eliminację nadużyć, ale jednocześnie zwiększają obciążenia administracyjne po stronie pracodawców. Kluczowe jest dostosowanie procedur wewnętrznych, przestrzeganie terminów informacyjnych oraz korzystanie z systemu Praca.gov.pl.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z aktualnymi przepisami, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego.

Potrzebujesz pomocy przy dokumentach i rozliczeniach cudzoziemców?

W naszym biurze rachunkowym wspieramy firmy w zakresie zatrudniania cudzoziemców – od dokumentów po bieżące rozliczenia i komunikację z urzędami.

Zapraszamy do współpracy, skontaktuj się z nami TUTAJ. 

Artykuł Zatrudnianie cudzoziemców po 1.06.2025 r. – zmiany pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Kto może skorzystać z ulgi?

Ulga na robotyzację jest dostępna zarówno dla podatników PIT, jak i CIT, którzy inwestują w robotyzację procesów przemysłowych. Dotyczy firm rozliczających się na zasadach ogólnych.
Aby odliczyć koszty, muszą być one poniesione w danym roku podatkowym i nie mogą być finansowane z dotacji lub innych bezzwrotnych środków.

Szczegółowe warunki znajdziesz w ustawie o CIT, art. 38eb (zobacz w ISAP).

Jakie wydatki obejmuje ulga na robotyzację?

Ulga obejmuje katalog kosztów, które mają bezpośredni związek z robotyzacją.
Najczęściej odliczysz:

• zakup lub leasing robota przemysłowego,
• maszyny i urządzenia peryferyjne współpracujące z robotem (np. czujniki, systemy sterowania, panele operacyjne),
• oprogramowanie do obsługi, sterowania i integracji robotów,
• szkolenia dla pracowników, którzy będą obsługiwać roboty,
• montaż, instalację, uruchomienie i serwis systemu robotycznego.

Szczegółowy katalog znajdziesz na oficjalnym portalu podatkowym – czytaj więcej na podatki.gov.pl – ulga na robotyzację.

Jak rozliczyć ulgę krok po kroku?

• Odliczenia dokonujesz w rocznym zeznaniu PIT lub CIT.
• Możesz odliczyć 50% kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym.
• Jeśli w danym roku dochód jest zbyt niski, niewykorzystaną ulgę możesz rozliczyć w kolejnych latach – maksymalnie przez 6 lat.
• Kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie wydatków – faktury, specyfikacje techniczne i potwierdzenie, że robot spełnia wymogi techniczne.

Jeśli masz wątpliwości, czy Twój zakup kwalifikuje się do ulgi, możesz sprawdzić interpretacje podatkowe w Systemie Informacji Podatkowej (SIP): sip.mf.gov.pl.

Najczęstsze błędy – na co uważać?

Przy korzystaniu z ulgi na robotyzację przedsiębiorcy najczęściej popełniają trzy błędy:

• Odliczają koszty, które nie spełniają definicji robota przemysłowego.
• Nie posiadają wymaganej dokumentacji, co utrudnia udowodnienie prawa do ulgi w razie kontroli.
• Dwukrotnie odliczają te same wydatki, np. w ramach ulgi B+R i ulgi na robotyzację.

Aby ich uniknąć, warto regularnie sprawdzać oficjalne wytyczne – czytaj więcej o przepisach na podatki.gov.pl.

Przykładowe wyliczenie ulgi

Ulga na robotyzację to konkretne narzędzie, które pozwala realnie obniżyć podstawę opodatkowania. Kluczowe jest jednak to, aby dokumentacja była kompletna, a koszty faktycznie spełniały wymogi przepisów.

Chcesz mieć pewność, że Twoja ulga będzie rozliczona prawidłowo? Podejmij współpracę z naszym biurem rachunkowym, które poprowadzi Cię krok po kroku przez cały proces.

Artykuł Ulga na robotyzację – jak skorzystać i nie popełnić błędów pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Jako biuro rachunkowe, które obsługuje przedsiębiorców w zakresie księgowości, kadr i raportowania, wyjaśniamy, jak korzystać z AI zgodnie z przepisami i czego unikać, aby chronić dane, reputację i odpowiedzialność prawną.

AI w firmie – realne zastosowania i potencjalne ryzyka

Firmy coraz częściej wykorzystują AI do:

• tworzenia podsumowań z danych kadrowych lub księgowych,

• analizowania kosztów i porządkowania faktur,

• generowania pism do urzędów,

• wspomagania interpretacji przepisów lub orzeczeń.

Choć brzmi to praktycznie, wiele narzędzi opartych na AI działa na zasadzie przesyłania danych do zewnętrznych systemów – często hostowanych poza UE, bez gwarancji poufności. Jeżeli w treści promptów znajdują się dane osobowe, dane finansowe lub informacje strategiczne dla firmy, może dojść do naruszenia obowiązujących przepisów.
Podstawa prawna: art. 5, 6 i 32 RODO.

AI a ochrona danych osobowych – czego nie wolno robić?

Wprowadzanie do narzędzi AI informacji zawierających dane osobowe (np. nazwiska, numery PESEL, dane kadrowe, adresy e-mail, wynagrodzenia) wymaga pełnej zgodności z RODO. Przedsiębiorca, który przetwarza dane w AI bez podstawy prawnej lub bez świadomości, gdzie i jak są one przechowywane, naraża się na odpowiedzialność jako administrator danych.

W szczególności ryzykowne jest korzystanie z AI w formie otwartych modeli dostępnych online (np. ChatGPT, Copilot, Claude), które przetwarzają dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Podstawa prawna: art. 44–46 RODO (transfer danych do państw trzecich). Więcej o obowiązkach wynikających z RODO można przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl

AI a dokumenty księgowe – czy analiza faktur może naruszać przepisy?

W wielu firmach AI wykorzystywane jest do analizy kosztów, porządkowania faktur lub generowania zestawień. Jeśli jednak dane przekazywane do AI zawierają informacje identyfikujące kontrahentów, wartości transakcji, numery rachunków czy szczegóły płatności – są to dane objęte obowiązkiem poufności.

Zgodnie z przepisami, dokumentacja księgowa musi być chroniona przed nieautoryzowanym dostępem. Przekazanie takich danych do narzędzi, które nie gwarantują zgodności z przepisami o rachunkowości i ochronie danych, może stanowić naruszenie obowiązków dokumentacyjnych.
Podstawa prawna: art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Czy dane firmowe używane w AI to ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa?

Wiele danych analizowanych przez AI – jak struktura wynagrodzeń, warunki umów z kontrahentami, dane dotyczące marż czy kosztów produkcji – ma charakter informacji poufnych. Jeżeli takie dane zostaną przekazane do narzędzia AI, które działa w chmurze publicznej bez umowy powierzenia, może dojść do ich nieuprawnionego ujawnienia.

W takiej sytuacji firma może stracić ochronę prawną wynikającą z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co może skutkować konsekwencjami nie tylko prawnymi, ale też wizerunkowymi.
Podstawa prawna: art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

AI a dane przetwarzane w ramach obowiązków AML

Przedsiębiorcy z branż objętych ustawą AML (np. doradcy, pośrednicy, biura rachunkowe) nie mogą ujawniać informacji uzyskanych w toku procedur weryfikacyjnych, takich jak identyfikacja klienta czy analiza źródła pochodzenia środków. Przekazanie takich danych do AI, nawet w ramach testu funkcji podsumowującej, może zostać uznane za naruszenie tajemnicy zawodowej.

Warto pamiętać, że obowiązek poufności obowiązuje także po zakończeniu współpracy z klientem.
Podstawa prawna: art. 50 ustawy AML.

Jak bezpiecznie korzystać z AI w firmie? 5 zaleceń

1. Zadbaj o anonimizację danych

Zanim przekażesz dane do narzędzia AI, usuń wszelkie informacje identyfikujące osoby fizyczne lub kontrahentów. Zanonimizowane dane można analizować bez naruszenia przepisów.

2. Korzystaj z AI zgodnego z RODO

Sprawdź, gdzie hostowane są dane i czy masz możliwość zawarcia umowy powierzenia danych z dostawcą usługi. Wybieraj narzędzia działające w EOG lub objęte odpowiednimi zabezpieczeniami prawnymi.

3. Nie przetwarzaj danych finansowych klientów w otwartych modelach AI

Dotyczy to m.in. list płac, danych o przychodach i kosztach, danych z KPiR lub JPK. Tego rodzaju dane powinny być przetwarzane wyłącznie w środowisku zamkniętym i zabezpieczonym.

4. Przeszkol zespół

Wiele naruszeń ma charakter nieumyślny – dlatego warto wdrożyć podstawowe zasady korzystania z AI w firmie i regularnie je przypominać.

5. Konsultuj działania z profesjonalnym biurem rachunkowym

Zaufany partner zewnętrzny może pomóc określić, które dane można przetwarzać w AI, a które powinny pozostać objęte pełną poufnością.

Checklista: Czy mogę użyć AI w tej sytuacji?

Podsumowanie: AI w firmie to szansa – pod warunkiem, że stosowana zgodnie z prawem

Sztuczna inteligencja może wspierać przedsiębiorców w analizie danych i automatyzacji pracy, ale tylko wtedy, gdy działa w granicach określonych przez prawo. Biuro rachunkowe, które obsługuje Twoją firmę, może pomóc Ci ocenić ryzyko i wprowadzić dobre praktyki w korzystaniu z AI – zanim dojdzie do naruszenia przepisów lub utraty zaufania klientów.

Zależy Ci na bezpiecznym i odpowiedzialnym wdrażaniu AI w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak wspieramy przedsiębiorców w korzystaniu z technologii zgodnie z przepisami.

Artykuł Jak korzystać z AI zgodnie z przepisami? Praktyczne wskazówki z perspektywy biura rachunkowego pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Brak dokumentacji lub dowodów

• brak udokumentowanych uchybień lub rozmów dyscyplinujących
• brak oceny pracy, notatek służbowych, informacji zwrotnej
• wypowiedzenie lub dyscyplinarka bez uzasadnienia

Ryzyko: pracownik może podważyć zwolnienie, powołując się na brak winy lub brak podstaw. W efekcie sąd może zasądzić odszkodowanie lub przywrócić go do pracy.

Zwolnienie bez odpowiedniej formy

• ustne wypowiedzenie lub brak podpisanej kopii
• pomyłka w długości okresu wypowiedzenia
• niewłaściwe pouczenie o przysługujących środkach prawnych

Ryzyko: wypowiedzenie może zostać uznane za wadliwe formalnie, nawet jeśli było merytorycznie uzasadnione.

Reakcja na „tolerowane” praktyki

Pracodawcy czasami podejmują decyzję o zwolnieniu pracownika za działania, które wcześniej były powszechnie akceptowane, np.:
• elastyczne godziny pracy
• udostępnianie loginów w systemach kasowych
• samowolne zmiany w grafiku

Ryzyko: sądy często uznają, że jeżeli dana praktyka była przez dłuższy czas tolerowana, to nie można jej nagle traktować jako ciężkiego naruszenia obowiązków.

Artykuł szeroko opisujący zagadnienie dostępny tutaj: Zwolnienie dyscyplinarne za tolerowaną praktykę? Sąd Najwyższy mówi: nie

Brak konsultacji z działem kadr lub z prawnikiem

Pracodawcy czasem podejmują decyzję o zwolnieniu spontanicznie – bez konsultacji z osobą odpowiedzialną za kadry lub bez sprawdzenia aktualnego stanu prawnego.

Ryzyko: naruszenie procedur wewnętrznych, przepisów prawa pracy lub zasad współżycia społecznego.

Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu?

Każda decyzja o zwolnieniu powinna być:
• przemyślana i udokumentowana
• zgodna z procedurami zawartymi w regulaminie pracy
• oparta na rzetelnej analizie konkretnego przypadku
• skonsultowana z działem kadr lub biurem rachunkowym prowadzącym obsługę kadrową

Potrzebujesz wsparcia?

Jako biuro rachunkowe zajmujemy się również kompleksową obsługą kadrowo-płacową. Pomagamy pracodawcom w bezpiecznym przeprowadzaniu zwolnień, analizie ryzyka oraz w prowadzeniu pełnej dokumentacji pracowniczej.

• przygotowanie wypowiedzeń zgodnych z Kodeksem pracy
• ocena zasadności rozwiązania umowy
• aktualizacja regulaminów i wzorów dokumentów
• wsparcie przy kontrolach PIP

Powyższy artykuł ma charakter ogólny i informacyjny. W każdej sprawie związanej ze zwolnieniem pracownika rekomendujemy indywidualną analizę sytuacji – najlepiej we współpracy ze specjalistą ds. kadr lub prawnikiem.

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

Artykuł Zwolnienie pracownika – najczęstsze błędy pracodawców i jak ich unikać pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.