Umowa o pracę – tracisz ubezpieczenie u rodzica od pierwszego dnia

Gdy uczeń lub student (do 26. roku życia) podejmuje pracę na podstawie umowy o pracę, od razu nabywa własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego – zgłasza go pracodawca. Jednocześnie, z mocy prawa, wygasa jego status ubezpieczonego członka rodziny.

Rodzic ma 7 dni na poinformowanie swojego pracodawcy o konieczności wyrejestrowania dziecka z ZUS (formularz ZUS ZCNA). To nie jest formalność opcjonalna – brak aktualizacji danych może powodować niespójności w systemie eWUŚ i problemy przy rejestracji u lekarza.

Co istotne: dzieje się tak niezależnie od długości umowy. Nawet tygodniowy kontrakt wakacyjny wyrywa dziecko z ubezpieczenia rodzica.

Koniec wakacyjnej pracy? Warto pamiętać o ponownym zgłoszeniu

To etap, o którym większość zapomina. Gdy umowa o pracę wygasa, pracodawca wyrejestrowuje dziecko z ubezpieczenia pracowniczego. Od tej chwili dziecko nie jest objęte żadnym ubezpieczeniem zdrowotnym – chyba że rodzic niezwłocznie ponownie je zgłosi.

Znów obowiązuje termin 7 dni od dnia zakończenia umowy. Rodzic informuje pracodawcę, ten składa ZUS ZCNA z nową datą zgłoszenia.

Przykład: Student pracuje na umowę o pracę od 1 lipca do 31 sierpnia. 1 lipca rodzic zgłasza wyrejestrowanie dziecka. 1 września – zgłasza je ponownie. Jeśli tego nie zrobi, dziecko wróci na uczelnię bez aktywnego ubezpieczenia.

Przy umowie zleceniu ubezpieczenie wygląda inaczej

Ważna różnica, która oszczędza rodzicom formalności. Umowa zlecenia zawarta z uczniem lub studentem do 26. roku życia nie rodzi obowiązku ubezpieczeń w ZUS. Zleceniodawca nie odprowadza składek zdrowotnych ani społecznych i nie zgłasza takiej osoby do ZUS. Student pozostaje przy ubezpieczeniu rodzica lub uczelni – rodzic nie musi robić nic.

Przerwa między licencjatem a magisterką ma znaczenie

Mało znana pułapka. W momencie obrony pracy licencjackiej absolwent traci status studenta – nawet jeśli planuje podjąć studia magisterskie od października. Według ZUS „zachowanie praw studenta” do 31 października nie jest tożsame z posiadaniem statusu studenta.

W praktyce oznacza to, że między obroną licencjatu a rozpoczęciem studiów magisterskich absolwent traci status studenta. W tym czasie rodzic nie może zgłosić go do ubezpieczenia zdrowotnego jako uczącego się członka rodziny.

Po ukończeniu studiów I stopnia przysługuje 4-miesięczny okres ochronny. W tym czasie można jeszcze korzystać ze świadczeń NFZ. Jeśli studia magisterskie zaczynają się w październiku, przerwa jest krótka i zazwyczaj mieści się w tym oknie. Problem pojawia się, gdy absolwent robi rok przerwy lub dłużej czeka na przyjęcie – wtedy warto rozważyć dobrowolne ubezpieczenie w NFZ lub rejestrację w urzędzie pracy.

Dwóch rodziców nie oznacza dwóch zgłoszeń

Dziecko może być zgłoszone jako członek rodziny tylko u jednego rodzica jednocześnie. Zgłoszenie u obojga rodziców w tym samym czasie jest błędem formalnym i może powodować problemy w systemie eWUŚ. Wystarczy jedno poprawne zgłoszenie.

Status ubezpieczenia możesz sprawdzić w każdej chwili na Internetowym Koncie Pacjenta (ikp.gov.pl).

Krótkie przypomnienie – co i kiedy zrobić

Masz wątpliwości co do statusu ubezpieczeniowego swojego dziecka? Skontaktuj się z Chandon Waller & Partners – pomożemy sprawdzić, czy formalności są dopełnione i doradzamy, jak uniknąć niespodzianek.

Artykuł Wakacyjna praca studenta a ubezpieczenie zdrowotne – o czym rodzice zapominają co roku? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Łatwogang i Cancer Fighters – skąd ta poruszająca zbiórka?

W połowie kwietnia Łatwogang uruchomił transmisję na żywo, trwającą dziewięć dób. Wszystkie zebrane środki trafiły do organizacji wspierającej pacjentów onkologicznych i ich rodziny. Do akcji przyłączyły się tysiące firm, celebrytów i zwykłych ludzi. Zebrana kwota przebiła wszelkie rekordy polskiej dobroczynności cyfrowej.

Pierwsza sprawa: czy fundacja Cancer Fighters spełnia warunki do ulgi?

Zanim przejdziemy do liczb, warto wyjaśnić jedną kwestię, która decyduje o wszystkim. Darowizna daje prawo do ulgi tylko wtedy, gdy obdarowanym jest organizacja prowadząca działalność pożytku publicznego. Fundacja Cancer Fighters figuruje w oficjalnej bazie Narodowego Instytutu Wolności jako organizacja posiadająca właśnie taki status. Warunek jest więc spełniony.

Gdyby wpłata trafiła na prywatne konto osoby fizycznej – nawet w szczytnym celu – odliczenie nie byłoby możliwe. Tu tego problemu nie ma.

Firma płaci CIT? Odliczysz do 10% dochodu

To najkorzystniejszy wariant. Spółki z o.o., spółki akcyjne i komandytowe rozliczające się podatkiem CIT mogą odliczyć darowiznę od dochodu do wysokości 10% dochodu osiągniętego w danym roku.

Odliczenie darowizny wykazuje się w zeznaniu rocznym CIT-8 – w załączniku CIT-8/O oraz w informacji CIT-D dołączanych do zeznania rocznego CIT-8.

Przykład praktyczny:

Spółka z o.o. osiągnęła w 2026 roku dochód 500 000 zł i wpłaciła na zbiórkę 40 000 zł. Limit odliczenia wynosi 50 000 zł (10% z 500 000 zł), więc cała darowizna może zostać odliczona. Przy stawce CIT 19% oznacza to realne oszczędności podatkowe na poziomie 7 600 zł.

Jeśli Twoja spółka korzysta z obniżonej stawki 9% (mały podatnik), oszczędność przy tej samej darowiźnie wyniesie 3 600 zł.

Jednoosobowa działalność gospodarcza i podatek liniowy – limit 6% dochodu

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub stosujący podatek liniowy mogą odliczyć darowiznę na działalność pożytku publicznego do 6% dochodu. Odliczenie pojawi się w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L za 2026 rok – po wykazaniu kwoty darowizny, celu oraz danych obdarowanego w PIT/O stanowiącego załącznik do w/w zeznań rocznych

Przykład:

Przedsiębiorca osiągnął dochód 120 000 zł i wpłacił 8 000 zł na Cancer Fighters. Limit to 7 200 zł (6% z 120 000 zł). Odliczy więc 7 200 zł, a nie całe 8 000 zł. Nadwyżka przepada – nie przechodzi na kolejny rok.

Przy podatku liniowym 19% oznacza to zwrot rzędu 1 368 zł.

Podatnik rozliczający się na ryczałcie może odliczyć darowizne od przychodu. Składa się wtedy zeznanie roczne PIT28 wraz z załącznikiem PIT/O, w którym uzupełnia się dane dot. darowizny (tak samo jak przy PIT36 i PIT36L).

Jak udokumentować darowiznę, żeby urząd skarbowy nie miał wątpliwości?

Sama chęć odliczenia to za mało – darowizna musi być właściwie udokumentowana. Przepisy wymagają posiadania dowodu wpłaty na rachunek bankowy obdarowanej organizacji, z którego jednoznacznie wynika cel wpłaty.

W przypadku zbiórek internetowych, takich jak ta Łatwoganga, w tytule przelewu często pojawia się jedynie kod operacji. Warto zadbać o to, żeby mieć też potwierdzenie od fundacji – wystarczy e-mail lub dokument potwierdzający przekazanie środków. Dobrą praktyką jest zachowanie wszystkich potwierdzeń przelewów.

Czego jeszcze potrzebuje firma przy odliczeniu w CIT?

• potwierdzenie przelewu z wyraźnym tytułem lub oświadczenie fundacji,
• dane identyfikacyjne obdarowanego (nazwa, NIP, adres),
• informacja o statusie OPP (dostępna w bazie NIW).

Darowizna a koszt podatkowy – czym się różnią te dwa pojęcia?

To pytanie, które bardzo często słyszymy od naszych klientów. Wyjaśniamy raz na zawsze:

Darowizna nie jest kosztem uzyskania przychodu. Nie można jej wpisać do KPiR ani ksiąg rachunkowych jako zwykłego wydatku firmowego. Jest natomiast odliczana od dochodu – co daje ten sam efekt finansowy, ale mechanizm jest inny.

Próba ujęcia darowizny w kosztach (zamiast w odliczeniu) to błąd, który może skutkować korektą deklaracji i odsetkami. Przy rozliczaniu wpłaty na Cancer Fighters trzeba więc postępować zgodnie z przepisami i korzystać z odliczenia właściwej ulgi.

My też wpłaciliśmy – i nie żałujemy

W Chandon Waller & Partners wierzymy, że odpowiedzialne prowadzenie biznesu to nie tylko dbałość o wyniki finansowe. To też obecność tam, gdzie dzieje się coś ważnego. Akcja Łatwoganga była jednym z tych momentów – spontanicznych, autentycznych i niezwykłych.

Angażujemy się w podobne inicjatywy regularnie, bo jako firma obsługująca setki przedsiębiorców widzimy, jak wiele wartości – nie tylko finansowych – tworzy się w polskim biznesie. Cieszą nas klienci, którzy pytają nas o rozliczenie darowizny. To znaczy, że działali nie tylko sercem, ale i głową.

Podsumowanie: co możesz odliczyć?

Masz pytania o rozliczenie darowizny?

Jeśli wziąłeś/wzięłaś udział w akcji charytatywnej i chcesz wiedzieć, jak prawidłowo ująć to w zeznaniu rocznym – skontaktuj się z nami. W Chandon Waller & Partners zajmujemy się kompleksową obsługą księgową firm każdej wielkości: od jednoosobowych działalności po spółki z kapitałem zagranicznym. Chętnie pomożemy Ci nie tylko rozliczyć darowiznę, ale i zadbać o to, żebyś każdego roku płacił dokładnie tyle podatku, ile powinieneś – ani grosza więcej.

Chandon Waller & Partners – Rozwój. Spokój. Bezpieczeństwo.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W celu uzyskania indywidualnej opinii zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Artykuł Zbiórka Łatwoganga a podatki – co możesz odliczyć jako firma? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Spotkanie wielkanocne dla pracowników – kiedy jest kosztem?

W przypadku spotkań organizowanych dla pracowników, jeśli organizujesz wspólne śniadanie wielkanocne, zamawiasz catering do biura albo robisz symboliczne spotkanie integracyjne na zewnątrz biura, to taki wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli cel spotkania nie jest prywatny ani reprezentacyjny, tylko biznesowy i wzmacniający zespół, a co do zasady taką funkcję mają spotkania. Spotkania integracyjne realnie wpływają na funkcjonowanie zespołu – poprawiają atmosferę, wzmacniają relacje i przekładają się na efektywność pracy. I tu właśnie związek z przychodem jest kluczowy przy ocenie kosztu.

O czym warto pamiętać:

• spotkanie powinno być skierowane do pracowników, a nie mieć charakteru zamkniętego wydarzenia dla wybranych osób,
• nie powinno mieć formy wystawnej, luksusowej imprezy

W praktyce oznacza to, że klasyczne firmowe spotkanie świąteczne w biurze lub w umiarkowanej formie na zewnątrz jest bezpieczne podatkowo i jest uzasadnionym kosztem firmy.

Spotkanie wielkanocne z klientami – czy można wrzucić w koszty?

Sytuacja komplikuje się, gdy w grę wchodzą… Klienci. Tutaj bardzo łatwo wejść w obszar tzw. reprezentacji, czyli wydatków budujących wizerunek firmy, które – zgodnie z przepisami – nie stanowią kosztów podatkowych.

Jeśli organizujesz eleganckie spotkanie wielkanocne dla klientów, czy event o podwyższonym standardzie, fiskus najczęściej uzna to właśnie za reprezentację. W takiej sytuacji wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów chyba że połączysz to ze szkoleniem:) Jeżeli wydarzenie ma całościowo charakter biznesowy – czyli  w jego trakcie omawiane są projekty, negocjowane warunki współpracy lub podejmowane decyzje handlowe – wtedy istnieje większa szansa na obronę takiego kosztu. Kluczowe znaczenie ma tutaj cel spotkania, a nie sama jego forma – cel uświęca środki;)

Prezenty wielkanocne dla pracowników – czy można je zaliczyć w koszty? Gdzie uważać?

Takie wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu ale pod pewnymi warunkami. Dotyczy to m.in. paczek świątecznych, drobnych upominków czy kart podarunkowych. Z punktu widzenia firmy są one elementem polityki motywacyjnej i budowania zaangażowania zespołu.

Trzeba jednak pamiętać o drugiej stronie tej sytuacji – czyli o pracowniku. Dla niego taki prezent nie jest „neutralny”. W większości przypadków stanowi przychód, który podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Czy oznacza to, że wartość prezentu należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika, odprowadzić podatek dochodowy, oraz – co do zasady – składki ZUS.

Prezenty z bieżących środków obrotowych, czyli po prostu z firmowego konta, poza ZFŚS wówczas każdy prezent – niezależnie od formy – stanowi przychód pracownika. Nie ma tutaj znaczenia, czy jest to paczka wielkanocna, karta prezentowa czy drobny gadżet.

ZFŚS a prezenty świąteczne – kiedy można skorzystać ze zwolnienia z PIT?

Jeżeli firma finansuje prezenty ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), pojawia się możliwość skorzystania ze zwolnienia podatkowego. W 2025 roku standardowy limit zwolnienia z podatku dochodowego wynosi 1000 zł w skali roku na pracownika. W praktyce jednak ustawodawca często wprowadza przepisy szczególne, które podnoszą ten limit – nawet do 2000 zł.

Zwolnienie obejmuje różne formy świadczeń, w tym:

• bony i karty podarunkowe,
• paczki świąteczne,
• świadczenia rzeczowe (np. kosze wielkanocne, sprzęt AGD, drobna elektronika).

Kluczowy warunek jest jeden: świadczenie musi być przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS, czyli z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. To oznacza, że nie można rozdać wszystkim prezentów „po równo”, jeśli chcemy korzystać ze zwolnienia.

Przykład praktyczny: jeśli firma przyzna pracownikowi kartę podarunkową o wartości 800 zł finansowaną z ZFŚS i zrobi to zgodnie z regulaminem socjalnym, pracownik nie zapłaci od niej podatku.

Prezenty małej wartości a VAT – kiedy nie trzeba naliczać podatku?

Przy przekazywaniu prezentów pojawia się również temat podatku VAT. W określonych sytuacjach można uniknąć jego naliczania, ale trzeba spełnić konkretne warunki.

Za tzw. prezent o małej wartości uznaje się taki, którego:

• jednostkowa cena netto nie przekracza 100 zł – jeśli prowadzona jest ewidencja obdarowanych osób,
• lub 20 zł – jeśli taka ewidencja nie jest prowadzona.

Spełnienie tych warunków pozwala nie naliczać VAT przy przekazaniu prezentu.

Przykład: firma wręcza pracownikom drobne upominki wielkanocne o wartości 100 zł i prowadzi ewidencję, kto je otrzymał. W takim przypadku nie trzeba naliczać VAT. Gdyby jednak wartość wynosiła 150 zł – VAT należałoby rozliczyć.

Prezenty dla klientów – cienka granica między kosztem a reprezentacją

Podobnie jak w przypadku spotkań  z Klientami, również przy prezentach dla kluczowe jest rozróżnienie między kosztem a reprezentacją.

Można bezpiecznie zaliczyć do kosztów:

• drobne upominki o symbolicznej wartości,
• gadżety reklamowe,
• prezenty, które mają związek z działalnością firmową.

Problem pojawia się wtedy, gdy prezent staje się zbyt ekskluzywny lub ma charakter wizerunkowy. Drogie kosze prezentowe,  luksusowe zestawy, zegarki  czy upominki bez związku z działalnością mogą zostać uznane za reprezentację, a wtedy wydatek wypada z kosztów.

W tym obszarze naprawdę warto kierować się zasadą „rozsądnej wartości”.

Karty podarunkowe – jak zaliczyć w koszty?

Na koniec temat, który budzi najwięcej wątpliwości – czyli karty prezentowe.

Wiele osób traktuje je tak samo jak zakup towaru czy usługi na fakturze, ale to podejście nie jest do końca prawidłowe. Karta podarunkowa nie oznacza zakupu konkretnego produktu. W praktyce jest formą przekazania środków pieniężnych do wykorzystania w przyszłości.

Karta prezentowa nie jest klasycznym kosztem na który dostajemy fakturę zakupu jak np. catering czy paczkę świąteczną, tyko notę księgową/obciążeniową.

Jeśli chcesz uniknąć błędów, warto każdorazowo spojrzeć na wydatek nie przez pryzmat „czy mam fakturę”, ale „jaki jest jego cel biznesowy”. To właśnie ten element najczęściej decyduje o tym, czy koszt jest uzasadnionym kosztem firmowym.

Artykuł Wielkanoc w firmie a koszty podatkowe – co można rozliczyć bez ryzyka? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Kiedy zwierzę spełnia warunek kosztu podatkowego?

• mieć związek z działalnością gospodarczą,
• służyć osiąganiu lub zabezpieczeniu przychodów,
• być właściwie udokumentowany,
• nie mieć charakteru wyłącznie prywatnego.

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodów?

Przykłady zastosowania:

• pies stróżujący chroniący magazyn, biuro lub plac budowy,
• pies wykorzystywany w marketingu (np. w social mediach),
• pies pracujący podczas eventów firmowych.

Jakie wydatki mogą być kosztem?

• zakup psa (jeśli służy działalności),
• profesjonalne szkolenie (np. kurs psa stróżującego),
• opieka weterynaryjna i wyżywienie (w proporcji do „czasu pracy”),
• akcesoria służbowe (smycze, kagańce, budy, ubrania ochronne).

Czy kot w kawiarni może być kosztem firmowym?

• przyciągają klientów,
• budują unikalną ofertę lokalu,
• stanowią główną atrakcję biznesu.

Koszty możliwe do rozliczenia:

• zakup lub adopcja zwierząt,
• opieka weterynaryjna (szczepienia, leczenie),
• wyposażenie (drapaki, klatki, domki),
• karma i środki pielęgnacyjne.

Czy zwierzęta terapeutyczne stanowią koszt uzyskania przychodów?

• dogoterapii,
• felinoterapii,
• hipoterapii.

Możliwe koszty:

• zakup zwierzęcia terapeutycznego,
• specjalistyczne szkolenia,
• weterynarz i wyżywienie,
• utrzymanie infrastruktury (kojce, zagrody).

Kiedy fiskus może zakwestionować koszt zwierzęcia?

• zwierzę nie pełni funkcji firmowej,
• ma wyłącznie charakter prywatny,
• brak jest dowodów na związek z przychodem,
• nie prowadzono dokumentacji.

Jak zwiększyć szansę na uznanie kosztu przez urząd skarbowy?

• dokumentuj wszystkie wydatki (faktury, umowy szkoleniowe),
• określ proporcję wykorzystania firmowego (np. 50%),
• przygotuj uzasadnienie biznesowe (np. wpływ psa na marketing i sprzedaż),
• zachowaj spójność z profilem działalności.

Czy każdy pies w firmie jest kosztem podatkowym?

Czy można rozliczyć 100% kosztów?

Czy marketing w social mediach wystarczy jako uzasadnienie?

Przedsiębiorco pamiętaj!

Artykuł Czy zwierzęta mogą stanowić koszt uzyskania przychodów? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Co to jest BDO?

Do kiedy powinieneś opłacić BDO?

Kogo m.in. dotyczy BDO?

• e-commerce i sklepów (produkty w opakowaniach),
• producentów,
• firm wprowadzających sprzęt elektroniczny,
• baterii, akumulatorów, opon, pojazdów,
• podmiotów wytwarzających odpady.

Dlaczego to ważne dla przedsiębiorcy?

• chronisz firmę przed karami,
• zabezpieczasz zarząd,
• utrzymujesz zgodność compliance.

Ile wynosi opłata?

• 200 zł – opłata rejestrowa/ roczna obowiązująca mikroprzedsiębiorców
• 800 zł – opłata rejestrowa/ roczna dla przedsiębiorców niebędących mikroprzedsiębiorcami.

Jakie są sankcje za brak opłaty BDO?

• nie złoży wniosku o wpis do Rejestru BDO,
• nie złoży wniosku o zmianę wpisu,
• nie złoży wniosku o wykreślenie z rejestru,
• złoży wniosek niezgodny ze stanem faktycznym,
• naruszy obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne, w tym, w przypadku awarii Systemu BDO, nie wprowadzi danych z papierowych dokumentów ewidencji odpadów do tego Systemu, w wyznaczonym terminie.

Artykuł BDO 2026 – ten obowiązek kosztuje firmy najwięcej pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Do kiedy jest sprawozdanie finansowe?

• Sporządzenie i podpisanie: do 31 marca 2026 r.
• Zatwierdzenie: do 30 czerwca 2026 r.
• Złożenie w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy): w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, najpóźniej do 15 lipca 2026 r. – termin 15 lipca jest terminem maksymalnym na złożenie sprawozdania do KRS, ale tylko w przypadku jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone przez wspólników 30 czerwca
• Złożenie w KAS: do 15 lipca 2026 r. 

Jak rozróżnić wynik bilansowy, a finansowy w sprawozdaniu finansowym?

Co to oznacza?

Czy to jest błąd księgowy?

Artykuł Jaka jest różnica pomiędzy wynikiem bilansowym, a finansowym w sprawozdaniu finansowym? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Odpowiedzi zostały przygotowane przez naszych ekspertów, w przypadku pojawiających się kolejnych pytań, prosimy o kontakt z naszymi księgowymi.

Co w przypadku awarii po stronie Krajowego Systemu e-Faktur? – daty i „offline”

W trybie offline datę wystawienia wskazuje podatnik w P_1, a data przyjęcia to moment późniejszego nadania numeru KSeF po wysyłce. Te informacje znajdziesz też w UPO.

Co z fakturą „odrzuconą przez KSeF” (technicznie)?

Dokument nie jest uznany za wystawiony i nie ma numeru KSeF – poprawiasz i wysyłasz ponownie.

Czy faktury wyświetlają się w czasie rzeczywistym? Jak liczyć termin płatności?

Online – praktycznie natychmiast po nadaniu numeru KSeF. Offline – po późniejszym dosłaniu. Termin płatności liczysz tak, jak wpisano na fakturze (KSeF nie narzuca tu reguły). Datę przyjęcia do KSeF masz w UPO.

Czy jest dostępna Infolinia 24/7?

Nie. Dostępna jest infolinia KAS: 22 330 03 30 (komórka/zagranica) i 801 055 055 (stacjonarne), pn–pt 8:00–18:00.

Jak rozdzielić w programie faktury B2B (do KSeF) i B2C (poza KSeF)?

Ustaw regułę: jeśli na dokumencie jest NIP nabywcy → wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur; jeśli brak NIP → poza KSeF (chyba że dobrowolnie wyślesz B2C).

Czy KSeF może wysyłać faktury jednocześnie do Saldeo i ERP?

Technicznie tak – kilka systemów może łączyć się z KSeF równolegle, jeśli mają nadane uprawnienia. (Krajowy System e-Faktur jest centralnym repozytorium; integracje to wielokrotnie „klient” API).

Jak uzyskać dostęp do KSEF, a w szczególności = pieczęci kwalifikowanej / podpisu kwalifikowanego do nadawania dalszych pełnomocnictw?

Kroki uzyskania pieczęci kwalifikowanej

• Złóż wniosek online u kwalifikowanego dostawcy (np. Certum, EuroCert, Asseco, KIR, Enigma) – podaj NIP firmy, dane reprezentanta (KRS/REGON), potwierdź tożsamość podpisem kwalifikowanym lub wizytą.​
• Otrzymaj certyfikat (1-2 lata ważności) na tokenie/HSM/karcie kryptograficznej; koszt ok. 300-1000 zł/rok + instalacja w systemie księgowym.​​
• Przy użyciu pieczęci wyrób certyfikat uwierzytelniający lub nadaj uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur..

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł KSeF – awarie, problemy techniczne i pytania firm pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Odpowiedzi zostały przygotowane przez naszych ekspertów, w przypadku pojawiających się kolejnych pytań, prosimy o kontakt z naszymi księgowymi.

Ksef od kiedy?

1 lutego 2026 r. 

Obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników, tj. tych, których obrót brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł (łącznie z VAT) — muszą oni wystawiać e‑faktury w KSeF od tej daty.

1 kwietnia 2026 r.

Obowiązek KSeF dla wszystkich pozostałych podatników VAT (z wyjątkiem najmniejszych),

1 stycznia 2027 r.

Obowiązek KSeF dla najmniejszych podatników — tzw. mikrofirm, które przez 2026 r. mają sprzedaż udokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie.

Odbieranie faktur przez KSeF (czyli możliwość pobierania ich z systemu) jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy — nawet jeśli wystawianie e‑faktur jeszcze nie jest obowiązkowe dla danej grupy.

Jaki ma być wiodący numer faktury po starcie KSeF?

W dalszym ciągu wiodącym numerem jest numer własny nadany przez firmę. Numer KSeF to tylko identyfikator w systemie MF. Możesz kontynuować dotychczasową numerację (np. 1.01.2026).

Moja firma ma siedzibę zagraniczną, ale polski NIP (bez siedziby/FE w PL), co w takim przypadku?

• Jeśli firma ma polski NIP (np. do rozliczeń VAT w Polsce), ale działa wyłącznie za granicą (np. w Szwecji) i nie posiada FE w Polsce – może dobrowolnie przystąpić do KSeF, ale nie jest do tego zobligowana.
• Może więc nadal wystawiać faktury np. PDF/papierowo poza KSeF — nawet po 1 kwietnia 2026 r.
• Kontrahent polski (odbiorca) nie może żądać faktury w KSeF, jeśli wystawca nie ma obowiązku tam działać.

Jak będą traktowane faktury za usługi zagraniczne (np. OpenAI/ChatGPT, Google Ads, Meta/Facebook Ads) po wejściu w życie KSeF?

Jeśli to dostawcy zagraniczni, ich faktury nie trafiają do KSeF. Pobierasz je jak dotąd (PDF/e-mail) i przekazujesz do księgowości/Saldeo. Ujmujesz w rejestrach VAT/JPK.

Eksport towarów i usług – czy „będą w KSeF”? Co z dokumentami celnymi (IE-599/potwierdzenie wywozu)?

Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę (także na kontrahenta z UE/poza UE), zasadniczo powinna ona iść do KSeF (z wyjątkami, np. B2C/OSS). Dokumenty celne nie stanowią załączników do KSeF – przechowujesz je poza systemem i łączysz w swoim obiegu dokumentów.

Czy FV od zagranicznych kontrahentów nadal wysyłamy księgowości standardowo?

Tak, nic się tu nie zmienia. Zbierasz od kontrahenta i przekazujesz do księgowości (np. przez Saldeo).

Czy może być język angielski na fakturze?

Możesz wystawiać i/lub wizualizować fakturę w języku obcym (np. ENG). Ważne, by treść odpowiadała danym z XML w KSeF; PDF wysyłany kontrahentowi może być dwujęzyczny.

Czy wystawianie faktury w Saldeo wystarczy pod KSeF?

Tak, wystawianie faktur w Saldeo jest możliwe również w ramach KSeF. SaldeoSMART deklaruje pełną gotowość do integracji z KSeF 2.0 i udostępnia harmonogram dostosowań na rok 2026, obejmujących zarówno wysyłkę, jak i odbiór faktur oraz połączenie przez API.

Faktury nadal wystawiasz w Saldeo, natomiast ich przekazanie do KSeF odbywa się automatycznie w tle, za pomocą integracji i certyfikatu KSeF. Wymaga to jednorazowej konfiguracji, czyli wprowadzenia certyfikatu w systemie. Po tej czynności system sam zadba o wysyłkę faktur do KSeF i pobieranie tych otrzymywanych od kontrahentów

Czy paragon ze stacji paliw / paragony z NIP do kwoty 450 zł muszą przejść przez KSeF?

Obecnie paragony z NIP do 450 zł są traktowane jako faktury uproszczone i mogą stanowić podstawę do ujęcia w kosztach i odliczenia VAT.

Jednak od 1 stycznia 2027 r. faktury uproszczone zostaną wycofane, zastąpią je pełne faktury wystawiane przez KSeF.

Co to oznacza w praktyce praktyce?

Jeśli chcesz ująć zakup (np. paliwa) w kosztach i odliczyć VAT musisz poprosić o pełną fakturę wystawioną przez KSeF. Sam paragon z NIP nie będzie wystarczający i nie da prawa do odliczenia VAT

Działam B2C, jak będzie wyglądała faktura dla konsumenta?

Wystawianie B2C w KSeF pozostaje dobrowolne (przed i po 1.02.2026).

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł Ksef od kiedy? Odpowiadamy na kluczowe pytania i realne przypadki. pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń od kiedy wchodzi w życie?

Co realnie się zmienia?

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli nie było ogłoszenia,
• najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę.

Prawa pracowników i nowe obowiązki informacyjne

• taką samą pracę lub
• pracę o tej samej wartości z uwzględnieniem podziału na płeć.

Widełki, raporty i luka płacowa – kogo dotyczy?

• Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników będą raportować co roku.
• Firmy zatrudniające 100–249 pracowników – co trzy lata.

Jakie będą konsekwencje braku przygotowania?

• kary finansowe nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy,
• roszczenia i pozwy pracownicze z tytułu dyskryminacji płacowej,
• szkody wizerunkowe,
• utratę zaufania pracowników i kandydatów,
• osłabienie pozycji konkurencyjnej na rynku pracy.

Dlaczego teraz jest właściwy moment?

• unikną sankcji,
• uporządkują politykę wynagrodzeń i benefitów,
• wzmocnią zaufanie pracowników,
• zbudują wizerunek nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.

Artykuł 24 grudnia 2025 r. wchodzi zmiana, której nie da się odłożyć pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.