Dodatkowo od 2 sierpnia 2026 roku zaczyna obowiązywać kolejny etap unijnego AI Act. Wprowadza on obowiązki, które wprost łączą się z RODO. To dobry moment, by uporządkować zasady korzystania z AI w Twojej firmie. 

Dlaczego sztuczna inteligencja nie jest strefą bez zasad? 

Wiele osób traktuje AI jak neutralny dodatek do pracy. Coś w rodzaju bardziej rozbudowanego kalkulatora. To błąd. Gdy do systemu trafiają dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, dane z CV kandydata – zaczyna obowiązywać pełen reżim RODO. 

Firma musi mieć podstawę prawną do przetwarzania tych danych przez AI. Musi też wiedzieć, gdzie trafiają wprowadzone informacje. I musi umieć wykazać, że zadbała o bezpieczeństwo całego procesu. Brak kontroli nad tym, co pracownicy wklejają do publicznych narzędzi AI, to dziś jedno z najczęstszych źródeł naruszeń ochrony danych w firmach. 

Nowy etap AI Act, który dotyka RODO 

Od 2 sierpnia 2026 roku obowiązują przepisy AI Act dotyczące przejrzystości. To obowiązki określone w art. 50 rozporządzenia. W praktyce oznaczają one konieczność informowania odbiorców, gdy mają do czynienia z treścią wygenerowaną przez AI. Ta zasada obejmuje znacznie szersze grono firm niż tylko systemy wysokiego ryzyka. 

Pełne wdrożenie obowiązków dla systemów wysokiego ryzyka – na przykład w rekrutacji czy scoringu kredytowym – zostało przesunięte w czasie. Inaczej jest z zakazem praktyk manipulacyjnych. Nie podlega żadnemu odroczeniu. To samo dotyczy obowiązku tzw. AI literacy, czyli zapewnienia pracownikom kompetencji do bezpiecznej obsługi AI. 

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno. To dobry moment, by zrobić przegląd narzędzi AI używanych w firmie i sprawdzić, które z nich przetwarzają dane osobowe. 

Kiedy trzeba zrobić DPIA przy wdrażaniu AI? 

Ocena skutków dla ochrony danych, czyli DPIA, to dokument potwierdzający świadome podejście do ryzyka. Pokazuje, że firma przeanalizowała zagrożenia, zamiast wdrożyć narzędzie bez zastanowienia. Według stanowiska UODO, wdrożenie AI niemal zawsze spełnia przesłanki wymagające takiej oceny. Dotyczy to zwłaszcza profilowania, zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz przetwarzania danych na dużą skalę. 

DPIA warto przeprowadzić, zanim narzędzie trafi do codziennego użytku. Nie po fakcie. Taka kolejność znacznie ułatwia rozmowę z klientami i partnerami biznesowymi. Coraz częściej pytają oni dostawców usług o zgodność z RODO. 

Obowiązki informacyjne wobec klientów i pracowników 

Osoby, których dane przetwarza AI, mają swoje prawa. Mają prawo wiedzieć, kto przetwarza ich dane i w jakim celu. Mają też prawo znać podstawę prawną przetwarzania oraz czas przechowywania danych. Ważna jest również informacja czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy. 

W przypadku narzędzi chmurowych i modeli generatywnych opisanie tych kwestii bywa trudniejsze. Właśnie wtedy przejrzystość ma jednak największe znaczenie. Dobrą praktyką jest aktualizacja polityki prywatności o informację, że firma korzysta z AI. Warto też jasno wskazać, w jakich procesach jest ona wykorzystywana. 

AI w rekrutacji i HR – szczególna ostrożność 

Prezes UODO zwraca uwagę na dodatkowe ryzyko systemów AI w zatrudnieniu. Mogą one powielać uprzedzenia obecne w danych treningowych. Mogą też analizować więcej informacji o kandydacie, niż pozwala na to Kodeks pracy. 

Jeśli Twoja firma korzysta z AI do wstępnej selekcji CV, zadbaj o przejrzystość tego procesu. Kandydat powinien móc go zrozumieć. Ostateczna decyzja rekrutacyjna powinna zawsze należeć do człowieka. AI może wspierać ten proces, ale nie powinna go zastępować. 

Jak bezpiecznie wdrożyć AI w firmie? 

Zanim wprowadzisz nowe narzędzie AI, sprawdź kilka rzeczy. Po pierwsze, ustal, czy narzędzie przetwarza dane osobowe i jakie dokładnie. Po drugie, zweryfikuj lokalizację serwerów dostawcy. Sprawdź też, czy podpisano z nim umowę powierzenia przetwarzania danych. 

Po trzecie, oceń, czy sytuacja wymaga DPIA. Po czwarte, przeszkol pracowników. Zakaz wklejania danych klientów do publicznych chatbotów powinien być jasną zasadą, a nie niepisanym oczekiwaniem. Po piąte, zaktualizuj dokumentację ochrony danych i politykę prywatności tak, by uwzględniały wykorzystanie AI. 

Takie podejście pozwala korzystać z możliwości sztucznej inteligencji bez zbędnego ryzyka. Chroni przed karą finansową i utratą zaufania klientów.

Artykuł AI a RODO: co musi wiedzieć Twoja firma od sierpnia 2026 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Dlaczego sobota zmienia sytuację?

Zgodnie z Kodeksem pracy każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin w danym okresie rozliczeniowym. Gdyby 15 sierpnia wypadało w niedzielę, temat by nie istniał.

W tym roku święto trafia na sobotę, czyli dzień, który dla większości pracowników jest wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dlatego pracodawca musi wyznaczyć inny termin wolnego. Jeden dzień nie może realizować dwóch tytułów do wolnego jednocześnie.

Ile godzin pracy obowiązuje w sierpniu 2026?

Sierpień 2026 ma 21 dni roboczych od poniedziałku do piątku, co daje 168 godzin. Po odliczeniu 8 godzin za sobotnie święto wymiar czasu pracy dla pełnego etatu wynosi 160 godzin, czyli 20 dni pracy.

Dla niepełnego wymiaru etatu obniżenie jest proporcjonalne. Pół etatu traci 4 godziny, co daje ostateczny wymiar 80 godzin w sierpniu. Trzy czwarte etatu traci 6 godzin, czyli pracuje w tym miesiącu 120 godzin.

Kiedy trzeba oddać dzień wolny?

Dzień wolny za sobotnie święto trzeba wyznaczyć w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wypada 15 sierpnia. Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym termin musi więc zamknąć się w sierpniu.

Wielu pracodawców, podobnie jak administracja rządowa, wybiera najbliższy piątek, czyli 14 sierpnia. To rozwiązanie organizacyjnie proste, ale nie jedyne możliwe.

Kto decyduje o wybranym terminie?

Wybór dnia wolnego należy do pracodawcy. Masz prawo wskazać termin jednostronnie albo w porozumieniu z zespołem, a decyzja może być inna dla różnych działów w firmie.

Warto wpisać ten termin do harmonogramu z wyprzedzeniem, a nie ustalać go w ostatniej chwili. Ułatwia to planowanie dyżurów i dostępności zespołu.

Czy dzień wolny przysługuje każdemu?

Obniżony wymiar czasu pracy obowiązuje wszystkich pracowników pełnoetatowych, niezależnie od tego, czy sobota jest dla nich standardowo dniem pracy. Różnica dotyczy tylko sposobu rozliczenia, a nie liczby przepracowanych godzin.

Jeśli sobota i tak nie jest dla kogoś dniem pracy, pracodawca po prostu układa grafik tak, by zmieścić się w niższym wymiarze godzin. Wtedy nie trzeba wyznaczać osobnego dnia wolnego, bo obniżka jest już uwzględniona w planie pracy. Dopiero w bardzo specyficznych, rzadkich przypadkach obowiązek wskazania dodatkowego dnia wolnego w ogóle nie powstaje — na przykład, gdy umowa o pracę kończy się przed świętem, powiedzmy 10 sierpnia. Wtedy pracownik po prostu nie jest już zatrudniony w dniu, za który należałoby ustalić dzień wolny.

Podobnie wygląda sytuacja osób np. na urlopie wypoczynkowym, macierzyńskim lub zwolnieniu lekarskim. Jeśli w dniu wyznaczonym jako wolny przebywają na uzasadnionej nieobecności, pracodawca nie musi ustalać dla nich kolejnego terminu.

Zaplanuj to bez błędów w firmie!

Najczęstszy błąd w kadrach to przesuwanie dnia wolnego na kolejny miesiąc. Termin musi zamknąć się w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wypada święto.

Drugi błąd to traktowanie tego tematu jako przywileju uznaniowego. Obniżenie wymiaru czasu pracy wynika bezpośrednio z przepisów, a nie z dobrej woli pracodawcy.

Sprawny outsourcing kadr i płac pomaga uniknąć obu tych pułapek. Dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy chroni firmę przed błędami w rozliczeniach.

Chcesz mieć pewność, że harmonogramy w Twojej firmie są zgodne z przepisami przez cały rok? Skontaktuj się z naszym zespołem kadrowo-płacowym i przekaż rozliczanie czasu pracy w bezpieczne ręce.

Artykuł Dzień wolny za 15 sierpnia 2026 – co musi wiedzieć każdy pracodawca pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Podstawowy obowiązek: bezpieczne i higieniczne warunki pracy

Kodeks pracy nakłada na każdego pracodawcę ogólny obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W praktyce oznacza to, że w czasie fali upałów nie wystarczy samo dopuszczenie zespołu do wykonywania obowiązków.

Pracodawca powinien ocenić, czy temperatura, wilgotność powietrza, nasłonecznienie oraz rodzaj i intensywność wykonywanej pracy nie stwarzają nadmiernego ryzyka dla zdrowia. Przepisy nie wskazują jednej granicznej temperatury, po której przekroczeniu pracownik może automatycznie odmówić wykonywania obowiązków. Wskazują jednak konkretne progi, po których przekroczeniu pracodawca musi podjąć określone działania.

Obowiązkowe napoje – kiedy i dla kogo?

Jednym z najważniejszych i najczęściej kontrolowanych obowiązków jest zapewnienie pracownikom bezpłatnych napojów. Obowiązek ten powstaje, gdy temperatura:

• przekracza 28°C na stanowiskach pracy w pomieszczeniach,
• przekracza 25°C przy pracy wykonywanej na otwartej przestrzeni.

Napoje powinny być dostępne przez cały czas wykonywania pracy, a ich ilość musi odpowiadać rzeczywistym potrzebom zespołu. To istotny szczegół księgowo-kadrowy: pracodawca nie może zastąpić tego obowiązku ekwiwalentem pieniężnym. Wypłacenie dodatku zamiast zapewnienia wody czy napojów izotonicznych nie spełnia wymogów przepisów.

Warto też pamiętać o jednym. Sama obecność klimatyzacji w biurze nie zwalnia z obowiązku zapewnienia napojów, jeśli temperatura na stanowisku pracy przekroczy wskazane progi.

Czy trzeba skrócić czas pracy podczas upałów?

Przepisy nie przewidują automatycznego skrócenia dnia pracy po przekroczeniu określonej temperatury. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może zignorować trudne warunki atmosferyczne.

Jeżeli upał stwarza realne zagrożenie dla zdrowia zespołu, pracodawca powinien odpowiednio zorganizować pracę. W praktyce sprawdzają się między innymi:

• dodatkowe przerwy w ciągu dnia,
• wcześniejsze rozpoczynanie pracy,
• przesunięcie najcięższych zadań na chłodniejsze godziny poranne,
• czasowe ograniczenie pracy w pełnym słońcu,
• rotacja pracowników przy zadaniach wymagających wysiłku,
• praca zdalna, jeśli charakter obowiązków na to pozwala.

To ważny szczegół dla działu kadr. Jeśli to pracodawca decyduje o skróceniu czasu pracy z powodu upału, pracownik nie może ponieść z tego tytułu negatywnych konsekwencji finansowych. Skrócony czas pracy w takiej sytuacji rozlicza się tak, jakby pracownik przepracował pełny wymiar godzin.

Szczególna ochrona pracowników młodocianych

Firmy zatrudniające pracowników młodocianych powinny zwrócić uwagę na odrębne, bardziej restrykcyjne zasady. Osoby te nie powinny pracować w pomieszczeniach, w których temperatura przekracza 30°C, a wilgotność względna powietrza przekracza 65%. Organizm młodej osoby jest bardziej narażony na negatywne skutki przegrzania. Dlatego pracodawca powinien w tych przypadkach dokładnie monitorować warunki pracy.

Praca na otwartej przestrzeni – dodatkowe środki ostrożności

Największe ryzyko zdrowotne dotyczy osób pracujących na zewnątrz – w budownictwie, logistyce, rolnictwie czy pracach porządkowych i ogrodniczych. W takich przypadkach warto rozważyć dodatkowo:

• planowanie najbardziej obciążających zadań poza godzinami największego nasłonecznienia,
• zapewnienie zacienionych miejsc odpoczynku,
• częstsze przerwy,
• lekką i przewiewną odzież roboczą oraz nakrycia głowy,
• bieżące monitorowanie samopoczucia zespołu.

Warto też przeszkolić osoby kierujące zespołem w rozpoznawaniu pierwszych objawów przegrzania. Chodzi m.in. o zawroty głowy, silne pragnienie, osłabienie, przyspieszone tętno czy dezorientację. Wczesna reakcja pozwala uniknąć poważniejszych konsekwencji zdrowotnych.

Jakie kary grożą za brak reakcji na upały?

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową. Kontrolę w tym zakresie może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy. Sprawdza wtedy między innymi, czy pracodawca zapewnia napoje, czy prawidłowo organizuje pracę w upale oraz czy reaguje na zgłaszane zagrożenia. Brak działania może zakończyć się grzywną – niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Co zmieni się od 2027 roku?

Od 11 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać przepisy wprowadzające po raz pierwszy maksymalne temperatury w miejscu pracy. Będzie to 35°C w pomieszczeniach oraz 32°C na otwartej przestrzeni przy pracach wymagających dużego wysiłku fizycznego. Niższe progi pozostaną podobne do dzisiejszych: 28°C w pomieszczeniach (25°C przy dużym wysiłku) oraz 25°C na otwartej przestrzeni. Po ich przekroczeniu pracodawca będzie musiał wdrożyć rozwiązania techniczne lub organizacyjne. Trzeba je będzie ustalić po konsultacjach z pracownikami lub ich przedstawicielami.

To jednak temat na osobny artykuł. Już teraz warto potraktować tegoroczne lato jako okazję do sprawdzenia warunków na poszczególnych stanowiskach pracy. Chodzi zarówno o zasady obecne, jak i te, które wejdą w życie za kilka miesięcy.

Prawidłowa organizacja pracy w okresie upałów to nie tylko wymóg formalny. To też realna ochrona zdrowia zespołu i mniejsze ryzyko absencji chorobowych. Jeśli zmiany w organizacji czasu pracy wpływają na rozliczenia wynagrodzeń lub ewidencję czasu pracy w Twojej firmie, nasz zespół kadrowo-płacowy chętnie pomoże to poukładać zgodnie z przepisami. Wystarczy się z nami skontaktować.

Artykuł Upały w pracy. Jakie obowiązki ma pracodawca? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Ile wyniosą kary za błędy w KSeF? 

Zgodnie z ustawą o VAT kara za naruszenia obowiązków w KSeF może sięgnąć do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku VAT sankcja może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem. 

To jedne z najwyższych progów kar w Unii Europejskiej. I właśnie dlatego temat wywołał tak dużą reakcję organizacji pracodawców.

Skąd biorą się obawy przedsiębiorców? 

Poseł Włodzisław Giziński skierował do Ministerstwa Finansów interpelację w tej sprawie. Wskazał w niej, że polski model kar jest bardziej restrykcyjny niż rozwiązania stosowane w innych krajach Unii Europejskiej. 

Zapytał również o możliwość złagodzenia przepisów przed ich wejściem w życie. Argumentem były obawy o sektor małych i średnich firm, które dopiero uczą się nowego systemu i często nie posiadają zaplecza, aby móc ten obszar odpowiednio zabezpieczyć.  

Kara KSeF 2027 nie jest automatem 

Wbrew obawom, kary pieniężne w KSeF nie mają charakteru sztywnego automatu. Do ich nakładania stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące miarkowania kar. 

Organ podatkowy, ustalając wysokość sankcji, bierze pod uwagę: 

• wagę i okoliczności naruszenia, 

• to, czy do naruszenia dochodziło wcześniej, 

• działania podjęte przez firmę, by ograniczyć skutki błędu, 

• wysokość ewentualnej korzyści osiągniętej przez podatnika. 

Jeśli naruszenie wynikało z działania siły wyższej — na przykład awarii systemu — organ może odstąpić od nałożenia kary. Dodatkowym zabezpieczeniem jest tryb offline24, z którego firmy mogą skorzystać w razie problemów z połączeniem internetowym. 

Dlaczego kary wchodzą dopiero od 2027 roku? 

Ministerstwo Finansów podkreśla, że sankcje mają zapewnić skuteczność i powszechność działania KSeF. Chodzi o terminowe wystawianie faktur i ich wysyłka do KSEF, co ograniczy wg resortu nadużycia w rozliczeniach VAT. 

Jednocześnie Ministerstwo Finansów świadomie odroczyło wejście kar w życie do 1 stycznia 2027 roku. Dzięki temu firmy zyskują czas na spokojne dostosowanie się do nowych obowiązków. W 2026 roku wyłączona jest również odpowiedzialność karno-skarbowa za błędne stosowanie KSeF. 

Co dalej z KSeF? Zapowiadane zmiany 

9 czerwca 2026 roku w Ministerstwie Finansów odbyły się otwarte konsultacje podsumowujące dotychczasowe wdrożenie KSeF.  

Nie zabrakło zapowiedzi o rozszerzeniu systemu w przyszłości o nowe funkcjonalności. Docelowo KSeF ma objąć nie tylko wystawianie faktur, ale cały proces obsługi dokumentów w firmie — ich akceptację, księgowanie oraz rozliczanie płatności. Dobrą informacją dla firm korzystających z integracji systemowych jest zapowiedź utrzymania tokenów również po 2027 roku. Ministerstwo planuje też rozbudowę interfejsu API, w tym zwiększenie limitów i poprawę wydajności systemu. 

Nierozwiązaną kwestią pozostaje na razie wizualizacja faktur, którą część interpretacji indywidualnych traktuje jako odrębny dokument. Ministerstwo zapowiada prace nad doprecyzowaniem tej kwestii. 

Jak przygotować firmę na  2027 w KSEF i uniknąć kar? 

Rok 2026 warto wykorzystać, a nie odkładać. Konkretnie oznacza to: 

• sprawdzenie, czy proces wystawiania i przesyłania faktur działa bez zakłóceń i na czas,  

• przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie z obsługi certyfikatów, tokenów i uprawnień w systemie, w razie nieobecności osób odpowiedzialnych lub wypięcia certyfikatu z systemu,  

• ustalenie procedury postępowania na wypadek awarii i skorzystania z trybu offline24, 

• weryfikację zgodności wizualizacji faktur z danymi przesyłanymi do KSeF. 

Więcej o oficjalnych zasadach działania systemu znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów poświęconej KSeF.  

Sprawdź, jak wygląda to w Twojej firmie. Wypełnij krótki formularz na chandonwaller.pl — oddzwonimy w ciągu 24 godzin i wspólnie przejdziemy przez proces fakturowania w KSeF, zanim zrobi to urząd skarbowy. 

Artykuł KSeF 2027: ile zapłacisz za błędy w fakturach pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy? 

Zaległy urlop powstaje wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym. Niewykorzystane dni automatycznie przechodzą na rok kolejny jako urlop zaległy. 

To nie jest sytuacja wyjątkowa. Sezon urlopowy, natłok obowiązków czy odkładanie decyzji na później sprawiają, że zaległości pojawiają się w niemal każdej firmie. Kluczowe jest to, co dzieje się z nimi dalej – a tu odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy, nie na pracowniku. 

Termin 30 września – obowiązek pracodawcy, nie prawo pracownika 

Przepisy Kodeksu pracy są w tej kwestii jednoznaczne. Pracodawca musi udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za urlop zaległy za 2025 rok graniczną datą jest zatem 30 września 2026 roku. 

To ważne rozróżnienie: prawo do zaległego urlopu nie oznacza, że pracownik sam decyduje, kiedy z niego skorzysta. Obowiązek udzielenia urlopu w tym terminie leży po stronie firmy. Jeśli pracownik nie zgłasza chęci wykorzystania zaległych dni, to pracodawca powinien wyznaczyć mu termin. 

Po 30 września urlop nie przepada. Rozpoczyna się jednak bieg trzyletniego terminu przedawnienia, liczony od końca roku, za który urlop przysługiwał. Po tym okresie pracownik traci możliwość skutecznego dochodzenia prawa do jego wykorzystania. To jednak żadne uspokojenie dla pracodawcy – zaległości sprzed kilku lat są dużo trudniejsze do rozliczenia niż te sprzed kilku miesięcy. 

Jakie masz prawa jako pracodawca? 

Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, jak dużą kontrolę nad urlopami daje im prawo pracy. Do najważniejszych uprawnień należą: 

• Jednostronne wyznaczenie terminu urlopu. Jeśli pracownik zwleka z wykorzystaniem zaległych dni, możesz zobowiązać go do wzięcia urlopu w konkretnym terminie, bez konieczności uzgadniania tego z nim indywidualnie. 

• Planowanie urlopów z wyprzedzeniem. Roczny plan urlopów w firmie pozwala uniknąć sytuacji, w której kilku pracowników zgłasza chęć wypoczynku w tym samym momencie albo zaległości kumulują się do jesieni. 

• Odmowa udzielenia urlopu w dowolnym terminie wskazanym przez pracownika. Możesz odmówić, jeśli nieobecność zagraża normalnemu funkcjonowaniu firmy – pod warunkiem, że sam zaproponujesz inny, realny termin. 

Te uprawnienia działają na korzyść pracodawcy tylko wtedy, gdy są stosowane świadomie i udokumentowane. Brak polityki urlopowej w firmie oznacza, że w praktyce to zaległości rządzą kalendarzem, a nie odwrotnie. 

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku 

Nieudzielenie pracownikowi urlopu w ustawowym terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy traktuje je poważnie i ma realne narzędzia egzekwowania przepisów. 

Konsekwencje dla pracodawcy obejmują: 

• Mandat lub skierowanie sprawy do sądu przez PIP – grzywna może wynieść od 1000 do nawet 30 000 zł. 

• Roszczenia pracownika przed sądem pracy – dotyczące zarówno samego udzielenia zaległego urlopu, jak i wypłaty ekwiwalentu w określonych sytuacjach. 

• Ryzyko przy kontroli kadrowej – nieuporządkowana ewidencja urlopowa wychodzi na jaw najczęściej właśnie podczas kontroli, kiedy naprawienie sytuacji jest już trudniejsze. 

Dodatkowym utrudnieniem bywają sytuacje, w których pracownik dostarcza dokumenty uprawniające go do wyższego wymiaru urlopu – na przykład świadectwo pracy z poprzedniego zatrudnienia albo dyplom ukończenia szkoły. Może to oznaczać konieczność wyrównania urlopu nawet do trzech lat wstecz. 

Ekwiwalent pieniężny – kiedy można go wypłacić 

Wielu pracodawców zakłada, że łatwiej jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop niż organizować mu wolne. Przepisy tego jednak nie przewidują. 

Urlop co do zasady musi zostać wykorzystany w naturze, czyli jako realny czas wolny od pracy. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest możliwa wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Jeśli pracownik zmienia stanowisko w tej samej firmie albo przechodzi do następcy prawnego pracodawcy, niewykorzystany urlop można przenieść na kolejny okres zatrudnienia – pod warunkiem zawarcia odpowiedniego porozumienia między stronami. 

Jak zabezpieczyć firmę przed karą? 

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest bieżące monitorowanie stanu urlopów w firmie, a nie reagowanie dopiero we wrześniu. W praktyce sprawdza się kilka działań: 

1. Regularny przegląd ewidencji urlopowej – najlepiej raz na kwartał, a nie raz w roku.
2. Wyznaczanie terminów zaległych urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem, zamiast czekać na inicjatywę pracownika. 
3. Prowadzenie dokumentacji kadrowej w sposób, który pozwala szybko odpowiedzieć na pytania kontroli PIP. 

To właśnie w tym obszarze prowadzenie kadr i płac we własnym zakresie najczęściej zawodzi – zaległości urlopowe rosną niepostrzeżenie, a odpowiedzialność za nie i tak spada na pracodawcę. W Chandon Waller & Partners na bieżąco monitorujemy stan urlopów naszych klientów w ramach obsługi kadrowo-płacowej, dzięki czemu zaległości nie zaskakują ich pod koniec września ani podczas kontroli. 

Jeśli nie masz pewności, ile dni zaległego urlopu mają Twoi pracownicy, to dobry moment, żeby to sprawdzić – zanim zrobi to za Ciebie inspektor pracy. 

Chcesz mieć pewność, że urlopy w Twojej firmie są rozliczane zgodnie z przepisami? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy stan zaległości i pomożemy uporządkować dokumentację kadrową, zanim minie termin. 

Podstawa prawna: Kodeks pracy; stan prawny na lipiec 2026 r.

Artykuł Zaległy urlop pracownika 2026: obowiązki pracodawcy pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czym są wczasy pod gruszą? 

Wczasy pod gruszą to potoczna nazwa dofinansowania wypoczynku wypłacanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Fundusz ten działa na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. Co więcej, jest on obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku. Mniejsze firmy mogą utworzyć ZFŚS dobrowolnie albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej. 

O przyznaniu dofinansowania i jego wysokości decyduje kryterium socjalne. Oznacza to, że pracodawca bierze pod uwagę sytuację materialną, rodzinną i życiową pracownika, a nie jego staż pracy, stanowisko czy wynagrodzenie. Konkretne zasady – w tym wymaganą dokumentację i wysokość dofinansowania – określa wewnętrzny regulamin ZFŚS. Ustawa nie narzuca tu żadnego minimum ani maksimum. 

Czym jest świadczenie urlopowe? 

Świadczenie urlopowe funkcjonuje u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 etatów na dzień 1 stycznia danego roku, którzy nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS. W przeciwieństwie do wczasów pod gruszą, nie zależy ono od dochodu. Przysługuje każdemu pracownikowi na tych samych zasadach, niezależnie od jego sytuacji materialnej. 

Warunkiem jego wypłaty jest wykorzystanie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. To wymóg wynikający wprost z przepisów, a nie z regulaminu firmy. Wysokość świadczenia urlopowego ma swój ustawowy sufit. Nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, którego kwota jest powiązana z przeciętnym wynagrodzeniem.  

Zakłady pracy mogą zrezygnować z wypłaty tego świadczenia. Warunkiem jest wcześniejsze poinformowanie pracowników o rezygnacji z ZFSŚ i niewypłacaniu świadczenia urlopowego do końca stycznia danego roku w sposób przyjęty w firmie np. pisemnie lub mailowo. 

Kluczowe różnice w jednym zestawieniu 

Rozliczenie podatkowe i składki ZUS 

To właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się błędy. Wczasy pod gruszą są zwolnione z podatku PIT do kwoty 1000 zł rocznie – to limit łączny dla wszystkich świadczeń wypłacanych z ZFŚS w danym roku. Dla emerytów i rencistów limit zwolnienia jest wyższy i wynosi 4500 zł. Nadwyżka ponad limit podlega opodatkowaniu, a bony i talony są opodatkowane w całości, niezależnie od kwoty. 

Świadczenie urlopowe rządzi się inną logiką: jest zwolnione ze składek ZUS do wysokości odpisu podstawowego, ale w całości podlega opodatkowaniu PIT jako przychód pracownika. Pomylenie tych dwóch zasad przy naliczaniu wynagrodzeń to jeden z częstszych błędów, jakie widzimy w praktyce, prowadzących do korekt deklaracji podatkowych. 

Dlaczego warto to dobrze rozliczyć? 

Błędna kwalifikacja świadczenia to nie tylko kwestia formalności. Nieprawidłowo naliczony PIT lub ZUS oznacza konieczność korekty deklaracji. W skrajnych przypadkach – odsetki i wyjaśnienia przed urzędem skarbowym lub ZUS. Dla działu kadr to dodatkowy czas i ryzyko, którego można uniknąć przy odpowiednim wsparciu. 

“W naszej praktyce to jedna z najczęściej mylonych kwestii w rozliczeniach kadrowych – firmy zakładają, że skoro wypłacają dofinansowanie do wypoczynku, to automatycznie stosują te same zasady podatkowe co przy świadczeniu urlopowym. A te zasady są zupełnie inne.”– zwraca uwagę Hubert –  Młodszy Specjalista ds. Kadr i Płac w Chandon Waller & Partners. 

Nasz zespół kadr i płac na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach dotyczących ZFŚS i świadczeń pracowniczych. Firmy, które nam zaufały, mają pewność poprawnego rozliczenia – bez błędów, korekt i niepotrzebnego stresu. 

Podsumowanie 

Wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe to dwa odrębne instrumenty wsparcia pracowników, oparte na innych zasadach przyznawania, limitach i rozliczeniach podatkowych. Zanim więc złożysz wniosek albo naliczysz wypłatę w swojej firmie, sprawdź, które świadczenie faktycznie u Was funkcjonuje i czy regulamin jest z nim spójny.

Potrzebujesz wsparcia w prawidłowym rozliczeniu świadczeń pracowniczych w swojej firmie? Skontaktuj się z naszym działem kadr i płac – sprawdzimy to razem i zadbamy o pełną zgodność z przepisami. 

Artykuł Wczasy pod gruszą a świadczenie urlopowe – czym się różnią i jak je rozliczyć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Trzy podstawy zatrudnienia — jeden cel kontroli

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto uporządkować, czego dotyczy reforma w odniesieniu do każdej z trzech podstaw zatrudnienia.

• Umowa o pracę pozostaje tym, do czego PIP zawsze miała pełne uprawnienia kontrolne — przestrzeganie czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów i bezpieczeństwa. Reforma nie zmienia tego zakresu, ale wzmacnia narzędzia inspekcji: łatwiejszy dostęp do danych z ZUS i KAS oznacza, że nieprawidłowości u pracodawców zatrudniających na etacie również łatwiej wypłyną na powierzchnię.
• Zlecenie i kontrakt B2B to miejsce, gdzie reforma wprowadza realną nowość — inspektor może teraz skuteczniej sprawdzić, czy taka umowa w praktyce nie powinna być umową o pracę. To właśnie tej części poświęcimy większość artykułu, bo tu ryzyko dla firm jest największe.

Co się zmieniło od 8 lipca 2026 roku?

Trzy instytucje — Państwowa Inspekcja Pracy, ZUS i Krajowa Administracja Skarbowa — podpisały porozumienie o wymianie danych. Dzięki temu inspektorzy skuteczniej typują do kontroli firmy, w których ryzyko naruszeń jest największe, niezależnie od formy zatrudnienia. Część czynności kontrolnych PIP może teraz prowadzić zdalnie, bez konieczności wizyty w siedzibie firmy.

Ministra pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk podkreśliła podczas konferencji prasowej w Sejmie, że reforma to sygnał, iż państwo staje po stronie osób, które przez lata były zmuszane do pracy na umowach cywilnoprawnych bez prawa do urlopu czy ochrony przed nagłym zwolnieniem. Warto jednak podkreślić: reforma nie zmienia definicji stosunku pracy zapisanej w Kodeksie pracy. Zmienia narzędzia, jakimi dysponuje inspekcja, żeby tę definicję skuteczniej egzekwować.

Nowością jest też możliwość wystąpienia przez pracodawcę o interpretację indywidualną — można samodzielnie zapytać PIP, czy sposób zatrudniania w firmie jest zgodny z prawem, zanim dojdzie do kontroli.

Kiedy zlecenie lub B2B staje się umową o pracę — 3 kryteria z Kodeksu pracy

Niezależnie od tego, czy współpracujesz z kimś na podstawie umowy zlecenie, czy kontraktu B2B, inspektor sprawdza te same trzy przesłanki z art. 22 Kodeksu pracy, obowiązujące od ponad 20 lat:

1. Osobiste wykonywanie pracy. Czy zadanie musi wykonać wyłącznie ta jedna, konkretna osoba, bez możliwości zastępstwa lub podwykonawstwa?
2. Podporządkowanie. Czy osoba działa pod kierownictwem i nadzorem zlecającego — czy to on ustala miejsce, czas i sposób wykonania pracy?
3. Ryzyko gospodarcze. Kto ponosi konsekwencje błędu? Jeśli wykonawca dostaje stałe wynagrodzenie bez względu na efekt, wygląda to jak etat, a nie jak niezależna współpraca.

Jak podkreślił Główny Inspektor Pracy Janusz Krasoń, nie forma i treść zawartej umowy, ale stan faktyczny współpracy przesądza o tym, czy mamy do czynienia ze zleceniem, B2B, czy faktycznie z umową o pracę.

Jak wygląda postępowanie krok po kroku

Sam fakt kontroli nie oznacza automatycznego przekształcenia zlecenia lub B2B w umowę o pracę. Procedura przewiduje kilka etapów:

1. Polecenie usunięcia nieprawidłowości. Jeśli inspektor stwierdzi naruszenia, najpierw wydaje polecenie ich usunięcia — nie od razu decyzję o zmianie umowy.
2. Wniosek do Okręgowego Inspektora Pracy. Dopiero gdy polecenie nie zostanie wykonane, inspektor może wystąpić o decyzję przekształcającą umowę w umowę o pracę.
3. Odwołanie do sądu pracy. Zarówno pracodawca, jak i osoba zatrudniona mają 30 dni na odwołanie się od decyzji.
4. Wstrzymanie wykonania. Złożenie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji do czasu rozstrzygnięcia przez sąd, który ma orzec w ciągu miesiąca.
5. Zabezpieczenie roszczenia. Na czas trwania postępowania sądowego umowa między stronami może być zmieniona, wypowiedziana lub rozwiązana wyłącznie na zasadach prawa pracy — to chroni osobę zatrudnioną przed utratą ochrony w trakcie sporu.

Rygor natychmiastowej wykonalności dotyczy wyłącznie osób objętych szczególną ochroną przed zwolnieniem, na przykład kobiet w ciąży.

Ile kosztuje błąd — kary i zaległe składki

Konsekwencje finansowe błędnie skonstruowanej umowy zlecenie lub B2B są dwutorowe.

Po pierwsze, kara grzywny — od 2 000 do 60 000 zł, a przy powtórnym naruszeniu nawet do 90 000 zł.

Po drugie, zaległości podatkowo-składkowe. Przekształcenie umowy w umowę o pracę oznacza obowiązek uregulowania zaległych składek ZUS i podatku, liczonych wstecz za cały okres nieprawidłowej kwalifikacji, wraz z odsetkami. Nie ma tu znaczenia, czy błąd wynikał ze świadomego działania, czy z niewiedzy.

Pracodawcy RP zwracają jednak uwagę na praktyczny problem: przepisy nie precyzują jednoznacznie, kto powinien ponieść koszt części składek finansowanych standardowo przez pracownika, jeśli stosunek pracy zostanie potwierdzony po czasie. To jedno z pytań, na które odpowie dopiero praktyka stosowania nowych przepisów.

Czy Twoja firma ma powody do obaw?

Niekoniecznie. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jasno komunikuje: uczciwi pracodawcy nie mają powodu do niepokoju. Prawidłowo zawarte umowy zlecenie i kontrakty B2B nie są zagrożone. Nie trzeba ich zmieniać na umowę o pracę.

To samo dotyczy pracodawców zatrudniających wyłącznie na umowę o pracę. Jeśli przestrzegają Kodeksu pracy, reforma nie wprowadza dla nich nowych obowiązków. Zmienia się tylko skuteczność egzekwowania przepisów, które już obowiązują.

Jak przygotować firmę na kontrolę PIP — praktyczna checklista

Zamiast czekać na kontrolę, warto już teraz przejrzeć swoje umowy pod kątem opisanych wyżej kryteriów:

• sprawdź, czy dokumentacja współpracy (umowy, zakresy obowiązków, sposób rozliczania) odzwierciedla to, jak wygląda ona naprawdę — dla zlecenia, B2B i umowy o pracę jednocześnie,
• przeanalizuj, czy osoby na zleceniu lub B2B faktycznie ponoszą ryzyko gospodarcze i mają swobodę w organizacji swojej pracy,
• zweryfikuj u pracowników na umowie o pracę, czy czas pracy, nadgodziny i urlopy są rozliczane zgodnie z przepisami — to również obszar wzmocnionej kontroli,
• rozważ wystąpienie do PIP z wnioskiem o interpretację indywidualną, jeśli masz wątpliwości co do zgodności z prawem swojego modelu zatrudnienia.

Więcej o samej reformie i jej celach przeczytasz na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Podsumowanie

Reforma PIP nie oznacza końca umów zlecenie ani kontraktów B2B. Oznacza, że muszą one odzwierciedlać rzeczywisty charakter współpracy, a nie tylko nazwę zapisaną na papierze. Dla pracodawców zatrudniających na umowę o pracę zmienia się przede wszystkim skuteczność egzekwowania już obowiązujących przepisów. Firmy, które już teraz sprawdzą swoje umowy pod kątem trzech kryteriów z Kodeksu pracy, wchodzą w nowe przepisy z dużo większym spokojem niż te, które zrobią to dopiero w trakcie kontroli.

Nie jesteś pewien, czy Twoje umowy przetrwałyby taką analizę? Skontaktuj się z Chandon Waller & Partners — przeanalizujemy Twoje umowy o pracę, zlecenie i kontrakty B2B pod kątem realnego ryzyka kontroli PIP.

Artykuł Kontrola PIP 2026: umowa o pracę, zlecenie i B2B na nowych zasadach pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czym jest system ANPRS i jak wpływa na odliczenie VAT od samochodu firmowego?

System ANPRS (Automatyczny System Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych) rejestruje przejazdy samochodów na drogach w całej Polsce. Skarbówka korzysta z niego od kilku lat, deklarując, że służy on głównie zwalczaniu przemytu i oszustw podatkowych na dużą skalę.

Coraz więcej wskazuje na to, że dane z systemu są też wykorzystywane do znacznie bardziej „przyziemnych” celów – weryfikacji, czy przedsiębiorca, który zadeklarował pełne (100%) odliczenie VAT od samochodu, faktycznie jeździ nim tylko w sprawach firmowych. W praktyce oznacza to, że trasy Twojego auta mogą być konfrontowane z tym, co wpisujesz do ewidencji przebiegu pojazdu.

Kogo dotyczy pełne odliczenie VAT od samochodu firmowego?

Ten temat powinien zainteresować każdego przedsiębiorcę, który zdecydował się na pełne odliczenie VAT (100%) od zakupu, leasingu lub kosztów eksploatacji samochodu osobowego. Aby z niego korzystać, trzeba spełnić trzy warunki:

• złożyć formularz VAT-26 w urzędzie skarbowym w ustawowym terminie,
• prowadzić rzetelną ewidencję przebiegu pojazdu – na bieżąco, a nie „na koniec miesiąca z pamięci”,
• realnie wykluczyć użytek prywatny, najlepiej potwierdzony wewnętrznym regulaminem użytkowania auta w firmie.

Problem w tym, że wielu przedsiębiorców traktuje te obowiązki jako formalność „do zaliczenia”, a nie jako coś, co musi być zgodne ze stanem faktycznym każdego dnia. I właśnie w tym miejscu robi się ryzykowne, bo urząd ma teraz coraz więcej narzędzi, by to zweryfikować.

Jakie ryzyko niesie błędne rozliczenie VAT od samochodu firmowego?

Jeśli podczas kontroli skarbowej okaże się, że samochód zgłoszony jako „wyłącznie firmowy” pojawił się np. w miejscowości turystycznej w sobotni poranek albo pod adresem niezwiązanym z działalnością – urząd może zakwestionować prawo do pełnego odliczenia VAT za cały okres, nie tylko za jeden przejazd.

Konsekwencje bywają odczuwalne finansowo:

• konieczność korekty VAT – zwrot różnicy między odliczeniem 100% a 50% za cały okres użytkowania pojazdu,
• odsetki za zaległość podatkową,
• w niektórych przypadkach odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego, jeśli urząd uzna, że dane w zgłoszeniu były niezgodne ze stanem faktycznym.

To są kwoty liczone nie w złotówkach, a często w tysiącach – zwłaszcza przy droższych autach w leasingu.

Jak bezpiecznie rozliczać VAT od samochodu firmowego? Praktyczna checklista

Ryzyko ograniczysz do minimum, jeśli będziesz prowadzić dokumentację rzetelnie i na bieżąco. Zwróć uwagę na kilka punktów:

• Sprawdź, czy Twoja ewidencja przebiegu jest kompletna – każdy wpis powinien zawierać numer rejestracyjny pojazdu, datę, cel wyjazdu, trasę (skąd – dokąd) oraz stan licznika.
• Zweryfikuj, czy w firmie funkcjonuje regulamin użytkowania pojazdu, który jasno wyklucza użytek prywatny – najlepiej podpisany przez osoby korzystające z auta.
• Zastanów się realistycznie, czy 100% odliczenie ma sens w Twojej sytuacji. Jeśli czasem wykorzystujesz auto prywatnie (choćby okazjonalnie), bezpieczniejszym i prostszym rozwiązaniem może być model mieszany z odliczeniem 50%.
• Nie zostawiaj zgłoszenia VAT-26 na później – termin jest krótki i liczy się od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem. Formularz możesz złożyć na dwa sposoby: papierowo (osobiście w urzędzie skarbowym lub listownie) albo elektronicznie, np. przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP z podpisem kwalifikowanym.
• Regularnie przeglądaj dokumentację razem z księgowością, zamiast czekać na wezwanie z urzędu.

Podsumowanie: odliczenie VAT od samochodu firmowego wymaga rzetelnej dokumentacji

Rosnąca skuteczność narzędzi analitycznych skarbówki oznacza, że dokumentacja „na pokaz” przestaje być bezpieczną strategią. Coraz łatwiej zweryfikować, czy to, co widnieje w ewidencji przebiegu, odpowiada rzeczywistości. Dla przedsiębiorców to sygnał, żeby już teraz uporządkować odliczenie VAT od samochodu firmowego – zamiast robić to pod presją kontroli.

Nie jesteś pewien, czy Twoja dokumentacja VAT dotycząca samochodu firmowego jest w porządku? Skontaktuj się z nami! Zespół Chandon Waller & Partners przeanalizuje Twoją sytuację, sprawdzi ewidencję i pomoże wybrać model odliczenia, który będzie zarówno korzystny podatkowo, jak i bezpieczny podczas kontroli.

Artykuł Fiskus wie, dokąd jeździ Twój firmowy samochód. Czy Twoje odliczenie VAT jest bezpieczne? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Błąd 1: „Nie ma kar, więc KSeF jest dobrowolny” 

To najczęściej powtarzany mit i jeden z najbardziej niebezpiecznych. 

Ministerstwo Finansów rzeczywiście zapowiedziało brak sankcji administracyjnych za błędy techniczne w KSeF przez cały 2026 rok. Wiele osób zinterpretowało to jako zielone światło do ignorowania systemu. To błąd. 

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Przepis o karach już istnieje w polskim prawie — wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku. Dziś urząd skarbowy nie nałoży sankcji za błąd techniczny, ale system rejestruje każdą nieprawidłowość. 

Nie zapominaj, że bałagan w fakturach bezpośrednio wpływa na poprawność pliku JPK_VAT. A błędy w JPK są karane już teraz — 500 zł za każdy. 

Wniosek: 2026 rok to czas na naukę i porządkowanie procesów, nie na odkładanie tematu na później. 

Błąd 2: „Złą fakturę po prostu anuluję i wystawię nową” 

Tak działało to przez lata. W KSeF już nie działa. 

Gdy faktura trafi do systemu i otrzyma unikalny numer KSeF, nie ma możliwości jej edycji ani usunięcia. Błędny dokument zostaje w systemie na zawsze — widoczny zarówno dla Ciebie, jak i dla organów podatkowych. 

Jedyną drogą naprawy jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. I tu zaczynają się schody: 

• korekta przy błędnej stawce VAT lub kwocie to korekta wartościowa, 

• korekta przy błędnym NIP-ie nabywcy to korekta do zera — anulowanie całego dokumentu i wystawienie nowej faktury na właściwy podmiot, 

• korekta przy literówce w nazwie firmy lub błędnym adresie to osobny dokument korygujący dane formalne. 

Każda z tych sytuacji generuje dodatkową pracę po obu stronach transakcji i może opóźnić płatność. Dlatego weryfikacja danych kontrahenta przed wystawieniem faktury staje się absolutną podstawą. 

Błąd 3: „Kupujący sam poprawi notę korygującą” 

Noty korygujące przestały istnieć 1 lutego 2026 roku. 

Wcześniej, gdy nabywca zauważył błąd formalny na fakturze (np. stary adres, literówkę w nazwie), mógł samodzielnie wystawić notę korygującą i przekazać ją sprzedawcy do akceptacji. Szybko, prosto, bez angażowania drugiej strony. 

Dziś tego narzędzia nie ma. Art. 106 ustawy o VAT został uchylony. Każdy błąd, nawet czysto formalny — musi zostać poprawiony przez sprzedawcę, który wystawia fakturę korygującą w KSeF. 

W praktyce oznacza to: 

1. Nabywca zauważa błąd i zgłasza go sprzedawcy. 

1. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą w KSeF. 

1. Korekta przechodzi przez system i obie strony ją księgują. 

To dłuższa droga niż wcześniej. Zadbaj o aktualne dane w kartotece kontrahentów, zanim wystawisz pierwszą fakturę. 

Błąd 4: „Mnie KSeF nie dotyczy” 

Na forach i w rozmowach z przedsiębiorcami krąży kilka „miejskich legend” o zwolnieniu z KSeF: 

• „Jestem zwolniony z VAT, więc mnie to nie dotyczy.” 

• „Mam kasę fiskalną, więc jestem wyłączony.” 

• „Nie zatrudniam pracowników, więc nie muszę.” 

Żadna z tych przesłanek sama w sobie nie zwalnia z KSeF. 

Podmiot zwolniony z VAT może być objęty obowiązkiem KSeF, jeśli wystawia faktury na rzecz innych przedsiębiorców (B2B). Kasa fiskalna zwalnia jedynie z obowiązku wystawiania paragonów z NIP jako faktur uproszczonych – tylko do końca 2026 roku. 

Rzeczywiste wyjątki to m.in. faktury wystawiane wyłącznie konsumentom (B2C), podatnicy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, oraz przedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą poniżej 10 000 zł brutto — ale tylko do 31 grudnia 2026 r. 

Jeśli masz wątpliwości co do swojego statusu — skonsultuj się ze biurem rachunkowym Chandon Waller & Partners. Błędne założenie może kosztować więcej niż godzina konsultacji. 

Błąd 5: „Biuro rachunkowe wszystkim się zajmie” 

Nasze biuro rachunkowe jest Twoim partnerem w KSeF, ale nie może zastąpić Cię jako właściciela firmy. 

Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie w systemie spoczywa na przedsiębiorcy. To Ty musisz: 

• zapewnić biuru rachunkowemu dostęp do systemu KSeF, 

• nadać odpowiednie uprawnienia właściwym osobom, 

• wybrać narzędzie do fakturowania zgodne z KSeF, 

• ustalić wewnętrzne procedury obiegu dokumentów. 

Sam fakt podpisania umowy z biurem rachunkowym nie przenosi na nie odpowiedzialności za Twoją dokumentację, chyba że zostało to precyzyjnie zapisane w umowie. 

Co warto zrobić już teraz? Porozmawiaj ze swoim księgowym o podziale obowiązków w KSeF i upewnij się, że oboje wiecie, kto za co odpowiada. 

Podsumowanie 

KSeF to zmiana, która wymaga dostosowania procesów — nie tylko narzędzi. Najdroższe błędy to nie te techniczne, ale te wynikające z błędnych założeń. 

Masz wątpliwości, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? 

Nasi eksperci w Chandon Waller & Partners przeanalizują Twoją sytuację i pomogą wdrożyć KSeF bez stresu i błędów. 

 Skontaktuj się z nami — odpiszemy w ciągu 24 godzin. 

Artykuł 5 błędów w KSeF, które mogą Cię słono kosztować – sprawdź, czy ich nie popełniasz pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.