Kim jest kadrowy i co tak naprawdę robi?

Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących małe i średnie firmy – postrzega kadrowego jako osobę, która wystawia zaświadczenia, przyjmuje wnioski urlopowe i trzyma teczki z dokumentami. To obraz niepełny i niesprawiedliwy wobec ludzi, których praca chroni firmy przed konsekwencjami, o których właściciele często nie maja pojęcia.

W CWP eksperci kadrowi traktują swoją prace jako realną pomoc dla przedsiębiorców, a nie jak administracyjny obowiązek. Każdego dnia poruszają się jednocześnie w kilkunastu obszarach prawa i regulacji:

Prawo pracy — Kodeks pracy liczy ponad 300 artykułów. Kadrowy nie tylko je zna, ale na bieżąco śledzi każdą zmianę, nowelizację i interpretację, które wchodzą w życie kilkanaście razy w roku.

Ubezpieczenia społeczne — terminowe zgłoszenia do ZUS, poprawne naliczanie składek, obsługa zwolnień lekarskich. Jeden błąd to realne kary finansowe dla firmy.

Ochrona danych osobowych (RODO) — akta osobowe pracowników to wrażliwe dane. Kadrowy dba o to, by były przechowywane zgodnie z przepisami i chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) — obsługa zapisów, rezygnacji i zmian dla każdego pracownika z osobna.

Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) — pilnowanie ważności badań lekarskich i szkoleń, które mają konkretne terminy i których przekroczenie naraża pracodawcę na odpowiedzialność.

Naliczanie wynagrodzeń — lista płac to nie tylko kwota na przelew. To dziesiątki zmiennych: nadgodziny, premie, potrącenia, różne formy zatrudnienia, absencje.

To nie jest jedna specjalizacja. To co najmniej siedem zamkniętych w jednej osobie, z zerową tolerancją na błąd i pełnym zaangażowaniem w bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Brak kadrowego? Sprawdź, ile Cię to może kosztować

To pytanie, które rzadko zadają sobie przedsiębiorcy – dopóki nie doświadczą konsekwencji finansowych.

Nieprawidłowa dokumentacja podczas kontroli PIP — Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć kary do 30 tysięcy zł. Brak aktualnych badań lekarskich, nieważne szkolenia BHP, błędy w aktach osobowych — to wszystko inspektorzy sprawdzają rutynowo.

Błędna klasyfikacja umowy — zatrudnienie na umowę zlecenie osoby, której praca ma cechy stosunku pracy, to największe ryzyko kadrowych. Konsekwencje: zaległe składki ZUS, odsetki, potencjalne roszczenia pracownicze.

Naruszenia RODO w dokumentacji — kary za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych mogą sięgać 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.

Profesjonalna obsługa kadrowa to nie koszt. To inwestycja, która chroni firmę przed stratami i spokój, który pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: ludziach i rozwoju organizacji.

2026 rok — dlaczego rola kadrowego jest ważniejsza niż kiedykolwiek?

Rok 2026 przyniósł polskim działom kadr bezprecedensowa fale zmian legislacyjnych. Nasi eksperci wdrożyli je sprawnie i bez zakłóceń dla firm, którym pomagamy, bo śledzą każda nowelizacje na bieżąco.

Nowe zasady ustalania stażu pracy

Od 1 maja 2026 roku do stażu pracy wliczane są nie tylko okresy zatrudnienia na umowę o prace, ale również praca na umowach cywilnoprawnych i prowadzenie działalności gospodarczej. Pracownik, który przez 5 lat prowadził własną firmę, może z dnia na dzień nabyć prawo do 26 dni urlopu zamiast 20. Nasi eksperci kadrowi zweryfikowali dokumenty i zaktualizowali uprawnienia każdego pracownika – żebyś Ty nie musiał się tym martwic

Elektronizacja dokumentów kadrowych

Od stycznia 2026 roku wnioski urlopowe, dokumenty BHP i komunikacja z pracownikami mogą być realizowane elektronicznie. E-teczka i elektroniczny obieg dokumentów to uproszczenie procesów, ale tez nowe wyzwania w zakresie bezpieczeństwa danych i archiwizacji.

Równość wynagrodzeń

Od 24 grudnia 2025 roku obowiązują przepisy dotyczące transparentności płac. Pracodawcy muszą podawać wysokość wynagrodzenia w trakcie procesu rekrutacji, nie mogą pytać kandydatów o historię zarobków, a pracownicy mają prawo do informacji o wynagrodzeniach na porównywalnych stanowiskach. Pełna implementacja unijnej dyrektywy ma nastąpić do 7 czerwca 2026 roku.

Kadrowy jako partner strategiczny firmy

Przez lata dział kadr był postrzegany jako funkcja administracyjna – konieczna, ale drugorzędna. To myślenie się zmienia. I słusznie. Nasi eksperci kadrowi są dla przedsiębiorców partnerami strategicznymi – ludźmi, którym zależy na tym, żeby Twoja firma rosła bezpiecznie i stabilnie.

To osoba, która:

• Chroni firmę przed ryzykiem prawnym.
• Zarządza kosztami pracy.
• Buduje kulturę organizacyjną.
• Dba o wizerunek pracodawcy.
• Wdraża zmiany przepisów.

Kadry wspierają to, co w biznesie najważniejsze – ludzi i rozwój Twojej organizacji. I właśnie dlatego zasługują na uznanie nie tylko raz w roku, ale każdego dnia.

Dziękujemy naszym ekspertom. Za wiedze, zaangażowanie i to, że każdego dnia sprawiają, że nasze firmy – i firmy naszych klientów – są bezpieczniejsze.

Chcesz mieć przy sobie ekspertów kadrowych, którzy traktują Twój biznes jak swój własny? Skontaktuj się z nami – chętnie porozmawiamy.

Artykuł Jak dział kadr chroni Twoją firmę każdego dnia? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Prawo działa niezależnie od zgłoszenia

Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wprost stanowi: dziecko poniżej 18. roku życia, posiadające polskie obywatelstwo i zamieszkałe w Polsce, ma prawo do bezpłatnych świadczeń zdrowotnych – nawet jeśli nie zostało nigdzie zgłoszone do ubezpieczenia.

Oznacza to, że żaden lekarz ani szpital nie może odmówić dziecku pomocy z powodu braku ubezpieczenia. Koszty leczenia w takim przypadku ponosi NFZ – tyle że nie ze składek, lecz z dotacji budżetowej.

To nie zwalnia z obowiązku zgłoszenia

Choć dziecko ma prawo do opieki zdrowotnej niezależnie od formalności, obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczenia jako członka rodziny nadal istnieje. Zgłoszenia dokonuje rodzic u swojego pracodawcy (formularz ZUS ZCNA), w ciągu 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zgłoszenie (np. urodzenia dziecka lub zawarcia nowej umowy o pracę przez rodzica).

Zgłoszenie dziecka nie zwiększa składki zdrowotnej rodzica – jest całkowicie bezkosztowe.

Dlaczego zgłoszenie jednak ma znaczenie?

Różnica między dzieckiem zgłoszonym a niezgłoszonym ujawnia się w codziennym życiu:

• Dziecko zgłoszone figuruje w systemie eWUŚ jako „zielone” – rejestracja u lekarza przebiega bez pytań.
• Dziecko niezgłoszone może wyświetlać się jako „czerwone” w eWUŚ, co nie oznacza braku prawa do leczenia, ale może powodować konieczność okazania dodatkowych dokumentów (np. skróconego aktu urodzenia lub dowodu tożsamości dziecka) i utrudnia rozliczenia świadczeniodawcy z NFZ.

Innymi słowy: prawo do leczenia jest zawsze, ale brak zgłoszenia może generować zbędne formalności przy każdej wizycie.

Jedno dziecko – jeden rodzic

Dziecko może być zgłoszone do ubezpieczenia jako członek rodziny tylko u jednego rodzica jednocześnie. Zgłoszenie u obojga jest błędem formalnym, który może skutkować niespójnością danych w systemie eWUŚ. Dziecko paradoksalnie może wtedy „świecić na czerwono”, mimo że formalnie jest zgłoszone dwukrotnie. Wystarczy jedno poprawne zgłoszenie u jednego z rodziców.

Po ukończeniu 18 lat – co się zmienia?

Gdy dziecko kończy 18 lat i nie kontynuuje nauki, wygasa jego prawo do ubezpieczenia jako członka rodziny. Rodzic powinien je wyrejestrować (ZUS ZCNA).

Jeśli natomiast dziecko kontynuuje naukę (szkoła ponadpodstawowa, studia), może pozostać zgłoszone do ubezpieczenia przez rodzica – aż do ukończenia 26. roku życia. Więcej o zasadach ubezpieczenia studentów – w naszym poprzednim artykule.

Masz pytania dotyczące zgłoszenia dziecka do ubezpieczenia lub chcesz sprawdzić, czy formalności są aktualne? Skontaktuj się z Chandon Waller & Partners.

Artykuł Dzieci do 18. roku życia a ubezpieczenie zdrowotne – o czym warto wiedzieć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Umowa o pracę – tracisz ubezpieczenie u rodzica od pierwszego dnia

Gdy uczeń lub student (do 26. roku życia) podejmuje pracę na podstawie umowy o pracę, od razu nabywa własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego – zgłasza go pracodawca. Jednocześnie, z mocy prawa, wygasa jego status ubezpieczonego członka rodziny.

Rodzic ma 7 dni na poinformowanie swojego pracodawcy o konieczności wyrejestrowania dziecka z ZUS (formularz ZUS ZCNA). To nie jest formalność opcjonalna – brak aktualizacji danych może powodować niespójności w systemie eWUŚ i problemy przy rejestracji u lekarza.

Co istotne: dzieje się tak niezależnie od długości umowy. Nawet tygodniowy kontrakt wakacyjny wyrywa dziecko z ubezpieczenia rodzica.

Koniec wakacyjnej pracy? Warto pamiętać o ponownym zgłoszeniu

To etap, o którym większość zapomina. Gdy umowa o pracę wygasa, pracodawca wyrejestrowuje dziecko z ubezpieczenia pracowniczego. Od tej chwili dziecko nie jest objęte żadnym ubezpieczeniem zdrowotnym – chyba że rodzic niezwłocznie ponownie je zgłosi.

Znów obowiązuje termin 7 dni od dnia zakończenia umowy. Rodzic informuje pracodawcę, ten składa ZUS ZCNA z nową datą zgłoszenia.

Przykład: Student pracuje na umowę o pracę od 1 lipca do 31 sierpnia. 1 lipca rodzic zgłasza wyrejestrowanie dziecka. 1 września – zgłasza je ponownie. Jeśli tego nie zrobi, dziecko wróci na uczelnię bez aktywnego ubezpieczenia.

Przy umowie zleceniu ubezpieczenie wygląda inaczej

Ważna różnica, która oszczędza rodzicom formalności. Umowa zlecenia zawarta z uczniem lub studentem do 26. roku życia nie rodzi obowiązku ubezpieczeń w ZUS. Zleceniodawca nie odprowadza składek zdrowotnych ani społecznych i nie zgłasza takiej osoby do ZUS. Student pozostaje przy ubezpieczeniu rodzica lub uczelni – rodzic nie musi robić nic.

Przerwa między licencjatem a magisterką ma znaczenie

Mało znana pułapka. W momencie obrony pracy licencjackiej absolwent traci status studenta – nawet jeśli planuje podjąć studia magisterskie od października. Według ZUS „zachowanie praw studenta” do 31 października nie jest tożsame z posiadaniem statusu studenta.

W praktyce oznacza to, że między obroną licencjatu a rozpoczęciem studiów magisterskich absolwent traci status studenta. W tym czasie rodzic nie może zgłosić go do ubezpieczenia zdrowotnego jako uczącego się członka rodziny.

Po ukończeniu studiów I stopnia przysługuje 4-miesięczny okres ochronny. W tym czasie można jeszcze korzystać ze świadczeń NFZ. Jeśli studia magisterskie zaczynają się w październiku, przerwa jest krótka i zazwyczaj mieści się w tym oknie. Problem pojawia się, gdy absolwent robi rok przerwy lub dłużej czeka na przyjęcie – wtedy warto rozważyć dobrowolne ubezpieczenie w NFZ lub rejestrację w urzędzie pracy.

Dwóch rodziców nie oznacza dwóch zgłoszeń

Dziecko może być zgłoszone jako członek rodziny tylko u jednego rodzica jednocześnie. Zgłoszenie u obojga rodziców w tym samym czasie jest błędem formalnym i może powodować problemy w systemie eWUŚ. Wystarczy jedno poprawne zgłoszenie.

Status ubezpieczenia możesz sprawdzić w każdej chwili na Internetowym Koncie Pacjenta (ikp.gov.pl).

Krótkie przypomnienie – co i kiedy zrobić

Masz wątpliwości co do statusu ubezpieczeniowego swojego dziecka? Skontaktuj się z Chandon Waller & Partners – pomożemy sprawdzić, czy formalności są dopełnione i doradzamy, jak uniknąć niespodzianek.

Artykuł Wakacyjna praca studenta a ubezpieczenie zdrowotne – o czym rodzice zapominają co roku? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń od kiedy wchodzi w życie?

Co realnie się zmienia?

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli nie było ogłoszenia,
• najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę.

Prawa pracowników i nowe obowiązki informacyjne

• taką samą pracę lub
• pracę o tej samej wartości z uwzględnieniem podziału na płeć.

Widełki, raporty i luka płacowa – kogo dotyczy?

• Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników będą raportować co roku.
• Firmy zatrudniające 100–249 pracowników – co trzy lata.

Jakie będą konsekwencje braku przygotowania?

• kary finansowe nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy,
• roszczenia i pozwy pracownicze z tytułu dyskryminacji płacowej,
• szkody wizerunkowe,
• utratę zaufania pracowników i kandydatów,
• osłabienie pozycji konkurencyjnej na rynku pracy.

Dlaczego teraz jest właściwy moment?

• unikną sankcji,
• uporządkują politykę wynagrodzeń i benefitów,
• wzmocnią zaufanie pracowników,
• zbudują wizerunek nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.

Artykuł 24 grudnia 2025 r. wchodzi zmiana, której nie da się odłożyć pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Co wprowadza nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych?

Jaki jest cel nowych regulacji?

Co obecnie mówi ustawa?

• zaniesienia obiadu mężowi do miejsca oddalonego zaledwie o 200 metrów od domu,
• podpisania pojedynczej umowy,
• podpisania jednej faktury za paliwo,
• podpisania dokumentów pracowniczych dostarczonych choremu do domu przez żonę,
• złożenia wniosku online i potwierdzenia go podpisem elektronicznym,
• jednorazowego zalogowania się do firmowego systemu teleinformatycznego na kilka minut.

L4 – mniej niejasności, większa kontrola. Co zmienia nowa ustawa?

• faktyczną pracę zarobkową (poza drobnymi czynnościami incydentalnymi),
• działania mogące przedłużyć chorobę.

Jakie działania podczas L4 nie będą uznawane za pracę zarobkową?

• otrzymywanie przychodów, które nie wymagają osobistego wykonywania pracy, np. podpisywanie dokumentów finansowych przygotowanych przez inne osoby,
• formalnoprawne prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca pełni wyłącznie funkcję nadzorczą,
• aktywność wynikającą z potrzeb środowiskowych, społecznych lub publicznych

Co natomiast będzie uznawane za pracę zarobkową podczas zwolnienia?

• nadzorowanie pracowników,
• obsługa klientów,
• przyjmowanie i wydawanie towarów lub materiałów,

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? 

Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

Artykuł Nowe L4: jak zmienią się prawa pracownika i kontrola ZUS? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Przy założeniach:

• praca w miejscu zamieszkania,
• pełna ulga podatkowa,
• powyżej 26 lat,
• udział w PPK

Ile osób w poprzednim roku zarabiało najniższą krajową?

Według danych udostępnionych przez GUS ponad 3 mln osób pobierało w Polsce najniższe wynagrodzenie.

Jakie pozostałe zmiany czekają na pracodawców w kolejnym roku?

• zmiany w stażu pracy, staż pracy będzie liczony także z działalności gospodarczej, umów zlecenia, a nawet pracy za granicą
• PIP nabędzie zdolność do zmiany umów cywilnoprawnych oraz umów B2B w umowy o pracę
• Zwiększona transparentność wynagrodzeń

Co oznacza wzrost minimalnego wynagrodzenia dla pracodawców i pracowników?

Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2026 roku wpłynie na wzrost kosztów zatrudnienia, ale jednocześnie poprawi sytuację finansową pracowników, szczególnie tych najmniej zarabiających. Pracodawcy powinni dokładnie przeanalizować nowe przepisy i przygotować się na ich wdrożenie, aby uniknąć problemów z prawem pracy i finansami

Artykuł Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku: Co musisz wiedzieć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czym jest kod choroby na zwolnieniu lekarskim?

• Kod A – niezdolność do pracy po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowana tą samą chorobą
• Kod B – niezdolność do pracy w czasie ciąży
• Kod C – niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu
• Kod D – niezdolność do pracy spowodowana gruźlicą
• Kod E – niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną o długim okresie wylęgania (powyżej 14 dni) lub chorobą ujawniającą się po dłuższym czasie

Czy pracodawca widzi kod choroby na L4?

• prawidłowego ustalenia wysokości świadczenia (80% lub 100%),
• określenia zasad wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku,
• rozliczeń z ZUS.

Czego pracodawca nie widzi?

Czy pracodawca widzi ciążowe L4 (kod B)?

Dlaczego pracodawca widzi ciążowe L4, kod B?

Ponieważ ma ona bezpośredni wpływ na wysokość świadczenia, pamiętaj, że w przypadku ciąży pracownicy przysługuje 100% podstawy wymiaru zasiłku, a nie standardowe 80%. Pracodawca nie zna przyczyny medycznej zwolnienia, a jedynie fakt, że niezdolność do pracy pozostaje w związku z ciążą.

Co pracodawca może (a czego nie może) zrobić?

Pracodawca może:

• sprawdzić kod choroby (A–E) na e-ZLA,
• na tej podstawie prawidłowo ustalić wysokość świadczenia,
• pracodawca w razie konieczności przekazuje dokumenty do ZUS w celu wypłaty zasiłku,
• zaplanować zastępstwa lub reorganizację pracy.

Pracodawca nie może:

• żądać od pracownika informacji o konkretnej chorobie,
• domagać się dokumentacji medycznej,
• kwestionować zwolnienia wyłącznie na podstawie „podejrzeń” (bez procedury ZUS),
• różnicować sytuacji pracownika ze względu na stan zdrowia lub ciążę.

Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy?

• przeszkolić osoby odpowiedzialne za kadry i płace,
• mieć jasne procedury dotyczące absencji chorobowych,
• oddzielać kwestie organizacyjne od informacji wrażliwych,
• pamiętać, że ochrona danych medycznych pracownika to obowiązek pracodawcy.

Zastanawiasz się jak zmienią się najnowsze prawa pracowników i kontrola ZUS na L4?

Sprawdź nasz artykuł – Nowe L4: jak zmienią się prawa pracownika i kontrola ZUS?

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? 

Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

Artykuł Kody chorób na zwolnieniu lekarskim (L4) – co widzi pracodawca i czego może się spodziewać? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

W tym artykule znajdziesz jasne i konkretne odpowiedzi na najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania. Zobacz jak wdrożyć nadchodzące przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń oraz co będą oznaczać, zanim zaskoczą Cię zmiany.

Czy każda oferta pracy musi zawierać konkretne wynagrodzenie lub widełki?

Tak, od przyszłego roku pracodawca jest zobowiązany informować kandydatów:

• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
• przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko lub nie przekazał tej informacji w ogłoszeniu,
• przed nawiązaniem stosunku pracy, jeśli pracodawca nie przekazał informacji przed rozmową kwalifikacyjną.

Czy mogę jeszcze pytać kandydatów o ich dotychczasowe lub oczekiwane zarobki?

Możesz zapytać kandydatów o ich oczekiwane zarobki, jednakże pytania o dotychczasowe zarobki zostaną zakazane.

Czy musisz ujawniać zarobki konkretnych osób?

Nie, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń indywidualnych pracowników. Jedynie średnie poziomy wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Czy pracownik może zapytać o średnie wynagrodzenie na swoim stanowisku i jak powinienem odpowiedzieć?

Tak, pracownik ma prawo wystąpić z takim zapytaniem. Pracodawca ma w rozsądny terminie, nie dłuższym niż 2 miesiące, udzielić odpowiedzi, podając informacje o średnich zarobkach na danym stanowisku w firmie.

Jakie kryteria określania wynagrodzeń muszę ujawniać – tylko kwotowe, czy także sposoby oceny?

Obowiązek obejmuje ujawnianie kwot wynagrodzeń lub widełek oraz kryteriów ich ustalania, takich jak wymagania dotyczące stanowiska, doświadczenie czy kompetencje.

Czy muszę ujawniać zarobki konkretnych osób?

Nie, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń indywidualnych pracowników, a jedynie średnie wynagrodzenia stanowisk.

Co grozi za nieprzestrzeganie nowych przepisów?

Za naruszenie nowych wymogów pracodawca może zostać ukarany karą finansową nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy oraz naraża się na ryzyko sporów pracowniczych.

Jak często muszę raportować dane o różnicach w wynagrodzeniach i czy każda firma podlega temu obowiązkowi?

Obowiązek raportowania dotyczy głównie dużych przedsiębiorstw. Firmy powyżej 250 pracowników raportują co roku, firmy zatrudniające 100–249 osób co trzy lata. Mniejsze podmioty nie podlegają temu obowiązkowi.

Jak usunąć klauzule o poufności wynagrodzeń z dokumentów firmowych?

Należy zaktualizować regulaminy i umowy, usuwając wszelkie zapisy ograniczające pracownikom możliwość dzielenia się informacjami o swoich zarobkach.

Czy nowe zasady obejmują również premie i dodatki do wynagrodzenia?

Tak, obowiązek transparentności dotyczy całego wynagrodzenia, łącznie z premiami, dodatkami i innymi składnikami płacowymi

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Jeśli masz jeszcze jakieś pytania skontaktuj się z nami! Z chęcią wytłumaczymy wszelkie wątpliwości.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł Jak przygotować się do zmian prawnych dotyczących jawności wynagrodzeń? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i pracowników?

Nowe uprawnienia inspektorów

Inspektorzy PIP zyskają realne narzędzia, które pozwolą im ograniczać nadużycia na rynku pracy. Będą mogli:

• ocenić samodzielnie, czy zawarta umowa odpowiada faktycznym warunkom zatrudnienia,
• wydać decyzję administracyjną o przekształceniu umowy,
• nałożyć obowiązek wyrównania wynagrodzenia i składek ZUS,
• prowadzić zdalne kontrole dokumentów, rozmów z pracownikami czy systemów firmowych.

Decyzja PIP czy sądu?

Dotychczas kwestię ustalenia, czy dana umowa powinna być umową o pracę, rozstrzygał sąd. Od 2026 roku inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję administracyjną, która natychmiast przekształci umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Decyzja ta będzie miała charakter wiążący i od razu wpłynie na sytuację obu stron.

W rzeczywistości: PIP będzie mógł samodzielnie wydawać decyzję administracyjną o przekształceniu, ale nadal zachowane będą drogi odwoławcze, w tym do sądu. Projekt zakłada, że decyzja administracyjna będzie miała skutki administracyjne i podatkowo-składkowe, ale możliwe odwołanie do sądu

Surowsze kary finansowe

Projekt nowelizacji przewiduje znaczące zwiększenie kar dla pracodawców. Dotychczasowe sankcje za wykroczenia zostaną zastąpione grzywną w przedziale od 2 000 do nawet 60 000 zł. To w praktyce nawet dwukrotne podwyższenie dotychczasowych kar finansowych.

Więcej o sankcjach na portalu INFOR

PIP, ZUS i KAS na jednej platformie

Dodatkowo planowane jest stworzenie systemu wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS. Dzięki temu inspektorzy będą mogli łatwiej identyfikować nieprawidłowości i kierować kontrole tam, gdzie ryzyko nadużyć jest największe – np. w przypadku wysokich składek odprowadzanych bez formalnego statusu pracodawcy.

Wskazówki dla pracodawców

Zmiany wymagają od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Warto:

• przeanalizować zawarte umowy cywilnoprawne i sprawdzić, czy nie mają cech stosunku pracy (podporządkowanie, stałe godziny i miejsce, praca na sprzęcie firmowym),
• uporządkować dokumentację, ponieważ inspektor będzie badał faktyczne warunki współpracy, a nie tylko nazwę umowy,
• przygotować się na surowsze konsekwencje finansowe w razie stwierdzenia nieprawidłowości

Co powinien zrobić pracodawca już teraz?

Od 2026 roku umowy cywilnoprawne znajdą się pod ścisłą kontrolą PIP. Nowe przepisy mają ograniczyć nadużycia, ale dla wielu firm będą oznaczać konieczność gruntownego przeanalizowania sposobu zatrudniania pracowników. Warto zrobić to już teraz, by uniknąć kosztownych konsekwencji i dostosować działalność do nadchodzących regulacji.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Artykuł Umowy pod kontrolą PIP – jakie zmiany od 2026 roku? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.